今週のFacebookページの投稿 2016/2/22-2016/2/28
Facebookページで【書いてみた】ワンポイントです。
2月22日
2/29/2016
2/27/2016
Excel。Checklist。チェックリストを作成して、作りこんでみる。後編
Excel。チェックリストを作成して、作りこんでみる。後編
＜フォームコントロールのチェックボックス＞
チェックボックスを使って、チェックリストを作って、
さらに作りこんでいきましょうという企画の後編。
前回は、チェックボックスを作成するところまでを、ご紹介しましたので、
今回はその続きをご紹介していきます。
再度、どのような表だったのかといいますと。
まず、B列にチェックボックスをON OFFでチェックマークがつくようになっています。
そして、チェックボックスがOFFならば、その行のセルが塗りつぶされてわかりやすくしています。
さらに、チェックボックスがONになっている数を数えて、全体項目数のうち、
どれぐらいチェックがついたのかがわかるようにしてあるのが、E2。という内容の表です。
チェックマークの数を数える為には、
チェックボックスの設定をアレンジしてあげる必要があります。
では、B3のチェックボックスで右クリックして、コントロールの書式設定をクリックします。
コントロールの書式設定ダイアログボックスが表示されてきます。
コントロールタブにして、リンクするセルのボックスをクリックして、E3をクリックします。
すると、絶対参照が設定された、$E$3と入力されてきますので、OKボタンをクリックします。
これを、すべてのチェックボックスに設定します。B12のチェックボックスは、E12が対応します。
チェックボックスがONになっているとTRUE。OFFだとFALSEと表示されます。
このE列を使えば、条件付き書式も、数える事も出来るわけです。
条件付き書式ですが、A3:C12まで範囲選択をして、
条件付き書式の新しいルールをクリックして、
新しい書式ルールダイアログボックスの数式を使用して、
書式設定するセルを決定をクリックします。
数式を入力するボックスには、
=$E3=FALSE
と入力します。このFALSEは、
文字ではありませんので、”（ダブルコーテーション）で囲む必要はありませんので、
注意して下さい。
あとは、塗りつぶしの書式を設定してあげます。
OKボタンをクリックすれば、条件付き書式が完成しましたね。
続いて、E2に何件チェックマークがついているのかを数える関数をセッティングしていきます。
ここで使用する関数は、COUNTIF関数ですね。
では、E2をクリックして、COUNTIF関数ダイアログボックスを表示しましょう。
範囲には、E3:E12
検索条件には、TRUE
と入力します。ここのTRUEも、文字ではありませんので、”（ダブルコーテーション）は不要です。
結果は6件ですね。
これでもOKなのですが、E2の数式を次のようにアレンジしてみましょう。
=COUNTIF(E3:E12,TRUE)&"/"&COUNTA(C3:C12)&"項目"
すると、チェック数/総項目数 という表示が出来るようになります。
あとは、TRUEとかFALSEとか文字が見えているとカッコ悪いので、
見えなくしたいと思いますので、E3:E12を範囲選択して、
セルの書式設定ダイアログボックスを表示しましょう。
表示形式タブのユーザー定義をクリックして、種類に、;;;（セミコロン×3）入力して、
OKボタンをクリックしましょう。
これで、完成しましたね。前篇・後篇にわたって、ご紹介いたしましたが、チェックボックス。
使えるようになると便利ですよ。
2/24/2016
Excel。Checklist。チェックリストを作成して、作りこんでみる。前編
Excel。チェックリストを作成して、作りこんでみる。前編
＜フォームコントロールのチェックボックス＞
企業研修で、色々と「こういうのを作りたいのですが…」と聞かれるものの中の一つに、
「チェックリスト」
があります。決まったことをやっているのか？備品はそろっているのか？等々、
チェックリストを使う事は、ビジネスに限らずアチコチで見かけると思います。
