Access。添付ファイルの種類で抽出するクエリ・添付ファイルを数えるクエリ
＜Access 添付ファイル＞
次のようなテーブルがあります。
会議で使用した資料ファイルを管理しているテーブル「T会議資料一覧」で、
会議資料が添付ファイルとして管理されているわけです。
デザインビューで確認してみると、
当然のことながら、
テーブルではどのようなファイルが添付されているのかが、
わかりません。
そして、Wordファイルだけを抽出したいと思っても、
テーブルではそのリクエストをかなえる事は出来ません。
そこで、クエリを使うことで、
添付ファイルの種類で抽出することもでき、
そして、添付してあるファイル名も確認することが出来ます。
意外と知られていないようなので、
今回は、『添付ファイルの種類で抽出』する方法をご紹介していきます。
では、T会議資料一覧を使用して、
クエリを作成して行きますので、作成タブのクエリデザインをクリックします。
フィールドに、登録ID・会議名・会議資料.FileName・会議資料.FileType
の4つを設定します。
そして、今回は、Wordファイルがあれば抽出してみたいので、
会議資料.FileTypeフィールドに”docx”という抽出条件が設定されています。
たった、これだけで、
資料で使われたWordファイルを抽出確認することが出来るのです。
Q会議資料一覧という名前で保存しておきます。
それでは、確認してみましょう。
データシートビューに変えてみると、
このように、Wordファイルの資料を確認することが出来ました。
添付ファイル型には、
会議資料.FileData・会議資料.FileName・会議資料.FileType
といった情報が含まれているわけですね。
今回は、Wordファイルを抽出したかったので、
会議資料.FileTypeフィールドを使ってあげる事で、
まずは、ファイルの種類を抽出することが出来るのです。
よって、会議資料.FileTypeの抽出条件に、”docx”と設定したわけです。
なので、JPEGならば、JPG。
Excelならば、xlsxというように拡張子を抽出条件に
設定してあげれば簡単に抽出することが出来ます。
そして、会議資料.FileNameフィールドで使うことによって、
添付してあるファイル名も確認することが容易になります。
そして、添付ファイル数を確認したいのであれば、
次のようなクエリを作成するといいですね。
会議資料.FileTypeを2つ設定します。
そして、集計行を表示させて、
ひとつを「グループ化」もうひとつを「カウント」にします。
では、データシートビューで確認してみましょう。
拡張子ごとの件数が集計されていますよね。
これで、このテーブルの添付ファイル数や、
どの種類のファイルが、いくつあるのかも、把握することが出来ましたね。
このように、添付ファイルの管理もクエリで行うことが出来ますよ。
