Excel。合計行がある表で、並べ替えをするときは、範囲選択が重要です。【Youtube】

Excel。合計行がある表で、並べ替えをするときは、範囲選択が重要です。

＜並べ替え＞

昇順や降順のボタンや並べ替えのボタンをつかって、手早く並べ替えができます。

ところが、帳票のような下側に合計行などの集計行があるときに、そのままボタンだけで処理をすると、合計行などの集計行が、とんでもないことになってしまいます。

その解決方法は、範囲選択なんですね。

Excel。横長の表。列で並べ替えをするには、どうしたらいいの？【SORT】

Excel。横長の表。列で並べ替えをするには、どうしたらいいの？

＜並べ替え＞

データタブの並べ替えにある「昇順」や「降順」のボタンをつかうと、簡単に並べ替えを実行できます。

行方向のデータ（レコード）を対象に並べ替えを行うわけですが、横長の表の場合、行方向ではなくて、列方向（フィールド）で並べ替えを行いたい時にはどのようにしたらいいのでしょうか？

次の表を用意しました。

B列からH列を対象に並べ替えをしたいわけです。

仮にA2をクリックした状態で、昇順ボタンを押したところで、A列のデータを起点として行（レコード）が対象となって並べ替えを行うわけです。

次のようにしたいわけです。

自力で行うには、面倒ですね。

では、Excel VBAでプログラム文をつくったほうがいいのでしょうか？

実は、ちょっとしたところに、列（フィールド）対象で、並べ替えを行うところが隠れているのです。

並べ替えをおこなうのに、範囲選択をしてから実行します。

なぜ、範囲選択をするのかというと、A列も並べ替えの対象になってしまうからです。

今回は、B1:H6を範囲選択してから実行します。

では、B1:H6を範囲選択して、データタブの並べ替えボタンをクリックします。

並べ替えダイアログボックスが表示されます。

レベルの追加ボタンの下に「列」と表示されていることを覚えておきましょう。

並べ替えダイアログボックスのオプションボタンをクリックします。

並べ替えオプションダイアログボックスが表示されます。

方向が「行単位」になっているのを「列単位」に変更してOKボタンをクリックします。

並べ替えダイアログボックスに戻ってきます。

レベルの追加ボタンの下の表示が「列」から「行」に変わったことが確認できます。

最優先されるキーを、1行目なので、「行1」と設定します。

並べ替えのキーと順序を設定しますが、今回は、初期値のままとします。

それでは、OKボタンをクリックします。

これで、列（フィールド）の並べ替えが実行できました。

なかなか、列方向で並べ替えをすることはないと思われますが、このように、並べ替えダイアログボックスのオプションで設定することで、実行できます。

なにか、プラスアルファなことができないかと思った場合は、オプションを見てみると、対応することができるかもしれません。

Excel。決まった順で並べ替えをしたいけど、五十音順で並ぶので、どうにかしたい【SORT】

Excel。決まった順で並べ替えをしたいけど、五十音順で並ぶので、どうにかしたい

＜ユーザー設定リストと並び替え＞

Excelには、ちょっと知っていると簡単に解決できるけど、知らないと時間がかかって困るというものが結構あります。

例えば、売上高を降順にした表があります。

資料上、降順に並べたのですが、次のような順番で管理しています。

新宿・渋谷・池袋・品川・秋葉原という順番です。

この順番にしたいわけですが、降順の表で、店舗名を昇順でも降順でもいいのですが、並べ替えを行うと、次のようになってしまいます。

店舗名を昇順で並べ替えをすると、入力されたときの文字情報をフリガナとして、そのフリガナを昇順。つまり五十音順で並び替えをした状態です。

希望している順に並び替えられないので、「あること」を知らないと、色々作業をしないといけないわけです。

そこで、希望する並び順を登録する場所があって、登録すれば、その順番に並べ替えることが出来ます。

その登録する場所というのが、「ユーザー設定リスト」なのです。

まず、並べたい順のデータを用意しておきます。

ファイルタブのオプションをクリックして、Excelのオプションダイアログボックスを表示します。

詳細設定の「ユーザー設定リストの編集」ボタンをクリックします。

ユーザー設定リストの設定ダイアログボックスのインポートのボックスに、希望する並び順のデータを設定します。

今回は、A2:A6を範囲選択します。自動的に絶対参照が設定されます。

その後インポートのボタンをクリックすれば、登録完了です。

OKボタンをクリックして、Excelのオプションダイアログボックスに戻りますので、改めて、OKボタンをクリックします。

