Excel。色を付けた件数を数えたいけどどうやったらいいの？よくあるトラブル回避法
フィルターと条件付き書式
先日も、新人君がせっかく表を作ってくれたんだけど、Excelの使い方がイマイチわかってなくて困ったんだよねぇ～とお話されたので、
詳しく聞いてみると、出欠席の参加者がわかる表を作ってくれると頼んだそうなのですが、
もってきたのが、下記のような表だったそうです。
赤色で塗りつぶしてある人は、欠席の方だというリストだったそうです。
初心者さんが陥りがちな表ですよね。
確かに、色を付けるとわかりやすいのですが、これでは、何人が参加するのかがわからないし、
欠席される人も数えないといけませんよね。
Excelは、色がついている、ついてないを判断して数えることは出来ないという事を知っていれば、
もうちょっと＋αするだろうと思う訳ですね。
ただ、最初のうちはしょうがないとは思いますが、このようなケースの場合、
どのようにしたらいいでしょうか。
まずは、出欠席がわかる列を作るのがいいでしょうね。
出席・欠席という文字が入っている列を作ってあげれば、
出席という文字を数えてあげればいいでしょう。
では、修正してみますね。
D3に出欠席と入力して、書式も同じようにしましょう。また罫線も引いてみます。
すでに、この段階で、欠席者のところが赤色に塗りつぶされていないのがわかりますよね。
また塗りなおさないといけないわけです。
このあたりも、改善する必要がありそうですよね。
このD列に出席・欠席の文字を入力するわけですが、
この程度の大きさならばまとめとドンでもいいですが、
件数が多い場合には、フィルターを使うと効率的ですね。
では、3行目を選択して、データタブのフィルターボタンをクリックしましょう。
すると、フィルターが設定されて、各項目名に▼が表示されましたね。
Noの▼をクリックして、色フィルターから【塗りつぶしなし】を選択しましょう。
すると、塗りつぶしてないレコードだけが抽出されましたね。
あとは、出欠席の欄に出席と入力しましょう。
今後は、塗りつぶしてあるものだけを抽出してあげて、欠席と入力します。
では、フィルターをクリアします。
そうそう、間違っても、書式のコピーとか使って、欠席のセルに書式のコピーをしちゃダメですよ。
たいへんなことになりますからね。
あとは、出席の数を数えてあげればいいわけですから、
COUNTIF関数を使って、出席者を算出すればいいわけですね。
B22をクリックして、COUNTIF関数のダイアログボックスを表示します。
範囲には、D4:D20
検索条件には、”出席”
と入力してOKボタンをクリックしましょう。
参加者は12名と算出されましたね。
このように、色を数えることはできませんので、数えられるものを作っておくといいでしょう。
それと、塗りつぶしですが、できれたら、条件付き書式をお勧めしますが、
Excelが初心者の方ですと、ちょっと敷居が高いかもしれませんね。
