PowerPoint。10回。Excelの表を貼り付けたあとに映える・わかりやすい表にしたい。
＜貼り付け＞
今回も企業研修で、意外とご質問がとても多いものの一つなのですが、
それは、Excelで作った表を、PowerPointに貼り付けるというもの。
一瞬、「はぁ～」「どこが大変なの？」と思う人も多いかと思いますが、
貼り付けることは、誰でも出来るのですが、
問題は、貼りついた【後】についてなのです。
Excelの表をWordに貼り付ける場合には、
気にならないのですが、PowerPointに貼り付け見ると、
「なんじゃこりゃ」ってなって、貼りつけた後についての意味がわかると思います。
そして、こう思う人もいるでしょう。
「必要な所だけを貼り付けたら」って。
けど、現場レベルにおいて、そうしたくても、
社内のルールなどで出来ないケースというのも多々あるのです。
そこで、今回ご紹介するのは、Excelの表をPowerPointに貼り付けた後、効率的に映える、
わかりやすい表へと変化する方法をご紹介いたします。
下記の表をPowerPointへ貼り付けてみます。
B2:H16まで範囲選択をして、コピーして、PowerPointに貼り付けていきます。
PowerPointは、スライドとコンテンツのレイアウトにしてあります。
タイトルには、表の貼り付けと入力してあります。
コンテンツをクリックして、貼り付けてみましょう。
あれれ、小さく貼りついてしまいましたね。書式を継承してないからだろうと思って、
貼り付けオプションで、貼りつけ方を変えてみても、どれも芳しくありませんよね。
なぜこのようなことが起こってしまっているのか？別に小さく貼りついたわけではないのです。
ちゃんと書式も継承しています。
貼り付け方が間違っている、書式が継承されていないと思いがちですが、
実は、視覚のマジックが働いてしまっているのが原因なのです。
では、Excelに戻ってフォントサイズを確認してみましょう。
11ptの大きさですよね。
では、PowerPointに貼り付けた表の文字は何ポイントでしょうか？
フォントは、PowerPointのテーマになっているので変わってこそいますが、
フォントサイズは、11ptですよね。
ですので、フォントサイズは間違っていないのです。ではなぜこのように小さく見えてしまうのか？
それは、PowerPointのスライド1枚は、ほぼA41枚に近い大きさなわけです。
ところがExcelが見えている範囲は、用紙一枚の一部を拡大している状態なのです。
要するに、【11pt】で貼りついてしまう。
そのため、貼りつけたら、小さく見えてしまうのです。
これでは、資料として全く使い物になりません。
だったら、Excelで大きく調整して貼り付けてればと思うでしょうけれど、
結局、貼り付けた際に、微調整は必要になりますし、
Excelの表自体が相当おかしくなってしまいますので、二度手間になります。
なので、貼りつけた後、効率的に映えてわかりやすい表に修正する必要があるのです。
では、どのようにしたらいいのか？という一つの案ではありますが、ご紹介を続けていきます。
まずは、貼り付けた表全体を大きくします。
続いて、デザインタブの表スタイルのオプションにタイトル行と縞模様（行）にチェックをいれて、
表のスタイルから今回は、中間スタイル2-アクセント5を使ってみました。
罫線を引くと線自体が濃く見えてしますので、縞模様をチョイスしてみました。
そして、ここで改めて、資料として不要な列は無いのかを確認します。
できるだけフォントサイズを大きくしたいからです。
今回は、Noと累計の列が不要だったとしますので、両列を削除します。
フォントを、Meiryo UIに変更します。そして、フォントサイズを大きくしていきます。
フォントを大きくするときには、フォントサイズの拡大ボタンを使うといいですね。
適度な大きさになりましたら、表の横幅を調整しましょう。
次に、タイトルと東京ブロック・関東ブロック・関西ブロックと総合計を目立たせていきます。
強弱をつけるために、各店舗は、一回り小さいフォントに変更します。
そして、タイトルと東京ブロック・関東ブロック・関西ブロックと総合計を
逆に一回り大きいフォントにしてみましょう。
総合計は、さらにもう一回り大きくします。
そうそう、PowerPointの表は、
離れたセルや行をCtrlキーを使って選択することが出来ませんので、地道に修正していきます。
東京ブロック・関東ブロック・関西ブロックと総合計の塗りつぶしの色を
濃い色合いに変えると引き立ちます。
総合計の数値をFranklin Gothic Medium に変えてもいいですね。
フォントには、太字のように見えるフォントもありますので、
フォントで味付けしてみてもいいでしょう。
最後にこの表をスライドの中央に配置しますので、
レイアウトタブの配置から、左右に整列を選択しましょう。
これで、完成しましたね。最初に貼り付けた状態と比べると一目瞭然ですね。