そこで、今回は、そのチェックリストを作成して、
しかも、それを下記の様に作りこんでみたいと思っております。
次のような表があります。
どのようになっているのか？といいますと、
まず、B列にチェックボックスをON OFFでチェックマークがつくようになっています。
そして、チェックボックスがOFFならば、その行のセルが塗りつぶされてわかりやすくしています。
さらに、チェックボックスがONになっている数を数えて、
全体項目数のうち、どれぐらいチェックがついたのかがわかるようにしてあるのが、E2。
という内容の表です。
これを作成していきます。
まずは、B列のチェックボックスから紹介していきましょう。
このチェックボックスを挿入していくのには、
開発タブが表示されていないと挿入することが出来ませんので、
まず開発タブを表示させておきましょう。
なお、表示方法は、ファイルタブのオプションをクリックして、
Excelのオプションダイアログボックスを表示させます。
リボンのユーザー設定から、右側のメインタブにあります、
開発にチェックマークをONにすると、開発タブが表示されましたよね。
B3にチェックボックスを挿入していきましょう。
開発タブの挿入にある、フォームコントロールから、チェックボックスをクリックします。
大きさは調整しますので、とりあえず、B3のあたりに、
四角を描く感じで、チェックボックスを挿入していきます。
チェック1という文字も一緒に挿入されてしまいますので、
今回は不要ですので、チェックボックスの上で右クリックをして、テキストの編集で削除しましょう。
その後、チェックボックスの大きさを調整して、セル内に収まるようにします。
これと同じことを、全部の項目で処理すると大変なので、チェックボックスをコピーしていきます。
図形と同じコピー方法が使えますので、
垂直方向下に、Ctrl + Shift +ドラッグで、コピーしていきましょう。
これで、チェックボックスは完成しました。
クリックするとON と OFFに切り替わることが確認できましたね。
しかし、どうやったら、チェックマークすなわち、
チェックボックスがONにいくつなっているのかを数える事
が出来るのでしょうか？ということで、後編に続きます。
2/22/2016
今週のFacebookページの投稿 2016/2/15-2016/2/21
今週のFacebookページの投稿 2016/2/15-2016/2/21
Facebookページで【書いてみた】ワンポイントです。
2月15日
Excel。オートSUMボタンの▼で、最大値を選べば簡単にその範囲の中での最大値が算出できますね。2月16日
Excel。オートSUMボタンの▼で、最小値を選べば簡単にその範囲の中での最小値が算出できますね。2月17日
Excel。オートSUMボタンの▼で、数値の個数は文字を数えてくれないので、氏名や商品名では使えないで、気を付けないといけませんね。2月18日
Excel。行の高さをマウスで変更したい時は、行番号の間の境界線上でマウスカーソルを上下の形に変わったら、ドラッグすると変更できますね。2月19日
Excel。列の広さをマウスで変更したい時は、列番号の間の境界線上でマウスカーソルを左右の形に変わったら、ドラッグすると変更できますね。2月20日
Excel。列の幅をマウスで変更したい時は、列番号の間の境界線上でマウスカーソルを左右の形に変わったら、ダブルクリックすると、自動で幅を調整してくれます。2月21日
Excel。行の幅をマウスで変更したい時は、行番号の間の境界線上でマウスカーソルを上下の形に変わったら、ダブルクリックすると、自動で幅を調整してくれます。Excelテクニック and MS-Office recommended by PC training
https://www.facebook.com/exceltechniqueandmsoffice/2/21/2016
Excel。INDEX。座席表を講師側と受講生側の両方を効率的に作る方法。関数の意味。
Excel。座席表を講師側と受講生側の両方を効率的に作る方法。関数の意味。
＜INDEX関数＞
前回、講師用の座席表と受講する方の座席表を比較的簡単に作成する方法の中で、
