3/08/2017

Word。練習するのに「ああああ…」ではダサイので、サンプル文書を使ってみよう。

Word。練習するのに「ああああ…」ではダサイので、サンプル文書を使ってみよう。

<=rand() =lorem()>


Excelでサンプルの数値を作るときには、
RAND関数を使ったり、
あるいは、RANDBETWEEN関数を使ったりして設定をするのですが、

Wordにおいても、サンプル文書を使いたいケースというのが、
講義をしている時にはあったりします。

例えば、インデントをはじめとする、
『段落』の機能をご紹介する時などは、
どうしてもまとまった文書がほしくなるわけですね。

「ああああああああ…あああ」のように、
キーをずっと押して文字の塊を作るなんてことでも、
別にいけないわけではないのですが…

ちょっとダサい

一斉講習の時には、ある程度の文書がほしいと、
講師が思っていても、受講生さんは、
何をこのあとやりたいのかは、わからないので、
人によって入力文字数もバラバラになってしまい、
伝わりにくくなることも想定されます。

そこで登場するのは、

Wordでのサンプル文書。

Excelの関数みたいに入力するのですが、ポイントは、言語バー。

直接入力になっているのかを確認します。

そして次のように入力します。

=rand(3,2)

すると次のサンプル文書が挿入されます。

 説明をしておきましょう。
=rand(p,l)
Pは段落数を表します。
すなわち、今回は3なので、段落記号。
Enter記号が3つあるのが確認できますね。

この数値を多くすると、段落数が多い文書を挿入することが出来ます。

Lは段落の中にある、「。」の数でして行数を表しています。

ですので、
今回は、3段落を挿入し、その一つの段落は、
2行で構成されているサンプル文書を挿入するという意味になるのです。

余談ですが…

=rand.old(3,2)

と入力してみると、

このように、旧バージョンのサンプル文書も表示することが出来ます。

Wordのサンプル文書は、randだけではありません。
英語のサンプル文書も挿入することが出来ます。

今度は、randの代わりに、loremとして入力します。

=lorem(3,2)

と入力してみましょう。

このように今度は、英文のサンプル文書が表示されました。

外国語が苦手なので、間違っているかと思いますが、
この文書、英語ではない感じがしますね。ラテン語かなぁ~

なので、一斉講習をはじめとして、突っ込まれるとヤバいので、
Wordでのサンプル文書を行う時には、randだけご紹介しております。

ちなみに、今回ご紹介しました、
サンプル文書の挿入ですが、一斉講習の時などに、
これを『裏ワザ』なんだけど…といってご紹介すると、
だいたいウケがいいので、知っていると重宝するWordのテクニックでした。

何かの機会に使ってみてくださいね。

3/07/2017

Excelのセミナーを開催します 開催日2017/03/25

Excelのセミナーを開催します 開催日2017/03/25

<ご案内>

Excelデータ集計テクニックのプラスα

2016年まで、新宿エルタワーにあったパソコンスクールさんにて、
毎週水曜日の夜に
ビジネスシーンで即活用シリーズ
という実践向けセミナーを開催しておりましたが、
残念ながら会場が閉鎖ということになってしまいました。

ありがたいことに、継続を希望される方がいらっしゃいましたので、
今回、会場を変えて開催することになりました。

このセミナーのコンセプトは、少しExcelを使っているけど、
さらにテクニックを知ることで、
通常業務での【時短】や【改善】を促す・できるような
アイディアをご紹介するセミナーです。

詳細は、下記URLからご確認ください。
YandSシステムズ

http://yandss.p2.weblife.me/Works/works.html

また、主な情報は下記に記載しておきます。

▼開催日時
2017年3月25日 土曜日
13時00分~16時00分
(1時間程度で適時5分程度の休憩をいれます。)

▼会場
東京都新宿区西新宿7-10-17 第三升本ビル新宿ダイカンプラザB館508号室

▼受講対象者(以下の条件すべてに該当する方)
・キーボードからアルファベットの入力が苦労なく行える方
・Excelのワークシート上でIF関数ぐらいの数式を作れる方
・Excel 2016, 2013, 2010, 2007
 いずれかのインストールされているWindowsパソコンをご持参いただける方

▼定員
8名様(残り2人)※2017年3月17日現在

▼受講料
5,000円
お支払いは、当日会場でお願いいたします。

▼講座の主な内容
・大量のデータを使ったデータ集計テクニック関連
・SUMIF関数などの条件での【期間指定】
・小計を使った集計のプラステクニック
・統合と3-D集計の変化版【複数シートでのランクの付けたか】
・ピボットテーブルとGETPIVOTDATA関数の関係
 etc…

