Access。前月データの抽出・集計をするには、ちょっとアイディアが必要です。
＜Access＞
Accessのテーブルをつかって、前月データを抽出したり、前月データを集計するのは、簡単そうに思えますが、実は、ちょっと、アイディアが必要なんですね。次のテーブルがあります。
仮に今日が2018年11月だとして、前月のデータは2018年10月が該当するわけですが、単純に-30しても意味がありませんね。
では、どのようにしたら、2018年10月のデータを抽出できるのでしょうか？
【Format関数で抽出できる】
作成タブからクエリデザインを使って、クエリをつくります。
テーブルのすべてのフィールドを使用します。
最初に、演算フィールドで、購入日から年月を抽出します。
年月: Format([購入日],"yyyymm")
Format関数は指定した表示形式で表示してくれる関数なのですが、このFormat関数を使うことで、年月を抽出するベースを作ることができます。
データシートビューで確認してみましょう。
続いて、抽出条件を設定して、前月のデータを抽出させていきましょう。
デザインビューにして、年月の演算フィールドに、抽出条件を追加します。
Format(DateAdd("m",-1,Date()),"yyyymm")
と追記したら、実行して確認してみましょう。
先月のデータのみを抽出することができました。それでは、抽出条件を確認してみましょう。
Format(DateAdd("m",-1,Date()),"yyyymm")
Format関数は、先程確認したように、表示形式の指示に基づき表示を変更してくれます。
そして、先月の日付を算出するのが、DateAdd関数。このDateAdd関数を使って基準の日付（今回は、Date関数を使っているので、実行日）から-1（マイナス1）することで、先月の日付を得ることができます。
ところで、Format関数で、”yyyymm”と年と月を合わせて形式にしていますが、これは、当然のことながら、先月の日付だけを抽出したいわけなので、”mm”という月だけの表示形式にしてしまうと、他年の先月も、抽出してしまうからですね。
抽出だけでもいいのですが、せっかくなので、集計も行ってみましょう。
集計を行うには、グループ化するフィールドの問題がありますので、作成したクエリから、集計用のクエリを作成するという流れになります。
では、今アクティブにしているQ前月抽出クエリを閉じて、作成タブのクエリデザインから新しくクエリを作成していきます。
使用するのは、「Q前月抽出クエリ」。
使用するフィールドは、年月と金額のフィールドです。
そして、集計をするには、クエリツールのデザインタブにある「集計」をクリックして、集計行を表示させます。
あとは、集計を年月は「グループ化」として、金額を「合計」して、名前を付けて保存すれば完成ですね。
では、実行して、データシートビューで確認してみましょう。
このように先月の金額を集計することができましたね。
Format関数で表示形式をコントロールするというのがポイントなので、覚えておくといいかもしれませんね。
