Excelの縦棒グラフをPowerPointに貼り付ける時の注意点
＜Excelの集合縦棒グラフとPowerPoint＞
Excelのグラフを作ることは出来るし、そのグラフをWordに貼り付けることもできるけど、
PowerPointにExcelのグラフを貼り付けることはできても、
そのまま資料として使えないぐらいに、
『見栄え』が悪いので、どうしたらいいのでしょうか？
ということを良く聞きます。
そこで、今回は、
Excelの集合縦棒グラフをPowerPointに貼り付けた後の
注意点をご紹介していきます。
Excelのグラフを貼り付ける前に、大切なことがあります。
PowerPointで作成する資料は、
「紙で配布する資料」でしょうか？
それともプロジェクターで「映写する資料」でしょうか？
もし、映写する資料だった場合、
そこで使用するプロジェクターは16:9を映写できますか？
4:3しか映写できませんか？という点を確認する必要があります。
これは、PowerPoint2010までは、
スライドの基本が4:3なのに対して、PowerPoint2013以降では、
16:9がスライドの基本になっています。
つまり、使用するプロジェクターによって、
例えば、スライドが見切れたり、縦横比がおかしくなったりと、
映写時のレイアウトに問題が発生します。
また、紙で配布する場合は、だいたいA4サイズだと思いますが、
PowerPoint2010までのスライドが4:3の時には、
あまり縦と横の長さの違いはなかったので、
まだよかったのですが、PowerPoint2013以降は、
16:9なので、A4とはかなり縦横比が異なっています。
よって、最初にPowerPointで行う作業は、
資料にあわせて、スライドのサイズを変更してから作成を始めましょう。
今回は、16:9で映写する資料という前提で作成していきます。
スライドの左側2/3にグラフ。1/3に箇条書きのレイアウトのケースとします。
では次のExcelの集合縦棒グラフをPowerPointに貼り付けていきます。
グラフをクリックして、コピーします。
PowerPointをアクティブにして、グラフを貼り付けましょう。
貼り付けたグラフの大きさや場所を調整しましょう。
PowerPoint2013では、
グラフや図などのオブジェクトを調整するときにガイドラインが
表示されますので、それに合わせて調整するといいですね。
一見これでOKのように見えますが、問題があります。
縦軸や横軸のフォントが小さいので
見えにくいので変える必要があります。
また、グラフも大きくするほうが、
【見やすく】【見栄え】のするグラフになりますので、
その点を頭に入れて修正していきます。
グラフタイトルですが、スライドのタイトルと重複しているならば、
グラフタイトルは不要ですので削除しましょう。
フォントサイズを変更します。
ここが、一番のポイントなのです！
ExcelグラフをWordに貼り付けるときには、
気にならないのに、PowerPointでは、小さいなぁ～と感じる原因は、
フォントサイズにあります。
Excelグラフのフォントサイズは9ポイント。
つまり、Wordの10.5ポイントよりも小さいし、Excelは11ポイント。
PowerPointはさらに大きくて、「ここに箇条書き」という文字は28ポイントです。
貼り付けたときに、フォントサイズは自動的に大きくならないのです。
そしてフォントサイズを大きくするのですが、
全部同じにすると、【メリハリ】がないので見栄えがよくありません。
そこで次のようにフォントサイズを変更してみます。
縦軸よりも横軸のほうを大きめにするといいですね。
仮に凡例がある場合には、凡例は下側か、
プロットエリア内がいいでしょう。
右側だと、グラフ全体が小さくなってしまいますので、
避けたほうがいいですね。
縦軸の目盛間隔を少なくするのも大切ですね。ここもポイント
あとは、棒グラフの外側か内側にデータラベルを表示させましょう。
それと、縦軸に「単位：円」と表示したいのですが、
軸ラベルを使うとグラフ全体が小さくなってしまいますので、
テキストボックスを使うといいでしょう。
なお、表示されるデータラベルも
フォントサイズが9ポイントなので、大きくする必要があります。
会場によっては、棒グラフを太くすると【見やすく】なります。
そして、伝えたい内容に合わせて、次のアレンジをするといいですね。
アピールしたい棒グラフだけ、色を変更する。
濃淡で変えるのもいいですね。
特に順番がないならば、
昇順で並べる・降順で並べると【伝わりやすく】なります。
昇順や降順で並べる場合は、
Excelで先に昇順や降順にしたグラフを貼り付けるといいでしょう。
あとから、やっぱり並び替えをしたいときには、
グラフをクリックして、
グラフツールのデザインタブにある「データの編集」にある
「Excel2013でデータを編集」をクリックすれば、
Excelが開きますので、元の表を並び替えすれば変更することができます。
Excelの表をPowerPointに貼り付けると、
リンク貼り付けにはなっていないのですが、
ExcelのグラフをPowerPointに貼り付けると、
自動的にリンク貼り付けになっていますので、
元のExcelが開いて編集することができます。
並び替えをしたグラフには、
”矢印”や”吹き出し”を追加するとよりわかりやすくなりますよ。
今回、色とフォントに関してはご紹介しておりませんが、
【見やすく】【見栄え】【伝える】という点を抑えて修正するといいですね。
スライドのサイズを確認・変更する
A4か？16:9か？4:3か？
Excelグラフのフォントサイズが9ポイントなので大きくする
縦軸よりも横軸を大きめにする
縦軸の目盛間隔を少なくする
データラベルを表示した後にもフォントサイズを大きくする
軸ラベルを表示するとグラフが小さくなるので、テキストボックスが便利
＜プラスアルファ＞
棒グラフも太くしてみましょう内容によって昇順・降順にしてみましょう
色分けして強調してみましょう
矢印や吹き出しをワンポイントで使ってみましょう。
【見やすく】【見栄え】【伝える】を忘れずにね。
