Excel。基本中の基本 IF関数をおさらいしてみよう。
IF関数
新年度になると、企業研修でも新人研修が増えてきたり、職業訓練やらパソコンスクールさんなどでも、Excelを新しく、
あるいは、ブラッシュアップということで、講座を行わせていただくことがありますが、
そこのなかで、100%ご紹介する関数に、基本中の基本。
IF関数があります。当然、仕事で使えるExcel講座でも、ご紹介しております。
このIF関数。実際に使う人は、日常的に使うのですが、
覚えた後、とんと使っていないと、
どう使いましたっけ？
などという質問も結構あるのです。そこで、今回は、IF関数を改めて、ご紹介しようと思います。
下記の表があります。
F3に合計の数値が150以上ならば合格。
そうでなければ、空白という判定をしたいとします。
一人ぐらいなら、目視で勝負！でもいいのですが、
件数が増えれば相当面倒な処理になりますよね。
そこで、このような判断をする場合に使うのが、IF関数なのです。
Excelのベテランさんならば、サッサと作れると思いますが、
今回は、初めての方向けに何時も講義でやっている感じで説明をしていきたいと思います。
まず、IF関数の前に、どの関数を使ったらいいのか？
という訳ですが、
今回の様に、○×クイズのような二者択一の問題を作りたい場合は、
IF関数を使っていくというイメージがいいかと思います。
今回だと、鈴木さんの合計点は150点以上ですか？と質問して、
○か×かを答えるというクイズ。
を作るイメージです。このようなことをExcelにさせたいので、今回はIF関数を使っていきます。となります。
IF関数は慣れるまでは、
次のような図を書いてみるとわかりやすいので、作ってみてもいいかもしれませんね。
では、答えを出す、F3をクリックして、数式バーのfxボタンをクリックして、
IF関数のダイアログボックスを表示してみましょう。
fxボタンを関数の挿入ボタンといいます。クリックしますと、
関数挿入ダイアログボックスが表示されます。
まず、関数の分類が、最近使用した関数になっていれば、その下の関数名のボックスの中に、
おおむねIF関数はあると思いますので、
その中からIF関数を選択して、OKボタンをクリックしましょう。
すると、今度は、IF関数のダイアログボックスが表示されてきます。
論理式ですが、これは、
質問文
と置き換えるとわかりやすいかと思います。今回は鈴木さんの合計点は150点以上ですか？
という質問なので、これを”Excel語”にしていきます。
まず、ネックになるのが、150点以上。という表現。
以上とか以下とか文字で書いても、Excelは何の事だかわかりません。
そこで、以上や以下を不等号記号を使って表現する必要があります。
以上は、数学では ≧ですが、Excelでは、 ＞＝ と表記します。
より大きいは、数学では＞で、Excelでも、 ＞ と表記します。
以下は、数学では ≦ですが、Excelでは、 ＜＝ と表記します。
より小さいは、数学では ＜で、Excelでも、 ＜ と表記します。
未満は、数学では ＜で、Excelでも、 ＜ と表記します。
等しいは、数学では ＝で、Excelでも、＝ と表記します。
となっています。今回は以上ですので>=を使います。残念ながら、Excelは≧を認識しませんので、>=という記号二つで以上と言う意味になります。
なお、=>のように、先にイコールを入力するとエラーになってしまいますのでご注意ください。書き順は、先に>ですから、書き順を順守していると思っていただくといいかと思います。
さて、長くなりましたが、鈴木さんの合計点は150点以上ですか？を
Excel語に置き換えてみましょう。
鈴木さんのセル番地は、E3。
以上は>=。
数値は150 なので、
論理式には、
E3>=150
という数式が入ります。なお、>=は、半角入力で入力するようにしましょう、
全角でも認識しますが、半角で入力するようにしましょう。
つづいて、真の場合を作っていきましょう。
真の場合のボックスをクリックする。あるいは、論理式のボックスでTabキーを押すと、移動します。関数のダイアログボックスを使用するときは、Enterキーを使うのは、控えた方がいいでしょう。
Enterキーを使うと、関数を作成途中にOKボタンをクリックする処理と同じことをしてしまって、
エラーになって最初から関数を作り直すことになってしまいますので、ご注意ください。
真の場合には、何が入るのかというと、これは、質問に対して、YESだったらということです。
すなわち、○と入力します。
○と入力して、Tabキーを使って、次の偽の場合のボックスに移動すると、
自動的に”○”と置き換わったのが確認できますね。
この”（タブルコーテーション）に囲まれたものは、Excelで文字という認識になります。
自分で入力でも構いませんが、ミスを防ぐ意味からも、
ExcelがやることはExcelにやらせるほうがいいでしょう。
最後は、偽の場合。Noの場合と言うことですが、空白をいれるます。
さて、何も入力しないと、エラーになってしまいます。
IF関数は、真の場合と偽の場合の両方とも入力されていないとエラーになってしまします。
では、空白とはどうすればいいのでしょうか？
スペースキーで空白を入力する。というのは×です。
ここには、空白を意味する、””（タブルコーテーションを連続入力）を入力します。
スペースキーの空白とは、パソコン上異なっております。
そして、Tabキーを押して、確定させたら、OKボタンをクリックして、完成。
IF関数は、Excelを上達するための第一歩です。しっかり押さえておきたいスキルですね。