INDEX関数を使って紹介をさせていただきましたが、
動き方について、よくわからない・わかりくにという点もありますので、
今回はINDEX関数に注目して、どうして、ひっくり返ったのかを確認していきましょう。
今回はこのようなことがやりたい訳です。
左側の表を右側の表の様にひっくり返したい訳ですね。
これを、セル参照で処理するのもいいのですが、
現場では、このようなマス目ばっかりとは限りません。
そこで、前回と同様にポイントになるのが、
1行目とF列にある、それぞれの行数・列数をカウントダウンした数値を入力するということです。
この数値を目印に、選択した範囲から抽出させて、算出するわけです。
では、G3にINDEX関数ダイアログボックスを表示してみましょう。
INDEX関数は、2タイプの引数が同居している関数ですので、
今回は、配列,行番号,列番号を選択して、OKボタンをクリックしましょう。
配列には、抽出させたい元の表の全体になりますので、B3:D6。
ただし、数式をコピーしますので、絶対参照を設定しておきますので、
$B$3:$D$6
行番号。ここは、D6の値を持ってきたい訳です。
つまり、配列で選択した範囲の3列4行目の値な訳ですね。
すると、どうにかして、4という数値がほしいわけです。
そこで、F列に入力してある数値を使う訳です。
そして、このF列はカウントダウンされています。
ひっくり返したデータを抽出したい訳ですから、
G6には配列で選択した1行目のデータを抽出させる必要がありますので、
F6には1を入力しておく必要があります。
なので、行番号は、事前に用意したF3。
F列は固定しておく必要がありますので、複合参照にして、
$F3
同じように列番号もひっくり返りますので、G1の数値を使います。
これも1行目を固定させておく必要がありますので、
G$1
と複合参照で設定しておく必要があります。
あとは、OKボタンを押して、数式をコピーしてみましょう。
G3の数式は、
=INDEX($B$3:$D$6,$F3,G$1)
という数式が設定されております。このように、INDEX関数の使い方次第では、
今回の様に、データを反転・ひっくり返すということが出来る様になりますので、
講義の席順だけではなくて、会議・打合せなどなどでも、
使い方次第でアレコレと対応できるようになりますので、
仕事柄、関係ない方でも、ちょっと、挑戦してみると、
意外とINDEX関数の便利なことに気付くと思いますよ。
2/18/2016
Excel。seating char。座席表を教壇側と生徒側の２つを簡単に作成したい
Excel。座席表を教壇側と生徒側の２つを簡単に作成したい
＜index関数＞
企業研修をはじめ、様々な所で講義をやらせていただいておりますと、その行く先々で担当者様から、講師用の教壇側からみた座席表をいただくのですが、
受講される方は、その座席表だと、分かりにくいので、
逆側からの座席表を用意する必要になる訳ですね。
いつも同じ会場で、同じ大きさでしたら、
セル参照というのでもいいのですが、現場レベルでは、なかなかそういう訳にもいきません。
担当者様からも、
「2種類作る必要があって、大変なんですよ。」
ということも良く耳にしますので、今回は、座席表の作成に当たり、少しは楽になるのでは、作業効率が改善するのでは？
ということで、
座席表を教壇側（講師側）と生徒側の2種類を効率よく作る方法をご紹介していきます。
ところで、始める前に、あまりにも、その職種の人以外、マニアックすぎて…。
何だかよくわからないという方もいらっしゃると思いますので、
説明を重ねますと、
まず、下記の座席表あります。
これは、受講生さん用の座席表です。これをひっくり返したい訳ですね。
そして、今回作成したいのは、こちら側ですね。講師が見る座席表ですね。
これを、今回ご紹介していきます。
マニアックでしょう。普通にExcelを使用している人からは、きっと無縁でしょうね。
さて、そこで今回登場するテクニックは、INDEX関数を使っていきます。
最終的には、IF+INDEX関数にはなりますが…
INDEX関数とは、範囲の中から、
行位置と列位置を指定して値を取り出すことが出来る関数なのです。
