4/10/2017

Excel。時間に条件付き書式を設定したけど、うまくいきません!【Conditional formatting】

Excel。時間に条件付き書式を設定したけど、うまくいきません!

<条件付き書式>


次の表がありまして、

出発時間が17時以降のものがわかりやすいように、
行単位で塗りつぶしを設定したいので、条件付き書式を使ったら、
便利かなと思って設定したのですが、
ちゃんと塗りつぶしが17時以降の行に反映されないのです。

どうしたらいいの?というご質問をいただきました。

条件付き書式は、
確かに汎用性が必要な時などには、便利なのですが、
設定が結構微妙な時があったりするので、
上手くいかないケースというのがあるんですね。

今回のケースもあることに気を付けないと、
反映してくれないというトラブルが発生しやすい表なので、
今回のように時間を条件にした、条件付き書式をご紹介していきます。

【文字になってしまう】

まずは、よくやってしまう方法で設定した場合、
反映されないことを確認しておきましょう。

A2:C8を範囲選択して、ホームタブの条件付き書式をクリックします。

今回は、行単位で塗りつぶしを設定しますので、新しいルールを使っていきます。

新しいルールをクリックすると、
『新しい書式ルール』ダイアログボックスが表示されますので、
『数式を使用して、書式設定するセルを決定』をクリックします。

次の数式を満たす場合に値を書式設定のボックスに、
=$C2>=17:00
と入力して、塗りつぶしの書式を設定します。

そして、OKボタンをクリックしてみると。

エラーが表示されてしまいました。
要するに、””(ダブルコーテーション)で囲ってくださいということなので、
ボックスの式を次のように修正しました。
=$C2>="17:00"
そして、OKボタンをクリックしてみると。

アレレ?全く反映されていません。色が変わっていない?

これが今回のご質問な訳ですね。うまく反映されないので困っている。

なぜ、反映されないのかというと、
先程、時間に””(ダブルコーテーション)をつけましたよね。

これによって、"17:00"が、文字になってしまったわけです。

つまり、"17:00"という文字だったら塗りつぶしますよ
という条件になってしまっているのです。

C列の表示形式を『標準』に変更してみるとわかりますが、

時間はそもそも、シリアル値。

すなわち、数値な訳ですから、
"17:00"という文字では条件が合致しませんので、
条件付き書式が、動いてないように見えたわけですね。

【×1すればシリアル値】

では、どうやったらいいのでしょうか?

17:00としたくても、エラーが出てしまう。

そこで、次のように数式を変更してみましょう。
=$C2>="17:00"*1

修正後OKボタンをクリックしてみると、なんと反映されましたね。

数式に『*1』をつけただけですが、
実は、こうすることによって、シリアル値に変換することが出来るのです。

時刻を数式で直接指定する・入力する時は、
シリアル値に変換してあげるということを覚えておくと、
今回のようなケースを回避することができますよ。

4/09/2017

今週のFacebookページの投稿 2017/04/03-2017/04/09

今週のFacebookページの投稿 2017/04/03-2017/04/09

<Facebookページ>

Facebookページで【書いてみた】ワンポイントです。

4月03日
Wordショートカット。
Ctrl + 終わり角かっこ (]) キーでフォント サイズを 1 ポイント大きくします。

4月04日
Wordショートカット。
Ctrl + Space キーで段落または文字の書式を解除します。

4月05日
Wordショートカット。
Ctrl + C キーで選択したテキストまたはオブジェクトをコピーします。

4月06日
Wordショートカット。
Ctrl + X キーで選択したテキストまたはオブジェクトを切り取ります。

4月07日
Wordショートカット。
Ctrl + V キーでテキストまたはオブジェクトを貼り付けます。

4月08日
Wordショートカット。
Ctrl + Alt + V キーで形式を選択して貼り付けます。

4月09日
Wordショートカット。
Ctrl + Shift + V キーで書式のみを貼り付けます。

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Excelのショートカット一覧はこちらで書いております。
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4/07/2017

