Excel。横長の表で使える。列単位で並べ替えをしたいけど、どうしたらいいの。
＜並べ替え＞
普通並べ替えは、行単位での並べ替えを行うようになっています。
では、列単位で並べ替えるには、どのようにしたらいいのでしょうか。
6/01/2023
Excel。画像ファイルにある表をExcelに取り込んで使うことは出来ますか。【import image】
Excel。画像ファイルにある表をExcelに取り込んで使うことは出来ますか。
＜データの取得＞
JPGやPNGといった画像ファイルに表が写っていた場合、その表をExcelに取り込むことはできるのでしょうか。
当然、画像の表を範囲選択することはできませんし、表内の文字をコピーすることも出来ません。
残念ながら手入力しないといけないのでしょうか。
結論からいうと「できます」
ただし、Excelのバージョンによってはできません。
集計表.jpgという画像ファイルを用意しました。
このファイルに写っている表を、Excelに取り込んでいきます。
取り込んだ後、表示する起点のセルをクリックしておきます。
A1を起点として読み込むことにしますので、A1をクリックしておきます。
データタブのデータの取得と変換にある「画像から」にある「ファイルからの画像」をクリックします。
取り込む画像ファイルを選択します。
ファイルを選択して、挿入ボタンをクリックすると、右側に、「画面からのデータ」作業ウィンドウが表示されます。
データ取り込みが100%までいくと、作業ウィンドウの下側に、サンプルビューが表示されます。
今回の画像ファイルのように、表タイトルのようなものがあったりすると、綺麗に取り込んでくれることは、まずありません。
とりあえず、Excelに取り込んで、あとは、綺麗にする作業をすればいいわけです。
さて、確認ボタンをクリックできる状態でしたら、確認ボタンをクリックします。
取り込むにあたり、何かしらの確認が必要なのかもしれませんが、気にせず、「同意する」をクリックします。
複数ある場合は、繰り返します。
最終的に、確認ボタンをオフになります。
その後「データを挿入」をクリックします。
再度、確認のためにボタンが表示されますので「データを挿入」をクリックします。
要するに、取り込んでみるけど、100%ではないので、確認してくださいというメッセージです。
データとして、Excel内に、画像の表を取り込むことができました。
あとは、綺麗にすれば完成ですね。
画像内にある表も、Excelのバージョンによってではありますが、取り込むこともできます。
知っておくと、緊急事態で役に立つかもしれませんね。
3/01/2016
Excel。Extraction。条件を満たすデータを別シートに抽出する方法
Excel。条件を満たすデータを別シートに抽出する方法
＜フィルターオプション＞
企業研修などで、データ抽出に関して色々なご質問をいただくのですが、
元のデータはそのままで、
条件に合致したデータのみを別シートに抽出したいのですが…。
というご質問をいただきましたので、今回はその方法をご紹介いたします。
ピボットテーブルやオートフィルターを使って、
コピー&ペーストするというのもいいのですが、
そうではなくて、効率的に別シートにというのは、実践的というか、
現場レベルの質問だなぁ～と思いますね。
さて、下記のようなデータがあります。
このデータから、次の条件のアイテムを別シートに抽出させていきます。
なお、このシート名は【売上データ】としておきます。
その条件は、
支店が東京で商品名がA001
そこで、別のシートに次のような表を用意します。
まず、A1:B2には、抽出条件を作ります。
1行目には、見出し。
2行目には、抽出条件。
また、D1:J1には、抽出するデータの見出し。フィールド名を入力しておきます。
これで準備完了ですね。
なお、このシート名を【抽出】としておきます。
では、データタブの並び替えとフィルターにある、詳細設定を使うのですが、抽出シートのD2をクリックして、始めると次のようなエラーが表示されてしまいます。
そこで、抽出シートの見出しの次の行ではなくて、
さらにその下の、D3をクリックしてからスタートします。