では、早速作り方です。
下記のような表を作ります。
講師用座席表のフレームを作るのと、注目する点は、
A列と1行目に必要な列数と行数をそれぞれカウントダウンする形で入力しておきます。
ここがポイントになります。
B3をクリックして、INDEX関数ダイアログボックスを選択しましょう。
すると、引数の選択ダイアログボックスが表示されますので、
ここは、配列,行番号,列番号 を選択してOKボタンをクリックしましょう。
すると、INDEX関数ダイアログボックスが表示されます。
配列には、別シートにある、受講生さん用の座席表を選択しますので、今回は、B5:I17です。
そして、この数式をオートフィルを使ってコピーしていきますので、
絶対参照の設定も忘れずにしておきましょう。
つまり、受講生さん用!$B$5:$I$17
行番号には、A列を参照させますので、$A3
列番号には、1行目を参照させますので、B$1
あとは、OKボタンをクリックしましょう。
結果はこのように0（ゼロ）が算出されましたね。
かまいませんので、オートフィルを使って、I15まで数式をコピーしてみましょう。
書式なしコピーで設定することも忘れずに。
これで、一応完成しましたね。
確かに、反転というか、ひっくりかえりましたが、0（ゼロ）が表示されていますよね。
これは、元のデータがないので、0（ゼロ）を返してしまうのです。
されに、作業用に入力したA列や1行目の数字も、表示したまま、
担当の先生にお渡しするというのは、いかがなものかと。
現場レベルでは、このままという訳にはいきませんので、先ほど作成したB3の数式を加工します。
=INDEX(受講生さん用!$B$5:$I$17,$A3,B$1)
を、
IF関数を使って、INDEX関数の結果が0ならば空白、
そうでなければINDEX関数という数式に変更させます。
=IF(INDEX(受講生さん用!$B$5:$I$17,$A3,B$1)=0,"",INDEX(受講生さん用!$B$5:$I$17,$A3,B$1))
これで、0（ゼロ）が消えました。
そして、A列と1行目ですが、これを削除するわけにはいきませんので、見えなくさせます。
文字の色を白にするのは、カッコ悪いので、表示形式を使っていきます。
該当のセルを範囲選択して、セルの書式設定ダイアログボックスを表示しましょう。
Ctrl + 1 のショートカットキーが便利ですね。
表示されましたら、表示形式タブの分類をユーザー定義にして、
種類を;;;(セミコロン×3)と入力してOKボタンをクリックしましょう。
これで、完成しました。
INDEX関数の動きにつきましては、次回ご紹介しようと思います。
2/15/2016
Excel。グラフの色をRGBからHSLに変えて塗りつぶしてみよう。
Excel。グラフの色をRGBからHSLに変えて塗りつぶしてみよう。
＜塗りつぶし＞
Excelグラフの色。Excel2003の時は、とても微笑ましい色合いではありませんでしたよね。
Excelのバージョンもアップして、スタイルというのが登場したこともあって、
見栄えがよくなりましたが、今度は、逆に、いつも同じ色ばかりなので、
色をアレンジして、見栄えの良い資料を作りたいのですが、
何がいい方法はありませんか？というご質問を受けることが増えてきました。
確かに、毎回同じ色でもいいのでしょうけど、色に意味を持たせている場合など、
なぜその色なのかの裏付けなんてことも出てくるでしょう。
そこで、今回ご紹介するのは、塗りつぶしは塗りつぶしでも、HSLという方法です。
多くの方は、日ごろRGBだと思いますが、
HSLで色を設定するほうが資料作りには向いているかもしれません。
では、下記の表があります。
C2:F4を範囲選択して、集合縦棒グラフを作成します。
凡例を月にしたいので、デザインタブの行/列の切り替えボタンをクリックしましょう。
すると、行と列が切り替わりましたね。
さて、ここからが本題で、HSLを紹介するので、4・5・6月を同じ色に設定します。
では、5月をクリックして、塗りつぶしを変更していきます。
レイアウトタブの選択対象の書式設定をクリックすると、
データ系列の書式設定ダイアログボックスが表示されますので、