Excel。マクロ005。表のセル範囲を自動取得するCurrentRegionとResize

Excel。マクロ005。表のセル範囲を自動取得するCurrentRegionとResize

<VBA:CurrentRegionとResize>

事務職の方でもVBA・マクロを知っていると幅が出来ますので、
少しずつ慣れていってほしいと思いますので、
今回も、前回に引き続き、範囲選択の方法をご紹介。

VBAに限らず、範囲選択が出来ないことには、
何も動かすことは出来ません。

前回は、RANGEを中心にご紹介しておりますが、
今回は表の選択の際に便利なCurrentRegionをご紹介します。

次のような表があります。

この表をA1:G18までを範囲選択するだけならば、
Range(A1:G18).Select

で、なんら問題は無いわけですね。
前回ご紹介した、Rangeですね。

けど、データが増えたりする場合は、
範囲選択がA1:G18と決まっているわけではありませんよね。

A1:G50かもしれない。

データが増加するたびに、
VBAを修正するのは、あまりにも効率が悪いわけですね。

だったら、手動で処理したほうが早いかもしれません。

そこで、Ctrl+*と同じように、
表を範囲選択することが出来る【CurrentRegion】が登場するわけですね。

Sub CurrentRegion()
    Range("A1").CurrentRegion.Select
End Sub
というマクロを作ってみました。

たったこれだけで、表の範囲選択が出来るのです。

意味は、A1を含む表のセル範囲を選択するという意味ですね。

注意点ですが、これは、VBAだからというわけではなくて、
空白行や空白列が変なところに入っている表だと、
そこまでしか範囲選択してくれません。

Excelの基本も大切です。

このマクロを実行すると、

表全体を範囲選択してくれますが、
見出し行はいらないというケースもありますよね。

    Range("A2").CurrentRegion.Select
とA1をA2に修正すればいいのかというとそういうわけにはいきません。

A2を含んでいる表が範囲選択されるので、結果は変わりません。

その場合は、どうしたらいいのかというと、
【Resize】を使えば、対応することが出来るのです。

Resizeは文字の通り、セルやセル範囲のサイズを変更することが出来ます。

では、次のようなVBAを作りましょう。

Sub Resize()
    '行数と列数をLong型として定義
    Dim 行数 As Long
    Dim 列数 As Long

    '行数と列数がそれぞれ何行何列でで構成されているのかを教える
    行数 = Range("A1").CurrentRegion.Rows.Count
    列数 = Range("A1").CurrentRegion.Columns.Count
   
    '見出し行を除いて範囲選択
    Range("A2").Resize(行数 - 1, 列数).Select
End Sub

実行すると、見出し行を除いて選択することが出来ましたね。

'行数と列数がそれぞれ何行何列でで構成されているのかを教える

行数 = Range("A1").CurrentRegion.Rows.Count

これは、A1を含む表を範囲選択して、
その範囲選択したデータのRow=行数を数えて、行数という箱にいれる。

ということをやっています。
列数も同じですね。

CurrentRegionは単なる範囲選択ですが、
Resizeは範囲選択を変更できますので、

Range("A2").Resize(行数 - 1, 列数).Select

というのは、A2を含む表を行数-1。列数で範囲選択する。
という意味になります。

今回はCurrentRegionResizeを紹介しました。

4/04/2017

Word。Indent。インデントとタブがイマイチ理解できないので困っています。インデント編

Word。インデントとタブがイマイチ理解できないので困っています。インデント編

<インデント>


Excelで文書を作っている。Wordは使いにくいし、
Wordで綺麗に揃えることが出来ない。
レイアウトがうまくいかない。
ということを耳にしたり、インデントとタブの使い方がよくわからない。
ということも耳にします。

初心者さん向けの講座や企業研修でも
この『インデントとタブ』が大切ですとお話しますが、
なかなか難しいテクニックだと思います。

そこで今回は『インデント』について書いてみようと思います。

まず次のことを抑えておけばインデントとタブの違いは把握出来ます。

【ポイントは、外か中か】

インデントは、文頭(左側)や文末(右側)の場所を
コントロールして揃える

タブは、文章の中で揃える

という外なのか中なのかがわかればOKです。

インデントには

  • インデント(左インデント)
  • 右インデント
  • 字下げ
  • ぶら下げ

と4種類ありますので、一つずつ紹介していきます。

この文書(段落)にインデント(左インデント)を4文字設定していきます。

ここでポイントになるのは、段落という考え方。

日本語の段落は、「最初は一文字下げて、~。」までが段落ということですが、
Wordでは、Enter記号=段落記号までが、段落という認識になります。
よくEnter記号は改行といっておりますが、
正式には、『段落記号』であって、改段落というのが正解です。