では、改めて、データタブの並び替えとフィルターにある、詳細設定をクリックしましょう。
フィルターオプションの設定ダイアログボックスが表示されてきますので、
抽出先は、指定した範囲 を選択します。
リストの範囲には、売上データ!$A$1:$G$128 と入力します。
これは、売上データシートのデータを見出し行も含めて選択します。
検索条件範囲は、抽出!$A$1:$B$2 と入力します。これは、条件のところですね。
抽出範囲には、抽出!$D$1:$J$1 と入力します。
これは、抽出シートの抽出先のフィールド名、見出しのところですね。
そして、OKボタンをクリックしましょう。
すると、データが抽出されてきましたね。
アッという間に、抽出することが出来ましたね。
このように、フィルターにある、フィルターオプション機能を使うと、
簡単にデータを別シートに抽出することが出来るようになりますので、知っておくと便利ですね。
なお、今回は、東京でA001というAND条件での抽出でしたが、
例えば、OR条件。東京と京都というような条件の場合は、
2行で条件を設定してあげれば抽出することが出来るようになりますよ。
7/05/2015
Excel。delimiter_position。氏名を苗字と名前に分割するのに、別に関数を使う必要はないのです。
Excel。氏名を苗字と名前に分割するのに、別に関数を使う必要はないのです。
区切り位置
数回前から、氏名を苗字と名前に分割する方法をご紹介しておりますが、
別に、LEFT関数+FIND関数で苗字を抽出するとか、
RIGHT関数+LEN関数+FIND関数で名前を抽出する方法が、スタンダードなのですが、
関数にこだわる必要がないならば、もっと簡単に氏名から苗字と名前をそれぞれ、
抽出することができるので、今回はその方法をご紹介します。
関数が万能という訳ではない
というケースですね。では、下記の表があります。
今回紹介するのは、
【区切り位置】
という方法です。これを知っていると色々使えて便利なんですよ。
では、まず、B3:B6を範囲選択します。
そして、データタブのデータツールにある、区切り位置ボタンをクリックすると、
区切り位置指定ウィザード-1/3ダイアログボックスが表示されます。
データのファイル形式を選択してください は、
カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ を選択します。
今回はスペースで、苗字と名前が区切られていますので、チェックが付いたままでOKですので、
次へボタンをクリックします。
区切り位置指定ウィザード-2/3ダイアログボックスに、
ダイアログボックスが変わっていきますので、
区切り文字のスペースに、チェックをつけたら、
次へボタンをクリックしましょう。
区切り位置指定ウィザード-3/3ダイアログボックスに移りましたら、
列のデータ形式はG/標準のままでOKですので、
表示先のボックスを、変更しますので、C3をクリックしましょう。
=$C$3と表示が変わりましたら、
完了ボタンをクリックしてみましょう。
なんと、氏名を苗字の列と名前の列にわけることが出来ちゃいましたね。
関数でアレコレ考えて悩むよりも、Excelの機能を使ったほうがいいというケースの1つでしょうね。
しかも、関数で算出するよりも、利点があって、その一つが、数式ではないという事。
どういうことなのかというと、C3をクリックしてみると、
数式や関数で算出している訳ではないので、
直接、抽出した文字が入力されていますので、仮に数式で求めた後に、
コピー&値の貼り付けの処理をワザワザしなくてもよくなるわけですね。
まぁ、このような氏名や住所などは、
本来、それぞれフィールド名を細かく設定してあげておく方が、いいのではないかと思われます。
一つに合体させるには、& を使えば、簡単に、一つにすることが出来ます。
例えば、B3のような氏名をつくりたいのならば、
=C3&” “&D3 という数式で表示させることも出来ますよ。
3/14/2014
Excel2010。SUMIF関数では大変なので、小計で集計。その１
Excel2010。SUMIF関数では大変なので、
小計で集計。その１
小計