塗りつぶしの塗りつぶし単色から、その他をクリックしましょう。
色の設定ダイアログボックスが表示されました。
カラーモデルに注目します。RGBとなっていますよね。
これは、色の三原色なのですが、このRGBをHSLに変えてみます。
このHSLは、
H…色味 Hue
S…彩度 Satuation
L…明度 Lightness
のそれぞれの頭文字ですが、色合いのH
鮮やかさのS
明るさのL
をコントロールすると色が苦手でも資料つくりに適した色合いのグラフが作れるわけです。
そして、ポイントは、2つは同じにして、1つ変えることです。
そうすると、簡単に調和のとれた色を選べるのです。
では、まず、Hの値を変えてみます。
ポイントが水平に移動しますよね。
色合いが変わるだけですから、鮮やかさや明るさは変わりません。
決まりましたら、OKボタンをクリックして、
データ系列の書式設定ダイアログボックスに戻りますので、閉じるボタンをクリックしましょう。
今度は、6月を使って、明るさのLだけを変えてみましょう。
明るさだけを変えましたので、今度は、同じ色合い・同じ鮮やかさのままですので、
同じグループ内で色を使う場合などに使えますね。
では、どのような色になったのかを確認してみましょう。
このように、色がバラバラにならず、統一感のある色に設定することが出来ますので、
資料作りで色合いに困った場合には、HSLという方法を使ってみてはどうでしょうか？
2/14/2016
今週のFacebookページの投稿 2016/2/8-2016/2/14
今週のFacebookページの投稿 2016/2/8-2016/2/14
＜Facebookページ＞
Facebookページで【書いてみた】ワンポイントです。2/8
Excel。エラー。#REF! レフ 正式は。A REFerence to a cell that does not exit （ア・リファレンス・トゥ・ア・コール・ザット・ダズ・ノット・イグジット）です。セルが参照できない時に登場します。2/9
Excel。エラー。#NAME? ネーム 正式は、Unrecognized Name （アンリコグナイズド・ネイム）です。関数名やセル範囲名などの名前が正しくない時に登場します。2/10
Excel。エラー。#NUM! ナム 正式は、An Invalid Number （アン・インヴァリッド・ナンバー）です。数値が大きすぎる。または、小さすぎると登場します。2/11
Excel。エラー。#N/A エヌエー 正式は、No Assign （ノー・アサイン）です。値がない時に登場します。Vlookup関数の時によく見かけますね。2/12
Excel。エラーじゃないのですが、表示が#######となると、ビックリしますが、桁あふれしているだけなので、列幅を広げれば大丈夫ですね。2/13
Excel。オートSUMボタンの▼で、平均を選べば簡単に平均が算出できますね。2/14
Excel。オートSUMボタンの▼で、最大値を選べば簡単にその範囲の中での最大値が算出できますね。Excelテクニック and MS-Office recommended by PC training
https://www.facebook.com/exceltechniqueandmsoffice/2/11/2016
PowerPoint。10回。Excelの表を貼り付けたあとに映える・わかりやすい表にしたい。
PowerPoint。10回。Excelの表を貼り付けたあとに映える・わかりやすい表にしたい。
＜貼り付け＞
今回も企業研修で、意外とご質問がとても多いものの一つなのですが、
それは、Excelで作った表を、PowerPointに貼り付けるというもの。
一瞬、「はぁ～」「どこが大変なの？」と思う人も多いかと思いますが、
貼り付けることは、誰でも出来るのですが、
問題は、貼りついた【後】についてなのです。
Excelの表をWordに貼り付ける場合には、
気にならないのですが、PowerPointに貼り付け見ると、
「なんじゃこりゃ」ってなって、貼りつけた後についての意味がわかると思います。
そして、こう思う人もいるでしょう。
「必要な所だけを貼り付けたら」って。
