10/16/2017

Excel。事務職のデータ分析その11。回帰分析って聞くけど難しいんでしょう?【regression analysis】

Excel。事務職のデータ分析その11。回帰分析って聞くけど難しいんでしょう?

<回帰分析>

Excelで、ビジネスデータ分析を勉強してくると
回帰分析】というコトバに遭遇する事になるはずです。

回帰分析】は、
例えば、価格と売上個数の関係を具体化することが出来たりします。

今までベテランさんの経験値とか直感に頼るのではなく、
より具体的にその関係を把握できるメリットがあります。

ただ、事務職のスタッフさんは分析云々というよりも、
会議資料の一つとして、【回帰分析】も作ることが出来ますよ。

というほうが大切なのではと思います。

実は、【回帰分析】の資料を作るだけなら、
Excelを使うと難しくはないんです。

次の表を使って説明してみましょう。

では、数値ではわかりにくいので、
「見える化」である、グラフにしてみましょう。

今回は、
『販売金額が変わると、売上個数が増減する』
という関係を想定して作ってみましょう。

使うグラフは【散布図】を使っていきますので、
B1:C16を範囲選択して、挿入タブの散布図を選択してクリックしましょう。

散布図グラフが表示されました。

実は、これで完成といえば完成なのですが、
イマイチなので、アレンジしていきます。

まずは、縦軸と横軸ともに数値が0(ゼロ)から始まっていますので、
縦軸の最小値を20から、横軸の、最小値75からに変更してみます。

そしてこのグラフに、【近似曲線】を加えていきましょう。

グラフツールのデザインタブにある、グラフ要素を追加から、
「近似曲線」の中にある、「その他の近似曲線オプション」をクリックします。

グラフの右上にある、グラフ要素の追加ボタンからでも当然OKです。

右側に、近似曲線の書式設定作業ウインドウが表示されますので、
近似値のオプションの中から、線形近似をチェックして、
「グラフに数式を追加する」と「グラフにR-2乗値を表示する」の
それぞれに、チェックマークをつけます。

散布図のグラフに、近似曲線が追加されました。

そして、グラフには、数式とR-2乗値も表示されているのが確認出来ますね。

回帰分析】のグラフとしては、これで完成です。

あとは、会議の場で、
喧々諤々とやっていただければいいのですが、
この数式とR-2乗値が気になりますよね。

y = -1.4641x + 184.76

これは、y=ax-bという一次関数で、
今回の想定は、

『販売金額が変わると、売上個数が増減する』

ということでしたので、xは販売金額で、yが売上個数を表しています。

売上個数=a ×販売金額 + b
を意味していますので、

売上個数=-1.4641×販売金額 + 184.76を表している数式です。

では、-1.4641は何を意味しているのかというと、
販売金額を1円UPすると-1.4641個、
売上個数が減少するということを意味しています。

184.76は、「切片」といって、
y=ax-bのxに0を入れたときのy値を表します。

仮に、販売価格を120円としたときには、
売上個数=-1.4641×120+184.76で
約9個が売れるということが予測することが出来るときに使う値です。

当然予測なので、R-2乗値を表示しておくことによって、
「販売金額の想定によって売上個数の上下の幅」を確認することが出来ます。
R-2乗値は決定係数ともいいます。

このR-2の値は1に近いほど、予測精度は高くなります。

回帰分析】を使って分析というよりも、
まずは今まで会議で使用している資料に
プラスアルファする資料を短時間で作ることが出来る事を
知っているということが、大切だと思われますので、
機会がありましたら、作ってみてはいかがでしょうか?

10/15/2017

今週のFacebookページの投稿 2017/10/09-2017/10/15

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Facebookページで【書いてみた】ワンポイントです。

10月09日
PowerPointショートカット。
表。Tabで次のセルに移動することが出来ますね。

10月10日
PowerPointショートカット。
表。Shift + Tabで前のセルに移動します。

10月11日
PowerPointショートカット。
表。↓で次の行に移動します。

10月12日
PowerPointショートカット。
表。↑で前の行に移動します。

10月13日
PowerPointショートカット。
表。Ctrl + Tabでセル内にタブを挿入します。

10月14日
PowerPoint。A4サイズと4:3は違うので、
印刷する資料はA4サイズで作るべきなんですね。これノウハウ。

10月15日
PowerPointショートカット。
表。表の右下のセルで Tabで表の末尾に新しい行を追加します。

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10/13/2017

Excel。マクロ015。条件分岐の「If Then End If」

Excel。マクロ015。条件分岐の「If Then End If」

<VBA>

事務職でも、少しExcel VBAを知っていると、
確かに作業効率は改善されるようですが、
難しいと感じている人も多いようです。
とはいえ、少しずつでいいので、慣れていくといいですね。