▼講座当日にご持参いただくもの
・Excel 2016・2013・2010・2007
 いずれかのインストールされているWindowsパソコン
・パソコンの電源アダプター
・筆記用具

▼講師
矢光 利幸(やこう としゆき)
このBLOGの著者です。

▼注意点
・Excel 2016・2013・2010・2007
 いずれかのインストールされているWindowsパソコンを、必ずご持参ください。

・この講座は、全くの初心者の方を対象としておりません。
 限られた時間での講座となっておりますので、
 誠に勝手ではありますが、
 『アルファベットの入力に苦労する方』
 『ExcelのIF関数を使えないレベル方』
 の参加は、ご遠慮願えれば幸いです。
 後日開催予定のExcel入門セミナーにご参加して頂いてからご参加願えると幸いです。
・授業の妨げになる行為を行う場合は、即時退出していただきます。

▼キャンセルについて
 キャンセルされる場合は、お問い合わせ後に届きます、メールアドレスに
 キャンセルのご一報をお願いいたします。

▼お申込みの流れ
1.お問い合わせのフォームに必要事項を入力後、送信してください。(仮申込です)
2.ご予約が取れたというメールを返信させていただきます。(正式申込完了)
 こちらからのメールはgmail.comドメインからお送りします。
 迷惑メールのフィルタリングを行っている方は事前に解除をお願いします。
 基本、24時間を越えても返信がない場合は、再度ご連絡ください。
3.当日会場にお越しください。

お申込みやご質問などは
下記URL先の「お問い合わせ」のフォームからお願いいたします。
YandSシステムズのお問い合わせページ
http://yandss.p2.weblife.me/contact_us.html

3/06/2017

今週のFacebookページの投稿 2017/02/27-2017/03/05

今週のFacebookページの投稿 2017/02/27-2017/03/05

<Facebookページ>

Facebookページで【書いてみた】ワンポイントです。

2月27日
Word。参考文献のスタイル。
心理学系なら、APA系が代表的なスタイルですよね。

2月28日
Word。参考文献のスタイル。
人文社会学系なら、シカゴ系やMLA系が代表的なスタイルですよね。

3月1日
Word。参考文献のスタイル。
サイエンス系なら、ハーバード系が代表的なスタイルですよね。

3月2日
Wordのマクロ記録中にびっくりするのは、
ドラッグで範囲選択ができませんので、
Shift+矢印キーで範囲選択をしましょう。

3月3日
Wordで文字を入力した時に、
赤の破線はスペルミスを教えてくれますが、
あくまでもWord君のご意見ですので確認しましょう。

3月4日
Wordで文字を入力した時に、
緑の破線は文法のミスを教えてくれますが、
あくまでもWord君のご意見ですので確認しましょう。

3月5日
Wordで文字を入力した時に、
青の破線は文脈上、
ちょっとおかしくない?ということを教えてくれますが、
あくまでもWord君のご意見ですので確認しましょう。

Excelテクニック and  MS-Office recommended by PC training
https://www.facebook.com/exceltechniqueandmsoffice/

Excelのショートカット一覧はこちらで書いております。
http://yandss.p2.weblife.me/shortcutkey.html

3/05/2017

Excel。Quarter。4月-3月の年度を四半期ごとに集計するにはどうしたら簡単に算出できるの?

Excel。4月-3月の年度を四半期ごとに集計するにはどうしたら簡単に算出できるの?

<MONTH+CHOOSE関数&SUMIF関数>


次の表があります。

A列には、日付があって4月-3月の決算で行っています。

そこで、B列の売上高を各四半期別に集計するには、
どうしたら簡単に算出できますか?
というのが今回のリクエスト。

今回のサンプルのようにデータが少なければ自力で、
判別できる数値とかを入力していけばいいのですが、
現場ではそうはいきませんね。

集計することを考えると、
条件付きで合計値を算出したいわけなので、
登場するのはSUMIF関数。

となると、どうやったら条件となる、
4-6月を1。7-9月を2。10-12月を3。
そして翌年の1-3月を4とすることが出来るのかというのが、
今回のポイントになるわけですね。

なお、J3:J6は、数値のみが入力されていて、
表示形式で、第○四半期と表示されるようにしております。

表示形式は次のように設定しております。

種類には、
"第"0"四半期"
と設定することによって、第○四半期と表示することが出来ますよね。

さて、いよいよ年度の四半期を求めることをしていきます。

4-6月をどうやったら1に出来るのかを考えてみましょう。

そして現場ではミスを抑制したいこともありますので、
このような数式が煩雑になりそうな場合には、
計算列を作成しておくことをお勧めします。

四半期を分けることが区別できるパーツとしては、”月”ですよね。

日付から“月”を求めることが出来るMONTH関数が登場します。

まず、D列にMONTH関数で月を算出してみましょう。

D3の数式は、

=MONTH(A3)