この段落という感覚を早く持つことも、Wordを上達するコツです。

また、ルーラーという定規のようなものも表示しないと、
よくわかりませんので表示をしましょう。

Wordは購入した状態。インストールしたばかりの状態では、
ルーラーが表示されておりません。

表示タブのルーラーにチェックをつけましょう。

色んな設定方法がありますが、一番シンプルなのをご紹介します。

【左インデント】

まず範囲選択ですが、慣れている人は、
設定したい段落内にカーソルがあればいい。
というのがわかりますが、
慣れていない方は、素直に設定したい段落を範囲選択しましょう。

そして、ホームタブの段落ブロックにある、
『インデントを増やす』をクリックします。

クリック1回で1文字分下がりますので、
4文字分下げるには、4回クリックします。

下げすぎた場合は、逆のボタン。『インデントを減らす』を使います。

市販のテキストなどには、ルーラーにある、

インデントマーカー(砂時計みたいなマーク)を使ってと
書いてあるのですが、現場では綺麗に簡単に揃えたいわけですから、
『インデントを増やす』をクリックするほうが楽です。

これは、少し慣れてから使用するほうがいいでしょう。

残り3つは、段落ダイアログボックスで設定していくのがいいでしょう。


【右インデント】

今度は右側を調整することができる、右インデントです。
段落を選択しておきます。

段落ブロックの右下にある、
段落の設定ダイアログボックスを表示するボタンをクリックします。

インデントと行間隔のインデントにある右を
「2字」にしてOKボタンをクリックします。

右側を2字分下げることが出来ました。

【字下げインデント】

1行目のインデントともいいますが、
文書の最初を下げることが出来るインデントです。

段落を範囲選択して、段落ダイアログボックスを表示します。

最初の行を『字下げ』にして、
幅を『1字』でOKボタンをクリックしましょう。

最初の1文字分下げることが出来ました。
段落数が少ないようならば、
スペースキーでも…と考えちゃいますが、この考えがダメ。

フォントサイズやフォントによって変わってしまいますので、
「スペースキー」という考えは、【卒業】してください。

【ぶら下げインデント】

「ぶら下げ?」って何と思われる人が多いので、
まず設定しちゃいましょう。

段落を選択して、段落ダイアログボックスを表示します。

最初の行を『ぶら下げ』にして、
幅を『4字』でOKボタンをクリックしましょう。

2行目以降が4文字分下がりましたが、最初の行はそのままですね。
これが『ぶら下げインデント』です。
よく説明書きなんかで使いますね。

ついでなので、
Wordが詳しくない方が困ってしまう原因もここで解消しておきましょう。

例えば、このぶら下げインデントを設定した段落の、
「キーワードを~」をわかりやすいように改行したいと思って、
「キ」の前でEnterキーを入力すると、次のようになってしまいます。

なぜ、こうなってしまったのかというと、
Enterキーは、最初にも書きましたように
「段落記号=改段落」を行うということで、別の段落になってしまいました。

そしてその段落に設定されている書式も継承してしまいました。

「検索する事もできます。」のあとに10文字程度追加してみると
書式が継承されているが確認出来ます。

では、どのようにしたらいいのかというと、
Enterではなくて、Shift+Enterで『段落内改行』を行うことが出来ます。

これで、段落内で改行することが出来ました。

よくみると、Enter記号が↓になっていますね。
このマークが段落内改行を表しています。

もし、見えていない方は、
ホームタブの編集記号の表示/非表示がOFFになっていますので、
ONにしましょう。

4/03/2017

今週のFacebookページの投稿 2017/03/27-2017/04/02

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<Facebookページ>

Facebookページで【書いてみた】ワンポイントです。

3月27日
Wordショートカット。
Ctrl + Shift + 負符号 (-) キーで改行をしないハイフンを挿入します。

3月28日
Wordショートカット。
Ctrl + B キーで文字を太字にします。

3月29日
Wordショートカット。
Ctrl + I キーで文字を斜体にします。

3月30日
Wordショートカット。
Ctrl + U キーで文字に下線を付けます。

3月31日
Wordショートカット。
Ctrl + Shift + < キーでフォント サイズを 1 つ小さい値にします。

4月01日
Wordショートカット。
Ctrl + Shift + > キーでフォント サイズを 1 つ大きい値にします。

4月02日
Wordショートカット。
Ctrl + 始め角かっこ ([) キーでフォント サイズを 1 ポイント小さくします。

Excelテクニック and  MS-Office recommended by PC training
https://www.facebook.com/exceltechniqueandmsoffice/

