Excel。入力作業で重複を予防するには、入力規則とCOUNTIF関数で対応出来ちゃいます。
＜入力規則＋COUNTIF関数＞
顧客リストなど作成する時に、思わず重複入力をしてしまうことがあります。
あとで、見直すのも面倒ですし、重複を防ごうとすると、入力したデータを逐次目視で確認するのも大変です。
そこで、入力規則をつかえば、重複予防をすることができそうですが、その条件はどのように設定したらいいのでしょうか？
次のような表を用意しました。
ここでワンポイントなんですが、この表。
テーブルにしています。
なぜ、テーブルにしているのかというと、自動拡張機能がテーブルにはあるので、セル一つだけに入力規則を設定しておくだけで、データが増えても自動的に、入力規則も反映してくれます。
それでは、入力規則を設定していきます。
B2をクリックして、データタブの「データの入力規則」をクリックします。
データの入力規則ダイアログボックスが表示されます。
設定タブから設定していきます。
入力値の種類を「ユーザー設定」にします。
これで、数式をつかった入力規則をつくることができます。
数式のボックスには、
=COUNTIF(B:B,B1)=1
COUNTIF関数の引数は、範囲と検索条件です。
B列に、B1の内容がいくつあるのか、数えさせます。
その数が、「1」ならばOKという数式を作るわけです。
つまり、「2」と算出されれば、重複しているというのがわかるという仕組みです。
この数式のボックスは、関数挿入ダイアログボックスを表示して数式をつくることができませんので、手入力で設定します。
つぎに、エラーメッセージタブの設定を行っていきます。
スタイルを「注意」にします。
スタイルを「停止」にすると、入力することができません。
今回のような「氏名」の場合、重複する可能性がありますので、「停止」にしてしまうと、入力することができません。
「注意」に設定することで、メッセージが表示され、選択することで、入力することができるようになります。
用途に合わせて、臨機応変に設定するといいですね。
スタイルを「停止」にするときは、「商品コード」や「従業員コード」のように重複が絶対にない場合に使うといいわけですね。
最後に、「タイトル」と「エラーメッセージ」を設定しましょう。
OKボタンをクリックして、重複予防を設定した入力規則が完成しました。
試しに、重複したデータを入力してみると、メッセージボックスが表示されてきました。
「はい」をクリックすれば、重複したデータを入力することもできますし、「いいえ」をクリックすれば、重複を防止することもできます。
また、テーブルによって、入力規則も拡張されていることも確認することができました。
このように、入力規則と数式を組み合わせることで、いろいろなことを設定することができますので、試してみるといいかもしれませんね。
