8/30/2018

Access。レポートには郵便番号のハイフンがあるのに、ラベルにはハイフンがない?【ZIP】

Access。レポートには郵便番号のハイフンがあるのに、ラベルにはハイフンがない?

<Access:レポート:Left・Right関数>

Accessのレポートは、細かい修正をしないといけないなどあって、
結構面倒なのですが、それ以外にも、ちょっとした違いを知らないと、
印刷が終わったあとに、「なんで?」ということが発生しますので、
確認しておきましょう。

次のテーブルがあります。

注目するのは、郵便番号のハイフンです。
3件ともハイフンがありますよね。

では、このテーブルを使ってレポートを作っていきます。

作成タブの「レポートウィザード」をクリックしましょう。

レポートウィザードが表示されますので、テーブルを選択して、

使用したフィールドを、選択するフィールドに移動します。

並び替えとかしませんので、今回は完了ボタンをクリックしましょう。

レポートが作成できました。確認するのは、郵便番号なのですが、
テーブル同様に、3件とも、ハイフンが表示されていますね。

では、同じレポートはレポートですが、
宛名ラベル」を作ってみましょう。

まず、テーブルを選択しておきます。

この作業を忘れると失敗しちゃいますので、注意が必要です。



作成タブの「宛名ラベル」をクリックすると、
宛名ラベルウィザードが表示されます。


ラベルの種類を選択して、次へボタンをクリックします。


フォント関係はそのままスルーしますので、次へボタンをクリックします。


ラベルのレイアウトを設定します。

〒マークは、あってもなくてもいいそうですが、
わかりやすくするために、入力してあります。

レイアウトの設定が終わったら、次へボタンをクリックします。

並び替えは設定しませんので、次へボタンをクリックします。


あとは、名前を付けて完了ですので、完了ボタンをクリックします。
これで、ラベルが完成しましたが、問題なのは、郵便番号です。


1件目は、ハイフンがありますが、2件目以降は、ハイフンがありません。

なんで、こんなことが起こってしまったのかというと、
1件目と2件目以降はデータの入力方法が違うのです。

1件目は、ハイフンを付けて入力しましたが、
1件目入力後に、住所入力支援を設定してから、データを入力しました。

住所入力支援を設定すると、見た目は、ハイフンがありますが、
データとしては保存されないように、定型入力が設定されています。

最初から設定してからデータを入力すればいいのですが、
途中から設定したりすると、ハイフンが入っているデータと、
入っていないデータが混在していて統一されていないことがあります。

郵便物は、このラベルでも十分届くので問題はないのですが、
ハイフンありで表示したい場合は、どのようにしたらいいのでしょうか?

細かいことを設定するには、デザインビューで設定します。


郵便番号のテキストボックスをクリックします。
="〒" & [郵便番号]
と表示していますが、これを修正していきます。

="〒" & Left([郵便番号],3) & "-" & Right([郵便番号],4)

郵便番号フィールドの左から3ケタと右から4ケタを抽出して、
ハイフンで挟む形ですね。

なので、ExcelでもおなじみのLeft関数とRight関数を使うこと
で、問題を解決することができます。

では、印刷プレビューで確認してみましょう。

すべての郵便番号にハイフンが表示することができましたね。

クエリだけではなく、レポートなどのテキストボックスにも、
関数を使うことができますので、
色々と設定してみるとAccessのテクニックの幅が
広がっていきますので、
少しずつプラスしていくといいかもしれませんね。