Excelのショートカット一覧はこちらで書いております。
http://yandss.p2.weblife.me/shortcutkey.html

4/02/2017

2017年03月の閲覧数TOP10をご紹介

2017年03月の閲覧数TOP10をご紹介

<TOP10>

2017年03月。
皆様に閲覧していただいた項目のTOP10をご紹介させていただきます。

1位
Excel。Graph。縦棒グラフに自動的に平均値の線を引くにはどうしたらいい?
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2015/03/excelgraph.html

2位
Excel。アンケート結果を年代別で集計する方法
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2013/12/excel-rounddowncountif.html

3位
Excel。折れ線グラフの間を塗りつぶしたいけど、どうしたらいいの?
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2015/12/excelgraph.html

4位
Excel。折れ線グラフを交点0からスタートさせるには?
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2013/07/excel0.html

5位
Excel。B/S(貸借対照表)をグラフで作ってみよう!
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2013/07/excelbs.html

6位
Excel。出勤時間を自動で塗りつぶす日勤シフト表を作ってみる。
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2015/05/excelroster.html

7位
Excel。マイナスデータの棒グラフを作ると綺麗にできないのでアレンジしてみる
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2015/05/excelgraph.html

8位
Excel。カレンダー祝日がわかるようにセルに色をつけてみよう
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2013/11/excel-match.html

9位
Excel。積み上げ縦棒グラフの合計値を表示する方法
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2014/05/excel_14.html

10位
Excel。判断分岐多いならIf関数よりChoose関数が楽
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2014/05/excelifchoose.html

4/01/2017

Excel。Graph。工程を把握しやすいステップ横棒グラフを作るには?

Excel。工程を把握しやすいステップ横棒グラフを作るには?

<横棒グラフ>

【横棒グラフをアレンジ】

ガントチャートなどスケジュールを把握するために、
様々なグラフをつかって管理しますが、
各プロジェクトの流れを階段状に表現できる
ステップ横棒グラフ』の作成方法を今回はご紹介していきます。

ステップ横棒グラフ?と思う人も多いと思いますので、
次のようなグラフを作ります。

各ステップの名称や数値などを表現しやすいところがこのグラフの利点ですね。

簡単そうに見えますが、このステップ横棒グラフにもノウハウがあります。

では、次の表があります。

このデータを使って、
横棒グラフを作ったところで、作成することは出来ません。

積み上げ横棒グラフだとしても、

データの行/列を切り替えたところで、
ますます理解不能なグラフになってしまいます。

そこで、以前から紹介しているように、
表現したいグラフを作るためには、
表をその表現したいグラフを作れるようにアレンジする必要があります。

先程の表を次のようにアレンジします。

まずデータのA~Eを降順に並べ替えします。1列挿入して作業列とします。

この作業列には累計した数値を入力します。
B3の数式は、
=B4+C4
というように、
一つ下の工程の作業列と日数の数値を和算させています。

B6までこの数式をオートフィルでコピーします。
これで準備完了。

A2:C8を範囲選択して、横棒グラフの『積み上げ横棒グラフ』を選択します。

すると、このようなグラフが出来ました。

あとは、綺麗にしていくだけですね。

色がパっとしませんので、
今回は、グラフスタイルのスタイル12に変更しました。

次に、作業列は不要なので、
塗りつぶしを『塗りつぶしなし』にして、線も『線なし』に、

さらに、図形の効果の影を『影なし』に変更しましょう。

スタイル12には影が設定されていますので、忘れないようにしましょう。

ここまでの作業で、グラフはこのようになっています。

凡例に表示されている、『作業列』は不要ですので、
選択して削除して、凡例を下に移動させましょう。

凡例を下に移動すると、横棒グラフのプロットエリアが広がり、
グラフが大きくなります。

横軸を工程日数の50に変更しますので、
横(値)軸の書式設定ダイアログボックスを表示ましょう。

横軸を選択してダブルクリックでもいいですし、
書式タブからグラフの要素が横(値)軸になっているのを確認して、
「選択対象の書式設定」をクリックでもOKですね。

軸の書式設定ダイアログボックスの軸のオプションにある、
最大値を固定にして『50』とします。

横棒グラフが細いので、太くしていきますので、
横棒グラフを選択して、データ系列の書式設定ダイアログボックスを表示します。

系列のオプションの『要素の間隔』を「なし」にします。

あとは、データラベルを表示してフォントサイズを調整すれば完成ですね。

このように、データを作ってあげれば比較的簡単にステップ横棒グラフを
作成することが出来ますので、
機会がありましたら作ってみてはいかかでしょうか?