今回は、条件分岐処理の基本
If Then End If 
をご紹介していきます。

If Then End Ifは、
「もしこの条件を満たしていたら、実行」
という処理を行うことができます。

ステートメントとしては、
If 条件式 Then
 処理内容
End If

です。処理内容が短い場合は、一行で書いてもいいのですが、
慣れるまでは、この形で書くようにするといいですね。

では、次の表があります。

G列の売上金額が、200,000以上だったら、
文字を赤にするという設定を行うようにしたいとします。

条件付き書式でもいいのですが、
条件付き書式は、
一度きりの資料の時でも条件付き書式の設定情報はファイルに残ってしまうので、
ファイルサイズや、
セルのコピーなどの時に条件付き書式の設定データが邪魔になることがあります。

このようなこともあって、
今回は、マクロVBAで処理出来るようにしてみましょう。

その前に、マクロVBAがイマイチ苦手な方は、
このあたりから、苦手になっていくそうなので、
今回は、ワザと細かくプロセスを経て作っていこうと思っております。

まずは、次のようなマクロVBAを作りましょう。

Sub 条件分岐01()
    If ActiveCell.Value >= 200000 Then
        ActiveCell.Font.Color = vbRed
    End If
End Sub

では、G4をクリックしておいてから、このマクロVBAを実行してみましょう。

G4の値は、200,000以上なので、文字の色が赤になりましたね。

ここで、
「他のセルは、文字の色が赤になっていないじゃないか!」と思った方。

その通り、このマクロVBAは、
アクティブセルの内容を判断しているだけのマクロVBAです。

マクロVBAは、このような「条件分岐処理」とペアで必要になってくるのが、
繰り返し処理」なのです。

要するに、一つずつのセルを判断することを繰り返していく。
ということをするわけです。

なので、このマクロVBAに繰り返し処理を加えてみましょう。

Sub 条件分岐02()
    Dim i As Long
    For i = 2 To 18
        If Cells(i, 7).Value >= 200000 Then
         Cells(i, 7).Font.Color = vbRed
        End If
    Next
End Sub

では、実行してみましょう。

今回は、G列の売上金額のデータすべてに関して、
200,000以上なら文字の色が赤色になりましたね。

ここで、マクロVBAの意味を確認しておきます。

Dim i As Long は、iという変数をLong形式で宣言しています。
変数はわかりやすい名前にしてもOKですね。
例えば、gyouというのでもOKですね。

For i = 2 To 18~Next
このFor カウンタ変数=初期値 To 終了値 Next
という繰り返し処理構文です。
今回は、2行目から18行目まで処理をするので i = 2 To 18

この繰り返し処理構文の中身が、
If Cells(i, 7).Value >= 200000 Then
  Cells(i, 7).Font.Color = vbRed
End If

Cells(i,7)ですが、セル(i行目,7列目)という意味なので、i=2の場合は、
セルG2を表現します。

つまり、
If Cells(i, 7).Value >= 200000 Then は、G2は200,000以上ですか?
という意味になります。

Cells(i, 7).Font.Color = vbRed は、文字の色を赤にするという意味です。

この処理を繰り返し処理構文の中に組み込まれているので、
G2:G18まで処理してくれたわけです。

今回は、条件分岐と繰り返し処理構文の基本のご紹介でした。

10/10/2017

Excel。3-D面グラフの見栄えをよくするにはどうしたらいいの?【Area graph】

Excel。3-D面グラフの見栄えをよくするにはどうしたらいいの?