では、改めて、売上高を降順にした表を用意しておきます。

表の中のセルをクリックしておきます。

わかりやすいように、店舗名と入力されているA1をクリックします。

データタブの「並べ替え」をクリックします。

並べ替えダイアログボックスが表示されます。

列を「店舗名」にして順序を「ユーザー設定リスト」を選びます。

ユーザー設定リストダイアログボックスが表示されますので、先程登録した並び順を選択してOKボタンをクリックします。

並べ替えダイアログボックスに戻りますので、OKボタンをクリックします。

すると、希望する並び順にすることができました。

このように、ユーザー設定リストに登録することで、希望する順番で並べ替えを行うことができます。

また、副産物ではありませんが、ユーザー設定リストに登録すると、オートフィルでの入力もこの登録した順で、入力することができます。

ユーザー設定リストに登録するメリットはありますが、今回のような表。

そもそも、あるものを最初から設定しておけば、簡単に希望の順で並べ替えができたのです。

次のように表を変えてみました。

追加したのは、通し番号の「NO」という列です。

重複しない番号（連番など）を用意することで、NOをつかって並べ替えを行えば、簡単に希望する順にすることができますので、基本的には、ユーザー設定リストに登録するのもいいですが、通し番号を用意しておく方が、楽なのではないかと思います。

Excel。SORT。並び替えを行方向ではなくて、列方向で実施したいけど出来るの？

Excel。並び替えを行方向ではなくて、列方向で実施したいけど出来るの？

＜列の並び替え＞

次のような表があります。

Excelの表というかデータベースという考え方からすると、
多くは、縦方向のデータや表になっているので、
並び替えを行うとしても、
通常の並び替えを行えば簡単に並び替えできるのですが、

今回のリクエストは、
列方向での並び替えを行いたいのですが、どうしたらいいのでしょうか？
というもの。

念のために確認ですが、
例えば、G列の合計値を降順で並び替えを行いたいとします。

ただ、気を付けなければいけないのが、
9行目に合計行があり、それを含めてしまうと、
並び替えが上手くいきませんので、
今回は、A4:G8を範囲選択してから、並び替えを実施していきましょう。

データタブにある、並び替えをクリックします。

並び替えダイアログボックスが表示されますので、
優先されるキーに合計
並び替えのキーは、値　のまま
順序は、降順。つまり金額の高い順ですね。

あとは、OKボタンをクリックしましょう。

おなじみの処理ですので、範囲選択だけ注意すれば、
簡単に並び替えを行うことが出来ましたね。

さて、いよいよここからが本題。

今は、行方向で並び替えを行いましたが、
列方向で並び替えを行いたいとしたらどうしたらいいのでしょうか？

列方向では並び替えが出来ない？

と思っている方も多いのかもしれませんが、
そんな難しいことをしなくて、列方向で並び替えを行うことが出来るのです。

先ほどの表を元に戻しておきます。

では、今回は、9行目の合計値の昇順で並び替えを行っていきます。

B4:F9
を範囲選択することになります。

G列をいれてしまうと、
先ほどの行方向と同じで、並び替えが上手くいきません。

そして、データタブにある、
並び替えをクリックして、並び替えダイアログボックスを表示しましょう。

オプションボタンをクリックすると、
並び替えオプションダイアログボックスが表示されてきますので、
方向を列単位に変更してOKボタンをクリックします。

優先されるキーの▼をクリックすると、
なんと候補が「行」と変わっていますね。

今回は、9行目の合計で並び替えを行いたいので、行9を選択します。

並び替えのキーは、値のまま
順序も今回は、昇順のまま

あとは、OKボタンをクリックしましょう。

このように、行方向での並び替えではなくて、
希望通りの列方向での並び替えをすることが出来ましたね。

ポイントは、並び替えダイアログボックスのオプションから、
列単位を選ぶということでした。

現場の資料の状況に合わせて使ってみてはいかがでしょうか？

Excel。SORT。オリジナルで並び替え。オリジナルで連続コピーできる、ユーザー設定リストをアレンジしてみよう

Excel。オリジナルで並び替え。オリジナルで連続コピーできる、ユーザー設定リストをアレンジしてみよう

＜ユーザー設定リストとオプション＞

オートフィルハンドルを使って、連続コピーを使ったりすると、
作業効率は確実にUPしますよね。
たとえば、4月と入力しておいて連続コピーをすると、
5月・6月…というように入力することが出来ます。