この月を四半期の数値に置換するようにしてあげますので、
ここで、CHOOSE関数が登場します。

E3に数式を作成しますが、
CHOOSE関数ダイアログボックスでもいいのですが、
手入力で作れますので、下記のように数式を作成します。

=CHOOSE(D3,4,4,4,1,1,1,2,2,2,3,3,3)


このCHOOSE関数ですが、
D3が1だったら最初の数値である4が算出されます。

CHOOSE関数のダイアログボックスだと、このようになっています。

E列に、それぞれの四半期を判別する数値が算出することが出来ましたので、
このE列の値を使って、
I列にSUMIF関数を使って四半期ごとの合計値を算出していきます。

それでは、I3をクリックして、SUMIF関数ダイアログボックスを表示しましょう。

範囲は、$E$3:$E$12
検索条件は、H3
合計範囲は、$B$3:$B$12
と設定します。またオートフィルで数式をコピーしますので、
絶対参照を忘れないようにしましょう。

OKボタンをクリックして、オートフィルで数式をコピーして完成ですね。

I3の数式は、

=SUMIF($E$3:$E$12,H3,$B$3:$B$12)

ですね。

なお、MONTH関数とCHOOSE関数を
まとめていっぺんにしてしまうこともできますので、
C列に数式を作成してみました。

C3の数式は、
=CHOOSE(MONTH(A3),4,4,4,1,1,1,2,2,2,3,3,3)
とすることもできますので、参考にしてみてください。

3/02/2017

Excel。VLOOKUP。氏名の一文字ずつをセル取り出して分割するには?

Excel。氏名の一文字ずつをセル取り出して分割するには?

<MID+ VLOOKUP +COLUMN関数>


まずは、完成例を見ていただいた方がイメージしやすいと思いますので、
次の表があります。

納品書のような表で、どうしても、
担当者名を一文字ずつに分割してセルに表示させたいというのが
今回のリクエスト。

自分で入力するとしたら、B2のコードが変わる都度、
入力し直す必要が発生しますから、確かに効率が悪い。

問題が解決しやすくなりますので、
まずはやりたいことの流れを、考えてみましょう。

文字を抽出する」ことがテーマ。これを押さえておきましょう。

まず思いつくのは、
B2のコードからA5:B8の表から担当者名を検索するので、
これは、VLOOKUP関数を使うと良さそうですね。

次は、VLOOKUPで検索した結果を一文字ずつセルに
振り分けていきたいので、
端から一文字ずつ抽出したいので、MID関数を使うと抽出できます。

さらに、その結果を列方向にオートフィルで数式をコピーします。

となると、2文字目・3文字目というように
抽出箇所をずらしていく必要がありますので、
COLUMN関数を使うとうまくいきそうな感じですね。

ということで、

今回は、MID+ VLOOKUP +COLUMN関数
コラボレーションで数式を作成して、
問題を解決していきましょう。

あくまでも、
今回は、コードから担当者名を検索するのがテーマではなくて、
文字を抽出するのがテーマですから、MID関数が母体になるわけです。

では、C2をクリックして、MID関数ダイアログボックスを表示しましょう。

文字列。文字列には、コードで検索された担当者名が入力されてきますので、
VLOOKUP関数をネストしていきます。

名前ボックスの▼を使ってVLOOKUP関数ダイアログボックスを表示しましょう。

検索値には、コードを入力してあるところですので、$B$2。

範囲には、名簿が該当しますので、$A$6:$B$8。
オートフィルを使って数式をコピーするので、
絶対参照を忘れないようにしましょう。

列番号には、今回検索したいのは担当者名なので、
範囲の左から2列目のデータですから、2。

検索方法は、完全一致ですから、FALSE。
あるいは、0【ゼロ】でもOKですね。

そして、OKボタンは押さないように気を付けて、
数式バーを使って、MID関数に戻りましょう。

開始位置ですが、最初は1、
次は2、3と数字を増やすことによって、
一文字目二文字目というように抽出することが出来るのですが、
どうやって数値を増やしたらいいのか?

