Excel。SORT。オリジナルで並び替え。オリジナルで連続コピーできる、ユーザー設定リストをアレンジしてみよう

Excel。オリジナルで並び替え。オリジナルで連続コピーできる、ユーザー設定リストをアレンジしてみよう

＜ユーザー設定リストとオプション＞

オートフィルハンドルを使って、連続コピーを使ったりすると、
作業効率は確実にUPしますよね。
たとえば、4月と入力しておいて連続コピーをすると、
5月・6月…というように入力することが出来ます。

すでに登録されているものは、一定の法則に乗っ取って、登録されているのですが、
少し気が効くものとか登録されていたらなぁ～とか、
仕事でいつも規則性のある順番で入力しているリストも連続コピーのように使えたらなぁ～
ということもあると思います。

実は、連続コピーできるように設定されている場所というのがありまして、

【ユーザー設定リスト】

という場所にあります。Excelのオプションにありまして、
あまり見たことが無い方もいらっしゃるかと思いますが、
今回は、オリジナルで連続コピーが出来るように、
ユーザー定義リストをアレンジ修正していきます。

では、次のような表があります。

B列の氏名。内藤さんから須賀さんまで、いつもこの順番で入力するとします。

自分でいつも、内藤・大久保って入力していくのは面倒ですし、
もしかしたら、入力ミスをしてしまうかもしれませんね。

今回のユーザー定義リストを設定していくに当たり、直接入力して登録も出来るのですが、
この表のように、
リストを作っておくと範囲選択するだけになりますので、
リストを作っておくようにしておきましょう。

では、B2:B6を範囲選択しておいて、ファイルタブのオプションをクリックしましょう。

すると、Excelのオプションダイアログボックスが表示されます。

詳細設定をクリックして、下のほうにスクロールすると、
ユーザー定義リストの編集ボタンがありますので、クリックしましょう。

リストの取り込み元範囲のボックスに、内藤さんから須賀さんまでの、
$B$2:$B$6を範囲選択して、インポートボタンをクリックしましょう。

これで設定完了ですので、OKボタンをクリックして、Excelのオプションに戻りますので、
再び、OKボタンをクリックしましょう。

では、B9に内藤と入力して、オートフィルで連続コピーをしてみましょう。

4月・5月…と同じように文字が入力できましたね。

また、ユーザー定義リストで登録しておくとその順番で並び替えも行ってくれます。

表を、入会日を昇順で並び替えてみました。Noを昇順にすればいいじゃんとはなりますが、
ここは、氏名を使って元に戻すように並び替えを行ってみましょう。

並び替えダイアログボックスを表示して、
最優先されるキーを氏名にして、順序をユーザー設定リストにします。

ユーザー設定リストダイアログボックスが表示されてきますので、
先ほど登録した内藤～を選択して、OKボタンをクリックします。

並び替えダイアログボックスに戻ってくると、順序のボックスに、
内藤～のリストが設定されていますので、OKボタンをクリックしてみましょう。

表が並び変わりましたね。

このように並び替えでも使用できますし、
小計のときも並び替えをすることも出来ますので、
業務にあわせてユーザー設定リストを追加しておくといいですね。

Excel。SORT。五十音順じゃなくて、決まった順番で並び替えを行いたい

Excel。五十音順じゃなくて、決まった順番で並び替えを行いたい

＜ユーザー設定リストの編集＋並び替え＞

先日、Excelの経験値が少ない方を教える講習で、並び替えをご紹介したあと、
担当者さんから、店舗名を五十音順じゃなくて、
ある決まった順番で並び替えを行いたいのですが、出来ますかねぇ？と聞かれました。

なるほど、確かに、五十音順じゃなくて、
その会社さん内で決まった順番があってその順番通りに並べたいということはありますよね。

で、聞いてみたのです。今どうしているんですか？と。

そうしたら、手動で並び替えているそうでして…

まぁ、通し番号を振っておいて並び替えを行ったほうが、
楽に希望のことが出来るとは思うのですが、そのようなケースばかりではないと思いますので、
今回は、五十音順じゃなくて、