Excel。ビッグデータが花盛りの昨今、仕事で、店舗ごとに集計したいんだけど、というリクエストがあって、よくご質問に対応したり、講座でもご紹介しているものの中に、
小計という機能があります。
Excel2003では、集計なんですが、Excel2007以降では小計になっていますが、ここでは、小計でいきたいと思います。
今回の、小計は、非常に便利なのですが、最初にある処理をしないで始めると、
結果が、【大惨事】になってしまいます。
その点も含めて、早速、ご紹介していきましょう。
まず、このようなデータがあります。データの件数は、284件です。
このデータを基に、店舗別に金額の合計を算出したいのが今回の目的です。
以前紹介した、SUMIF関数やDSUM関数を使ってもいいのですが、
それだと、店舗数分作業しないといけないわけです、店舗数が少なければいいでしょうけど、
多くなると、これらの関数を使用するのは、ちょっと効率が悪いわけですね。
そこで、登場するのがデータタブにある、小計というわけです。
操作自体は、簡単なのですが、先ほども書きましたように、最初が肝心なのです、
それは、
【合計する基準を並び替えすること】。
つまり、今回は、店舗で並び替える必要があるのです。ここがポイントになります。それでは、B1の店舗のセルをクリックして、データタブの並び替えとフィルターにある、
昇順ボタンをクリックしましょう。
別に降順でも構いません。
ちなみに、昇順とは、小さい順。五十音順。A～Z順ですね。
すると、さいたま～宇都宮～と並んだのが確認できますね。
そうしましたら、A1のセルをクリックしてデータタブの小計のボタンをクリックします。
A1じゃなくても、この表の中のどのセルでもアクティブにしていればOKですが、
わかりやすく、左上のセルであるA1を使っております。
クリックすると、集計の設定ダイアログボックスが表示されます。
小計を押したのに、集計？わかりにくい気もしますが…
グループの基準は、今回並び替えたフィールドが、基準ですよね。ですので、店舗。
今回は、店舗ごとに集計したいわけですから。
集計方法は、今回は、合計。
集計するフィールドは、金額にチェックマークがついていることを確認します。
なお、この集計するフィールドは、Excelが勝手に判断しますので、
最初から最後まで、確認する癖をつけておきましょう。
でないと、関係ないフィールドの集計をしちゃいます。
あとは、そのままOKボタンをクリックします。コレで完成。
行番号の左側に1～3のアウトラインが表示されましたね。
このボタンをクリックするとデータが折り畳まれます。
では、今の3の状態は、全展開です。それでは、2をクリックしてみましょう。
おおっ、店舗ごとに集計されているのがわかりますね。
ちなみに、集計という文字が店舗のセルに表示されていますが、
作業上、邪魔な場合は、空白で置換しちゃえばいいでしょう。
それでは、今度は、1をクリックしてみましょう。
おおっ、今度は、全店舗集計ですね。
SUMIF関数やDSUM関数を使うよりも、楽に店舗ごとに集計ができましたね。
それでは、ここで、なぜ、最初に、
基準で並び替えないといけないのか
をやってみることにしましょう。まず、データがあります。A1をクリックしておきます。
このまま、データタブの小計をクリックしたら、どうなるのでしょうか？
まず、集計の設定ダイアログボックスが表示されますので、先ほどと同じ設定をしましょう。
それでは、OKボタンをクリックしたらどうなったでしょうか？
あれれ？集計しているけど、一行毎に？？
実は、この小計。基準であるデータが同じものが続いている間は、
それがグループだと判断してくれて、集計してくれるというわけです。
ですので、並び替えをして、データをまとめておきませんと、
このようなことになってしまう訳ですね。
ということで、最初に基準で並び替えることが重要になるわけです。
余談ですが、データベース関係は、元に戻すボタンが使えなくなることがありますので、
元のデータを残しておくことをお勧めします。
それか、通し番号を振っておくといいでしょう。
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