そこで、COLUMN関数が登場します。

列番号の情報を算出してくれる、COLUMN関数。

COLUMN(A2)
と設定することによって、1という数値を算出してくれます。

列方向にオートフィルすればCOLUMN(B2)となって
”2”という数値を算出してくれます。

文字数には、1文字分を抽出したいので、1。

あとは、OKボタンをクリックして、
列方向にオートフィルを使って数式をコピーしてみましょう。

なお、C2の数式は、

=MID(VLOOKUP($B$2,$A$6:$B$8,2,FALSE),COLUMN(A2),1)

手入力で数式が作れる方は、ダイアログボックスにこだわる必要はありませんね。

数式をコピーすると、

このように、完成しました。

実際に一つずつのセルに一文字ずつ抽出入力する必要があるのか、
ないのかは別としてこのような方法を使うと作成することが出来ますので、
機会があれば是非。

3/01/2017

2017年02月の閲覧数TOP10をご紹介

2017年02月の閲覧数TOP10をご紹介

<TOP10>

2017年02月。
皆様に閲覧していただいた項目のTOP10をご紹介させていただきます。

1位
Excel。Graph。縦棒グラフに自動的に平均値の線を引くにはどうしたらいい?
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2015/03/excelgraph.html

2位
Excel。アンケート結果を年代別で集計する方法
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2013/12/excel-rounddowncountif.html

3位
Excel。折れ線グラフを交点0からスタートさせるには?
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2013/07/excel0.html

4位
Excel。B/S(貸借対照表)をグラフで作ってみよう!
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2013/07/excelbs.html

5位
Excel。折れ線グラフの間を塗りつぶしたいけど、どうしたらいいの?
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2015/12/excelgraph.html

6位
Excel。出勤時間を自動で塗りつぶす日勤シフト表を作ってみる。
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2015/05/excelroster.html

7位
Excel。カレンダー祝日がわかるようにセルに色をつけてみよう
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2013/11/excel-match.html

8位
Excel。積み上げ縦棒グラフの合計値を表示する方法
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2014/05/excel_14.html

9位
Excel。マイナスデータの棒グラフを作ると綺麗にできないのでアレンジしてみる
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2015/05/excelgraph.html

10位
Excel。100%積み上げグラフにパーセントのデータラベルを表示したい
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2013/12/excel100-rounddowncountif.html

2/27/2017

Excel。Format。条件付き書式で文字を含む場合行単位で塗りつぶしを設定するには?

Excel。条件付き書式で文字を含む場合行単位で塗りつぶしを設定するには?

<条件付き書式・FIND関数>

次のような表があります。

大田区に住んでいる人の行全体を分かりやすくするために、
塗りつぶしをしたい場合は、条件付き書式を使うと便利ですぐに、
問題解決できるように思えるのですが、そう簡単というわけでも実はないのです。

まず、A3:C9を選択して、条件付き書式から、

セルの強調表示ルールの文字列を選択しましょう。

文字列ダイアログボックスが表示されてきますので、
ボックスに大田区と入力して書式を設定したら、OKボタンをクリックしましょう。

大田区のデータが、
条件付き書式によってわかりやすくなったのはいいのですが、
今回の目標は、データの行単位ということで、一行を塗りつぶしたいわけです。

残念ながら、この文字列では、
セルを塗りつぶすことは出来るのですが、
該当するそのレコードを塗りつぶすことが出来ないのです。

では、条件付き書式が無い状態に戻して、考えてみましょう。

まず、行単位で塗りつぶすためには、
セル参照させる必要がありますので、
数式を使った条件付き書式になるということ、

そして、セル内に該当する文字、
今回は、大田区 という文字があるのか?ないのか?見つけるための関数。

FIND関数を使った数式を作る必要があるということになるわけです。

条件付き書式で数式を使う場合、
関数挿入ダイアログボックスが使えませんので、
数式を直接入力する必要がありますが、
慣れていない方は、ちょっと大変なので、

まずは、数式を別のセルで作成して、
その数式をコピーする方が効率的だと思います。

では、D3にFIND関数の数式を作っていくことにしましょう。

D3をクリックして、FIND関数ダイアログボックスを表示しましょう。

検索文字列には、”大田区”
対処には、$C3

複合参照にしている理由は、条件付き書式で行単位で塗りつぶす為ですね。

列を固定するのがポイントでしたね。

それではOKボタンをクリックして数式をオートフィルでコピーしましょう。

すると大田区という文字がある場合には、
セル内の何文字目にあるのかという数値を算出してくれます。

ないものは、#VALUE!が表示されています。

ちなみに、D3の数式は、

=FIND("大田区",$C3)

この数式をコピーしておいて、条件付き書式を設定していきましょう。

A3:C9を範囲選択して、条件付き書式の新しいルールをクリックします。

新しい書式ルールダイアログボックスが表示されますので、
「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択して、
ボックスに数式を貼りつけましょう。

そのあとに、塗りつぶしの書式を設定したら、OKボタンをクリックしてみましょう。

これで、行単位での塗りつぶしを設定することが出来ましたね。

このように、FIND関数と条件付き書式を合わせることで、
このようなこともできますよ。