<3-D面グラフ>

Excelのグラフは簡単に作れるものも沢山あるのですが、
今回のリクエストは、3Dグラフを作成してみたものの、
プレゼン資料としては見栄えが悪いので、
どこをどのようにしたら効率的に改善できるのかを教えてほしい。というもの。

次の表があって、

A2:C8を範囲選択して、挿入タブのグラフにある、
「面グラフ」の3-D面をクリックしてみましょう。

すると簡単に3-D面グラフが作成できるのですが…

色はともかく、確かにこのままでは、
プレゼン資料としては使えませんね。

軸も「関東」しか見えていませんし…。

では、この3-D面グラフの最低ここは変えてみたらどうでしょうか?
というポイントをご紹介していきます。

グラフエリアをダブルクリックするか、
クリックして、書式タブの選択対象の書式設定をクリックして、
グラフエリアの書式設定ダイアログボックスを表示しましょう。

3-D回転の「グラフのサイズ」にある、
軸の直交にチェックマークをつけます。

そして、グラフを見ながら、奥行きの数値を上げていきます。

グラフはこのようになりました。

これで、軸の「関西」も表示されてきましたね。

あとは、縦軸。奥行きは広がったのですが、
グラフの高さである縦軸はそのままで自動調整されません。

では、改めて、グラフエリアの書式設定ダイアログボックスを表示しましょう。

先程の3-D回転の「グラフのサイズ」にある、
自動サイズ設定のチェックマークを外すと、
高さを調整することが出来るようになりますので、グラフを見ながら変更します。

この自動サイズ設定を解除しないと、
縦軸の目盛間隔を調整してもわかりにくくなりますので、
このチェックマークを外して、見栄えをよくするといいですね。

ここまでで、3-D面グラフはこのようになりました。

あとは、細かい点を用途に応じて調整してあげれば完成という流れですね。

基本的には、凡例が不要になりましたので、凡例を削除しておきましょう。

そして、目盛間隔は多すぎるとわかりにくいグラフになってしまいますので、
目盛間隔も調整するといいでしょう。

最初のグラフの状態と比べると、見栄え度があがっているかと思います。

ちなみに、3-D面グラフの幅を細く、
または、太くするときには、通常の棒グラフと同じように、
3-D面グラフをダブルクリックするか、クリックして、
書式タブの選択対象の書式設定をクリックして、
データ系列の書式設定ダイアログボックスを表示しましょう。

系列のオプションにある「要素の奥行き間隔」を”なし”にすれば太くなり、
”大”の方向にスライドすれば、3-D面グラフが細くなりますので、
これも用途に合わせて調整してみてください。

このように、3-D面グラフは作成すること自体は簡単なのですが、
よりわかりやすいグラフに調整してあげるといいでしょう。

10/08/2017

今週のFacebookページの投稿 2017/10/02-2017/10/08

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Facebookページで【書いてみた】ワンポイントです。

10月02日
PowerPointショートカット。
テキスト&オブジェクト。Alt + Shift + Vでアニメーションを貼り付ける

10月03日
PowerPointショートカット。
テキスト&オブジェクト。
Ctrl + Alt + Vで[形式を選択して貼り付け] ダイアログ ボックスを
開くことが出来ますね。

10月04日
PowerPointショートカット。
テキスト。Endで行の末尾に移動することが出来ますね。

10月05日
PowerPointショートカット。
テキスト。Homeで行の先頭に移動します。

10月06日
PowerPointショートカット。
テキスト。Ctrl + Endでテキスト ボックスの末尾に移動します。

10月07日
PowerPointショートカット。
テキスト。Ctrl + Homeでテキスト ボックスの先頭に移動します。

10月08日
PowerPointショートカット。
テキスト。Ctrl + Enterでスライド上の最後のプレースホルダーで行うと、
元のスライドと同じスライド レイアウトで新しいスライドが挿入されます。