すでに登録されているものは、一定の法則に乗っ取って、登録されているのですが、
少し気が効くものとか登録されていたらなぁ～とか、
仕事でいつも規則性のある順番で入力しているリストも連続コピーのように使えたらなぁ～
ということもあると思います。

実は、連続コピーできるように設定されている場所というのがありまして、

【ユーザー設定リスト】

という場所にあります。Excelのオプションにありまして、
あまり見たことが無い方もいらっしゃるかと思いますが、
今回は、オリジナルで連続コピーが出来るように、
ユーザー定義リストをアレンジ修正していきます。

では、次のような表があります。

B列の氏名。内藤さんから須賀さんまで、いつもこの順番で入力するとします。

自分でいつも、内藤・大久保って入力していくのは面倒ですし、
もしかしたら、入力ミスをしてしまうかもしれませんね。

今回のユーザー定義リストを設定していくに当たり、直接入力して登録も出来るのですが、
この表のように、
リストを作っておくと範囲選択するだけになりますので、
リストを作っておくようにしておきましょう。

では、B2:B6を範囲選択しておいて、ファイルタブのオプションをクリックしましょう。

すると、Excelのオプションダイアログボックスが表示されます。

詳細設定をクリックして、下のほうにスクロールすると、
ユーザー定義リストの編集ボタンがありますので、クリックしましょう。

リストの取り込み元範囲のボックスに、内藤さんから須賀さんまでの、
$B$2:$B$6を範囲選択して、インポートボタンをクリックしましょう。

これで設定完了ですので、OKボタンをクリックして、Excelのオプションに戻りますので、
再び、OKボタンをクリックしましょう。

では、B9に内藤と入力して、オートフィルで連続コピーをしてみましょう。

4月・5月…と同じように文字が入力できましたね。

また、ユーザー定義リストで登録しておくとその順番で並び替えも行ってくれます。

表を、入会日を昇順で並び替えてみました。Noを昇順にすればいいじゃんとはなりますが、
ここは、氏名を使って元に戻すように並び替えを行ってみましょう。

並び替えダイアログボックスを表示して、
最優先されるキーを氏名にして、順序をユーザー設定リストにします。

ユーザー設定リストダイアログボックスが表示されてきますので、
先ほど登録した内藤～を選択して、OKボタンをクリックします。

並び替えダイアログボックスに戻ってくると、順序のボックスに、
内藤～のリストが設定されていますので、OKボタンをクリックしてみましょう。

表が並び変わりましたね。

このように並び替えでも使用できますし、
小計のときも並び替えをすることも出来ますので、
業務にあわせてユーザー設定リストを追加しておくといいですね。

Excel。SORT。並び替えをしても、常に1～の通し番号順にしたいけど、どうしたらいいの？

Excel。並び替えをしても、常に1～の通し番号順にしたいけど、どうしたらいいの？

＜ROW関数＞

今回ご紹介するのは、並び替えをしても、
常に、1～の通し番号順にしたいというものなのですが、意外かもしれませんが、
よくご質問があるものの一つなんですよ。

どのようなことなのかというと、下記の表があります。

B列には、1～の通し番号が振られています。

この表をG列の合計を降順で並び替えを行うと、

当然のことながら、レコード（行）ごとに並び替えされますから、
Noも連動して、1～ではなく、並び替わるわけですよね。

そこで、今回のご質問。この通し番号をこのような並び替えをしても、
常に1～の通し番号にしたいというわけです。

たしかに、自分で再度振りなおせばいい。
わけですが、それを毎度毎度やるのは、ナンセンスですし、面倒くさいですよね。

そこで、今回は、関数。ROW関数を使って常に、
1～の通し番号にする方法をご紹介していきます。

さて、どうやって、1という数値を持ってくることができるのか？を考えてみましょう。

並び替えをしても、
その表やテーブルとは無縁のところのデータを使わないといけないわけですよね。

そこで、行番号に着目してみましょう。

行番号は、表だろうがテーブルだろうが、行番号は行番号です。
その行番号を算出する関数はROW関数ですね。

では、NoのB列のデータをいったんすべて削除して、B4に

=ROW()

