Excel。初心者がハマる罠。書式の崩壊！書式のコピーでリカバリーするしかない。
＜書式のコピー＞
新人研修の時や、職業訓練の時に、必ず紹介することがあるのですが、それは、オートフィルオプションの書式なしコピーと書式のコピーなんですね。
で、なぜかというと、このポイントが、Excelで、初心者さん、
経験値が少ない方がハマる罠なんですね。
今回は、知っているよ。読む価値はないなぁ～と思うでしょうけども、
Excel初心者の方がお近くにいた時には、教えてあげてほしいことの一つなので、
書いてみようかと。
では、どのようなケースに罠がしかけられているのか？ということから確認してみましょう。
下記のような表があります。
この表をみただけで、Excelを使っている人だと、ああっ～。そういうこと。
って思われるでしょうけど、Excelの経験値が少ない方には、何が？と思うでしょう。
それでは、F4に池袋店の4月～6月の合計を算出しますので、オートSUMボタンをクリックして、
合計を算出します。
オートSUMボタンで合計を算出するのは、経験値が少ない方でもご存知の割合が高いですね。
そして、このようになりました。
そして、このあと、このF4の数式をオートフィルハンドルを使って、
F10まで数式をコピーしてみましょう。
オートフィルハンドルということ、なんのことか、ご存じでない方もいるかと思いますので、
F4のセルをクリックしてみると、右下にドッドがありますよね。
このドッドが、オートフィルハンドルです。
この上にマウスカーソルをもっていくと【＋】の形に替わりますので、
その【＋】のまま下方向にドラッグしていきましょう。
これで、数式がコピーされました。オートフィルハンドルは、
Excelの基本中の基本の操作方法ですので、覚えておきましょう。
で、これで、表も完成と思いきや、ここに、罠があるのです。
計算結果はいいのですが、一行おきにセルを塗りつぶしていたのが、消えてしまっていますね。
シマシマじゃなくなっている！
さらに、合計行とみてわかいやすいように、二重罫線を引いていたのですが、
なんとその二重罫線も消えている！
これは、F4の数式だけではなくて、
F4に設定されていた【書式】もコピーしてしまったからなんですね。
書式とは、セルの色とかフォントとかフォントサイズとか、罫線とか数式と文字以外のものです。
F4は、セルが塗りつぶしておりませんし、二重罫線もないので、消えてしまったわけですね。
では、どうするのか？というと、オートフィルハンドルを使ってコピーした直後でしたら、
右下に、オートフィルオプションが表示されていますので、▼をクリックしましょう。
その中の、書式なしコピーを選択してみましょう。
これで、消えてしまっていた、セルの塗りつぶしや、二重罫線が復活しましたね。
けど、このオートフィルオプションは、直後でないと表示されません。
別の処理をしてしまうと、消えてしまいます。
では、その時はどうしたらいいのでしょうか？
その場合は、書式のコピーを使って修復しましょう。
まず、範囲選択をして、ホームタブの書式のコピーをクリックします。
そして、F4:F10までをドラッグしましょう。
これで、書式が復活しましたね。
意外と、書式のコピーを知らない方がいますので、覚えておくといいですよ。
ということで、Excelの経験値が少ない方が陥る、罠。お気を付けのほど。