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10/07/2017

Excel。24時間オーバーの時と分を別々のセルに表示させるには【Hour】

Excel。24時間オーバーの時と分を別々のセルに表示させるには

<HOUR+DAY&MINUTE関数>

Excelで時間関係の資料を作ろうとすると、
思いのほか作れないことがあります。今回もその中の一つだと思います。

まずは、下の表をご覧ください。

勤務時間の合計がD7に算出されています。
この勤務時間の合計を時間と分に分けて表示している資料です。

見た目、簡単にできそうですが、一筋縄ではいかないのです。

では、一つずつ確認していきましょう。

最初の確認は、D7の勤務時間の合計を算出するところからです。

時間の合計ですので、SUM関数を使用して算出してみると、

12:30という勤務時間の合計が算出されました。

Excelでの時間計算でお馴染みの24時間オーバー問題。

Excelは1日をシリアル値で1としていて、
24時間以上を越えた場合は、何日目の何時として、
そのうちの、時間のみを表示してしまいます。

そこで、登場するのが、【表示形式】でしたね。

では、D7をクリックして、
セルの書式設定ダイアログボックスを表示しましょう。

セルの書式設定ダイアログボックスは、
Ctrl+1というショートカットキーが楽ですね。

分類の「ユーザー定義」にして、
種類を、[h]:mmと設定してOKボタンをクリックしましょう。

これで、24時間以上の表示が出来ましたね。

さて、ここからが本題。
B10に時間である。36というのを表示させたいわけです。

文字でないので当然、LEFT関数を使うわけにはいきませんね。

そこで、時間を抽出する関数である、HOUR関数を使ってみましょう。

B10をクリックして、HOUR関数ダイアログボックスを表示しましょう。

シリアル値にD7を設定してOKボタンをクリックしましょう。

あれれ、36ではなくて、12と算出されてしまいましたね。

実は、HOUR関数。

これも24時間オーバーに対応していないのです。
あくまでも、24時間を取り除いた数値なわけです。

そこで、算出された時間に、日数分を24倍した数値を足せば、
時間を算出することが出来ます。

日数分を算出するためには、DAY関数を使う必要があります。

これで、何日分の何時間の何日分が算出されていますので、
この日を時間という単位に変換しますので、24倍するわけです。

早速、B10の数式を修正していきましょう。

あれれ?数式を
=HOUR(D7)+DAY(D7)*24

と修正したにもかかわらず、
864:00と意味不明の数値が表示されてきました。

ここで、慌ててはいけませんね。

これもExcelの時間トラブルの一つですね。
表示形式が時間になっているので、表示形式を標準に戻してみましょう。

これで、36と算出することができましたね。

あとは分ですね。
分はMINUTE関数を使えば簡単に算出することが出来ますね。

C10の数式は、
=MINUTE(D7)
という数式が設定されています。

これで、24時間オーバーの時間と分を
別々のセルに表示させることができましたね。

Excelの時間関係は、一癖ありますので、ご注意ください。

10/04/2017

Access。クエリで文字列の左側・右側の文字を抽出する【LeftとRight】

Access。クエリで文字列の左側・右側の文字を抽出する

<クエリ Left関数&Right関数>

次のようなクエリがあります。

データシートビューで表示するとこんなクエリです。

今回は、この郵便番号フィールドの左3文字分
ハイフンの後の右4文字分をそれぞれ抽出したフィールドを
作りたい場合はどうしたらいいのでしょうか?

今回の左から何文字とか右から何文字というような抽出を
Excelで行う場合は、
文字操作でお馴染みのLEFT関数とRIGHT関数を使って抽出するわけですが、

Accessの関数にもExcelと同じように、
Left関数とRight関数があるので、それを使って抽出していきましょう。

なお、Accessの関数は、
Excelの関数と同じ名前でも使い方が違う関数や、
算出結果がAccessとExcelでは異なる関数がありますので、
それぞれの関数の使い方を確認する必要がありますので、
「Excelの関数と同じでしょう」と思いこまないようにしましょう。

【Left関数】

最初は、Left関数から確認していきましょう。

Left関数の形は、フィールド:Left([フィールド名],文字数)という形ですので、
次のように設定していきます。

左3文字: Left([郵便番号],3)

今回は、左側から3文字なので、引数には、3としてあります。

これだけで、左側から指定の文字を抽出することができます。
ExcelのLEFT関数と使い方が似ていますので、
理解しやすいAccess関数の一つですね。

それでは、データシートビューで確認してみましょう。

左側から3文字を抽出することが出来ましたね。

【Right関数】

続いてRight関数もやってみましょう。

今回は、右側から4文字分を抽出したいわけですね。
抽出する文字数が決まっている場合は、
Right関数を使ったほうが、
Excelでも馴染みがあるので使用してもいいのですが、
文字数がバラバラ。

例えば、氏名の名前を抽出するケースなどは、
Right関数ではなくて、Mid関数を使うことになります。

Mid関数に関しては、次回紹介していきます。

さて、Right関数の形は、
フィールド:Right([フィールド名],文字数)という形ですので、

先ほどのLeft関数と同じなので、作り方に差はありません。

では、次のように設定してみましょう。

右4文字: Right([郵便番号],4)
これで、郵便番号の右側4文字分が抽出することが出来ますので、
データシートビューで確認してみましょう。

このように、Right関数を使うことで、
ExcelのRIGHT関数と近い使い方で、
右側から希望する文字数を抽出することができましたね。

今回は、
AccessでのLeft関数とRight関数の作り方・使い方を
ご紹介いたしました。

ExcelのLEFT関数・RIGHT関数と同様に、わかりやすい関数ですね。