という数式を作ってみましょう。

行番号の4が算出されましたね。

ただ、この数式をオートフィルを使ってコピーしても、単に行番号が表示されるだけですよね。

そこで、もう一つアイディアを加える必要があります。

要するに、4を1にしたいわけですよね。
1行目からデータまでの行数。すなわち、3を減算してあげれば、1になりますよね。
すなわち、B4の数式を、

=ROW()-3

と修正すればいいわけですね。

これで、B4の数値は、1になりましたね。

それでは、オートフィルハンドルをつかって、数式をコピーしてみましょう。

さて、問題なのは、ココからですね。並び替えをしても、
1～の通し番号にしたいというのが目的でしたので、合計を降順で並び替えをしてみましょう。

G3をクリックして、データタブの並び替えとフィルターにある、降順ボタンをクリックしましょう。

それでは、どうなったのでしょうか？確認してみましょう。

希望通りに、1～の通し番号順になっていますよね。

これは、今回のような表でも出来ますし、テーブルにしても使えますので、
ちょっと、覚えておくといい、テクニックのひとつかもしれませんね。

Excel。SORT。五十音順じゃなくて、決まった順番で並び替えを行いたい

Excel。五十音順じゃなくて、決まった順番で並び替えを行いたい

＜ユーザー設定リストの編集＋並び替え＞

先日、Excelの経験値が少ない方を教える講習で、並び替えをご紹介したあと、
担当者さんから、店舗名を五十音順じゃなくて、
ある決まった順番で並び替えを行いたいのですが、出来ますかねぇ？と聞かれました。

なるほど、確かに、五十音順じゃなくて、
その会社さん内で決まった順番があってその順番通りに並べたいということはありますよね。

で、聞いてみたのです。今どうしているんですか？と。

そうしたら、手動で並び替えているそうでして…

まぁ、通し番号を振っておいて並び替えを行ったほうが、
楽に希望のことが出来るとは思うのですが、そのようなケースばかりではないと思いますので、
今回は、五十音順じゃなくて、

決まった順番で並び替えを行う方法

をご紹介します。

下記の表があります。

今並んでいる、店舗の順番ではなくて、次の順番で並べたいとします。

新宿が本店という事もあって、最初になっていたりしますね。

まず、この決まった順番をExcelに覚えさせる必要があります。
この新宿本店～高田馬場店を範囲選択しておきます。

ファイルタブのオプションをクリックすると、
Excelのオプションダイアログボックスが表示されますので、その中の、詳細設定をクリックします。

下の方にスクロールすると、全般にユーザー設定リストの編集　というボタンがあります。

このユーザー設定リストの編集ボタンをクリックすると、
ユーザー設定リストダイアログボックスが表示されます。

すでに範囲選択をしておりますので、
$I$4:$I$9とインポートの左側のボックスに入力されているのを確認しましたら、
インポートボタンをクリックします。

すると、リストの項目に決まった順のリストが表示されて、
ユーザー設定リストの一番下に追加されたのが確認できます。

確認できましたら、OKボタンをクリックしましょう。

再度、Excelのオプションダイアログボックスに戻りますので、ここもOKボタンをクリックします。

これで、準備終了です。

では、並び替えを行っていきます。

今回は10行目に合計行がありますので、範囲選択をしませんと、
合計行も混ざって並び替えを行ってしまいますので、注意が必要ですね。

B3:F9まで範囲選択をして、

データタブの並び替えボタンをクリックしましょう。

並び替えダイアログボックスが表示されますので、
優先されるキーは、店舗
並び替えのキーは、値。
そして、順序は、昇順でも降順でもなく、ユーザー設定リストを選びます。

ユーザー設定リストダイアログボックスが表示されますので、
その中から、先程登録しました、決まった順番のリストを選択してOKボタンをクリックしましょう。

並び替えダイアログボックスに戻りますので、OKボタンをクリックしましょう。

これで、決まった順番に並び変わりましたね。

けど、やはり、通し番号とか、店舗番号とか設定して置いて、
それを基準として並び替えを行ったほうがいいとは思います。