Excel。並び替え。よく引っかかる罠にご注意ください。
＜並び替え＞
Excelの講習や講義などの質問コーナーでよく登場するものの中に、
【並び替え】がありまして、並び替えの処理自体を知らないのではないのですが、
こういう場合、うまく並び変わらないのですが、どうしたらいいですか？というもの。
そして、この質問。Excelの初心者の方に限らず、お困りの方が多いようですので、
今回は並び替えに潜む罠について、お話ししましょう。
まず下記の表があります。
これを、合計の大きい順。すなわち降順で並び替えてみましょう。
F3の見出しの合計をクリックして、
データタブの降順をクリックすれば、降順で並び変わりましたね。
で、このどこに罠があるのか？と思われたでしょうが、このような表だったら、いいのですが、
初心者の方がよく作って困っちゃうケースは、
実はこのような表の場合なのです。
先程と何が違うのか？というと、10行目に合計行がありますね。
先ほどは合計行がありませんでした。
この一行が、罠なのです。
では、F列の合計列を、先程と同様に、合計の降順で並び替えてみましょう。
F3をクリックして、データタブの降順をクリックしてみると、
なんということでしょう！
めちゃくちゃな表になってしまいましたね。
原因は、10行目に合った合計行なのです。
昇順や降順。
あるいは、並び替えを実行したとしても、合計行を含んで並び替えをしてしまうので、
当然合計が数値は、どの値よりも大きかったので、
合計行が一番に行ってしまったという訳です。
ではどのようにしたら、並び替えることができるでしょうか？
一番簡単なのは、合計行を除いて範囲選択をして、並び替えを行うという方法があります。
この範囲選択で注意しなくてはいけないのは、
並び替えを行いたいところだけを範囲選択して実行してしまうと、
データがバラバラになってしまいます。
ですから、範囲選択は、下記のようになります。
B3:F9までを範囲選択します。見出し行はいれますが、合計行は含みません。
そして、並び替えですが、降順のボタンは使えません。
この状態で使ってしまうと、一番左端の店舗が降順で並び替えを実行してしまいますから、
データタブの並び替えをクリックしましょう。
すると、並び替えダイアログボックスが表示されますので、
列は、合計。
並び替えのキーは、値。
順序は、降順。
に設定したら、OKボタンをクリックしましょう。
これで、合計行はそのままで、綺麗に合計が降順で並び替えすることが出来ましたね。
このように、並び替えはボタン一発で処理できる場合もありますが、
合計行が邪魔をすることがありますので、ご注意ください。
ちなみに、降順のボタンでも並び替える方法はあります。
それは、データと合計行の間に空白行を挿入する方法です。
Excelは隣接したセル同士が認識して、表という単位になっていますので、一行挿入すると、
合計行は表の一部ではなくなりますので、並び替えることが出来ますよ。
下記には、一行挿入した表があります。
では、F3をクリックして、降順をクリックしてみましょう。
確かに、並び替えを行うことは出来ましたが、これはこれで、表がおかしくなりますので、
ちょっと考えどころですね。
