Excel。VLOOKUP関数。その３
検索値は入力規則を使うのが便利
VLOOKUP関数+入力規則
VLOOKUP関数の講習をするなかで、職業訓練であっても、マンツーマン型であっても、集中講義であっても、説明を追加するものがありまして、それが、今回紹介する入力規則を伝票類に追加していくことです。
前回までVLOOKUP関数を使って作った、納品伝票を改めて見てみましょう。
検索値に範囲から検索するコードや番号を入力することによって、VLOOKUP関数が動いて、マッチングしたデータが参照してくるわけですね。
現場では、このような納品伝票などの伝票類でVLOOKUP関数を使うケースが多いのですが、そもそも、なぜVLOOKUP関数を使ったのかというと、手入力を極力避け、入力ミスを減らし、作業効率を高めるためでした。
検索値に入力するデータが、入力文字数が長くしかも、ちょっとわかりにくいケースだと、検索値のデータ入力をミスしたり、作業効率も悪化しかねません。
そこで、簡単にして、作業効率も下げない方法。それが入力規則を使う事なのです。
今回はB4:B19までに入力規則の設定をしていきます。
まずは、B4:B19まで範囲選択をします。
データタブのデータツールにある、データの入力規則をクリックしましょう。
そうすると、データの入力規則ダイアログボックスが表示されてきますね。
まずは、エラーメッセージから今回は修正します。
エラーメッセージは、該当するデータ以外を入力した時に、そのデータを入力させない、あるいは、注意を促したりすることが出来ます。
今回は、スタイルを停止にして、タイトルとエラーメッセージにコメントをいれておきましょう。スタイルには、停止のほかに、注意と情報があります。
では、今度は、設定タブに移動しましょう。
入力値の種類はリストにします。
そして、元の値は、
商品マスターのシートに移動して、
範囲（リスト）の商品コード。A2:A5までを範囲選択します。
元の値には、
=商品マスター!$A$2:$A$5
と入力されたことを確認しましょう。
すると、納品書のシートに戻ってきました。
商品コードB4をみると、▼がありますので、クリックしてみましょう。
商品コードを選択できるようになっていますね。
ここで、B4にZ55と適当な商品コードを入力してみましょう。
確認してくださいという、メッセージボックスが表示されてきました。これは、先程のデータの入力規則ダイアログボックスのところのボックスに自分で入力した文字が表示されてきていますので、確認しておきましょう。これにより、入力ミスを防げますし、作業効率も改善できると思います。
ちなみに、▼は、Alt＋↓キーでリストから選択することもできますので、キーボードでも入力することが出来ますよ。
なお、ちょっと話は戻りますが、データの入力規則の設定。
元の値についてですが、今回のように別のシートにあるデータを使用する場合。
Excel2010以降でないと、範囲選択では設定できません。
Excel2007以前は、名前の定義を使って、範囲に名前を定義をする必要がありますので、注意が必要です。
詳しくは、以前書いた
http://infoyandssblog.blogspot.jp/2013/07/excelexcel2010.html
をご覧ください。
まぁ、実は、名前の定義を最終的にはすることになるのですが…それは、オイオイで。