けど、現場レベルにおいて、そうしたくても、
社内のルールなどで出来ないケースというのも多々あるのです。
そこで、今回ご紹介するのは、Excelの表をPowerPointに貼り付けた後、効率的に映える、
わかりやすい表へと変化する方法をご紹介いたします。
下記の表をPowerPointへ貼り付けてみます。
B2:H16まで範囲選択をして、コピーして、PowerPointに貼り付けていきます。
PowerPointは、スライドとコンテンツのレイアウトにしてあります。
タイトルには、表の貼り付けと入力してあります。
コンテンツをクリックして、貼り付けてみましょう。
あれれ、小さく貼りついてしまいましたね。書式を継承してないからだろうと思って、
貼り付けオプションで、貼りつけ方を変えてみても、どれも芳しくありませんよね。
なぜこのようなことが起こってしまっているのか？別に小さく貼りついたわけではないのです。
ちゃんと書式も継承しています。
貼り付け方が間違っている、書式が継承されていないと思いがちですが、
実は、視覚のマジックが働いてしまっているのが原因なのです。
では、Excelに戻ってフォントサイズを確認してみましょう。
11ptの大きさですよね。
では、PowerPointに貼り付けた表の文字は何ポイントでしょうか？
フォントは、PowerPointのテーマになっているので変わってこそいますが、
フォントサイズは、11ptですよね。
ですので、フォントサイズは間違っていないのです。ではなぜこのように小さく見えてしまうのか？
それは、PowerPointのスライド1枚は、ほぼA41枚に近い大きさなわけです。
ところがExcelが見えている範囲は、用紙一枚の一部を拡大している状態なのです。
要するに、【11pt】で貼りついてしまう。
そのため、貼りつけたら、小さく見えてしまうのです。
これでは、資料として全く使い物になりません。
だったら、Excelで大きく調整して貼り付けてればと思うでしょうけれど、
結局、貼り付けた際に、微調整は必要になりますし、
Excelの表自体が相当おかしくなってしまいますので、二度手間になります。
なので、貼りつけた後、効率的に映えてわかりやすい表に修正する必要があるのです。
では、どのようにしたらいいのか？という一つの案ではありますが、ご紹介を続けていきます。
まずは、貼り付けた表全体を大きくします。
続いて、デザインタブの表スタイルのオプションにタイトル行と縞模様（行）にチェックをいれて、
表のスタイルから今回は、中間スタイル2-アクセント5を使ってみました。
罫線を引くと線自体が濃く見えてしますので、縞模様をチョイスしてみました。
そして、ここで改めて、資料として不要な列は無いのかを確認します。
できるだけフォントサイズを大きくしたいからです。
今回は、Noと累計の列が不要だったとしますので、両列を削除します。
フォントを、Meiryo UIに変更します。そして、フォントサイズを大きくしていきます。
フォントを大きくするときには、フォントサイズの拡大ボタンを使うといいですね。
適度な大きさになりましたら、表の横幅を調整しましょう。
次に、タイトルと東京ブロック・関東ブロック・関西ブロックと総合計を目立たせていきます。
強弱をつけるために、各店舗は、一回り小さいフォントに変更します。
そして、タイトルと東京ブロック・関東ブロック・関西ブロックと総合計を
逆に一回り大きいフォントにしてみましょう。
総合計は、さらにもう一回り大きくします。
そうそう、PowerPointの表は、
離れたセルや行をCtrlキーを使って選択することが出来ませんので、地道に修正していきます。
東京ブロック・関東ブロック・関西ブロックと総合計の塗りつぶしの色を
濃い色合いに変えると引き立ちます。
総合計の数値をFranklin Gothic Medium に変えてもいいですね。
フォントには、太字のように見えるフォントもありますので、
フォントで味付けしてみてもいいでしょう。
最後にこの表をスライドの中央に配置しますので、
レイアウトタブの配置から、左右に整列を選択しましょう。
これで、完成しましたね。最初に貼り付けた状態と比べると一目瞭然ですね。
