Excel2010。SUMIF関数では大変なので、
小計で集計。その１
小計
Excel。ビッグデータが花盛りの昨今、仕事で、店舗ごとに集計したいんだけど、というリクエストがあって、よくご質問に対応したり、講座でもご紹介しているものの中に、
小計という機能があります。
Excel2003では、集計なんですが、Excel2007以降では小計になっていますが、ここでは、小計でいきたいと思います。
今回の、小計は、非常に便利なのですが、最初にある処理をしないで始めると、
結果が、【大惨事】になってしまいます。
その点も含めて、早速、ご紹介していきましょう。
まず、このようなデータがあります。データの件数は、284件です。
このデータを基に、店舗別に金額の合計を算出したいのが今回の目的です。
以前紹介した、SUMIF関数やDSUM関数を使ってもいいのですが、
それだと、店舗数分作業しないといけないわけです、店舗数が少なければいいでしょうけど、
多くなると、これらの関数を使用するのは、ちょっと効率が悪いわけですね。
そこで、登場するのがデータタブにある、小計というわけです。
操作自体は、簡単なのですが、先ほども書きましたように、最初が肝心なのです、
それは、
【合計する基準を並び替えすること】。
つまり、今回は、店舗で並び替える必要があるのです。ここがポイントになります。それでは、B1の店舗のセルをクリックして、データタブの並び替えとフィルターにある、
昇順ボタンをクリックしましょう。
別に降順でも構いません。
ちなみに、昇順とは、小さい順。五十音順。A～Z順ですね。
すると、さいたま～宇都宮～と並んだのが確認できますね。
そうしましたら、A1のセルをクリックしてデータタブの小計のボタンをクリックします。
A1じゃなくても、この表の中のどのセルでもアクティブにしていればOKですが、
わかりやすく、左上のセルであるA1を使っております。
クリックすると、集計の設定ダイアログボックスが表示されます。
小計を押したのに、集計？わかりにくい気もしますが…
グループの基準は、今回並び替えたフィールドが、基準ですよね。ですので、店舗。
今回は、店舗ごとに集計したいわけですから。
集計方法は、今回は、合計。
集計するフィールドは、金額にチェックマークがついていることを確認します。
なお、この集計するフィールドは、Excelが勝手に判断しますので、
最初から最後まで、確認する癖をつけておきましょう。
でないと、関係ないフィールドの集計をしちゃいます。
あとは、そのままOKボタンをクリックします。コレで完成。
行番号の左側に1～3のアウトラインが表示されましたね。
このボタンをクリックするとデータが折り畳まれます。
では、今の3の状態は、全展開です。それでは、2をクリックしてみましょう。
おおっ、店舗ごとに集計されているのがわかりますね。
ちなみに、集計という文字が店舗のセルに表示されていますが、
作業上、邪魔な場合は、空白で置換しちゃえばいいでしょう。
それでは、今度は、1をクリックしてみましょう。
おおっ、今度は、全店舗集計ですね。
SUMIF関数やDSUM関数を使うよりも、楽に店舗ごとに集計ができましたね。
それでは、ここで、なぜ、最初に、
基準で並び替えないといけないのか
をやってみることにしましょう。まず、データがあります。A1をクリックしておきます。
このまま、データタブの小計をクリックしたら、どうなるのでしょうか？
まず、集計の設定ダイアログボックスが表示されますので、先ほどと同じ設定をしましょう。
それでは、OKボタンをクリックしたらどうなったでしょうか？
あれれ？集計しているけど、一行毎に？？
実は、この小計。基準であるデータが同じものが続いている間は、
それがグループだと判断してくれて、集計してくれるというわけです。
ですので、並び替えをして、データをまとめておきませんと、
このようなことになってしまう訳ですね。
ということで、最初に基準で並び替えることが重要になるわけです。
余談ですが、データベース関係は、元に戻すボタンが使えなくなることがありますので、
元のデータを残しておくことをお勧めします。
それか、通し番号を振っておくといいでしょう。