決まった順番で並び替えを行う方法

をご紹介します。

下記の表があります。

今並んでいる、店舗の順番ではなくて、次の順番で並べたいとします。

新宿が本店という事もあって、最初になっていたりしますね。

まず、この決まった順番をExcelに覚えさせる必要があります。
この新宿本店～高田馬場店を範囲選択しておきます。

ファイルタブのオプションをクリックすると、
Excelのオプションダイアログボックスが表示されますので、その中の、詳細設定をクリックします。

下の方にスクロールすると、全般にユーザー設定リストの編集　というボタンがあります。

このユーザー設定リストの編集ボタンをクリックすると、
ユーザー設定リストダイアログボックスが表示されます。

すでに範囲選択をしておりますので、
$I$4:$I$9とインポートの左側のボックスに入力されているのを確認しましたら、
インポートボタンをクリックします。

すると、リストの項目に決まった順のリストが表示されて、
ユーザー設定リストの一番下に追加されたのが確認できます。

確認できましたら、OKボタンをクリックしましょう。

再度、Excelのオプションダイアログボックスに戻りますので、ここもOKボタンをクリックします。

これで、準備終了です。

では、並び替えを行っていきます。

今回は10行目に合計行がありますので、範囲選択をしませんと、
合計行も混ざって並び替えを行ってしまいますので、注意が必要ですね。

B3:F9まで範囲選択をして、

データタブの並び替えボタンをクリックしましょう。

並び替えダイアログボックスが表示されますので、
優先されるキーは、店舗
並び替えのキーは、値。
そして、順序は、昇順でも降順でもなく、ユーザー設定リストを選びます。

ユーザー設定リストダイアログボックスが表示されますので、
その中から、先程登録しました、決まった順番のリストを選択してOKボタンをクリックしましょう。

並び替えダイアログボックスに戻りますので、OKボタンをクリックしましょう。

これで、決まった順番に並び変わりましたね。

けど、やはり、通し番号とか、店舗番号とか設定して置いて、
それを基準として並び替えを行ったほうがいいとは思います。

Excel。東京神奈川千葉埼玉の順で並び替えをするには？ユーザー設定リスト

Excel。東京神奈川千葉埼玉の順で並び替えをするには？

ユーザー設定リスト

前回は、ユーザー設定リストに登録すると、
オートフィルハンドルを使っての連続データでコピーが出来て便利ですよね。
ということをご紹介しましたが、今回は、そのユーザー設定リストを設定しておくと、
自分の思いのままに並び替えができるのです。

それを、今回はご紹介していきたいと思います。

このテクニックは、仕事で使えるExcel講座や、企業研修などでもご紹介をしております。

さて、下記のようなデータがあります。

これを、東京・神奈川・千葉・埼玉の順番で並び替えをしたいとします。
それでは、やってみましょう。B2の都道府県をクリックして、
データタブの並び替えとフィルターにある、昇順のボタンをクリックしてみましょう。

すると、

神奈川・埼玉・千葉・東京と並びましたね。
これは、これらの文字情報を元に並び替えを行ったわけです。
かながわ・さいたま・ちば・とうきょう。

か→さ→ち→と　という情報から並び替えを行ったのです。
これでは、今回の東京・神奈川・千葉・埼玉の順番で並び替えを行う事が出来ないわけです。

では、どうやったらいいのでしょうか？

そこで、ユーザー設定リストが登場するわけです。
まずは、ユーザー設定リストに、東京・神奈川・千葉・埼玉と設定していきましょう。
前回は、リストを使って設定しましたので、今回は入力していくやり方を紹介していきます。
ファイルタブのオプションをクリックします。

詳細設定をクリックして、ユーザー設定リストの編集ボタンをクリックしましょう。

ユーザー設定リストダイアログボックスが表示されたら、
リストの項目に、東京・神奈川・千葉・埼玉と、入力して、追加ボタンをクリックしましょう。

ユーザー設定リストに登録されましたので、OKボタンをクリックしましょう。
また、Excelのオプションダイアログボックスに戻りますので、ここもOKボタンをクリックしましょう。
これで準備は、完了しましたので、いよいよ、

東京・神奈川・千葉・埼玉と並び替えをやってみましょう。

B2をクリックして、データタブの並び替えとフィルターの並び替えボタンをクリックします。

そうすると、並び替えダイアログボックスが表示されてきます。

列は、都道府県。並び替えのキーは、値のままでOKですね。
そして、順序はユーザー設定リストを選びます。
ユーザー設定リストダイアログボックスが表示されてきますので、ユーザー設定リストから、

東京,神奈川,千葉,埼玉を選んで、

OKボタンをクリックしましょう。

並び替えダイアログボックスに戻ってきます、順序には、
東京,神奈川,千葉,埼玉と表示されているのが確認できたら、OKボタンをクリックしましょう。

これで、希望通りに、東京・神奈川…埼玉と並びましたね。
ちょっと知っているだけで、アレコレ使えるテクニックですので、覚えておくといいですね。

Excel。Excel2010でExcel2003の印刷プレビューを表示する方法

Excel。
Excel2010でExcel2003の印刷プレビューを表示する方法

クイックアクセスツールバーをカスタム

最近、企業研修で、Excel2003を使用していたけどExcel2010になったので…
あれは、これは、どこにいったという質問が多いですね。
そこで、今回は、その中でも多い、

Excel2003の印刷プレビューを使う方法

をご紹介。

Excel2010では、ファイルタブ→印刷をクリックすると、

バックステージビュー

に変わります。

これだと、右側のプレビューは拡大して確認することはできません。
また、表示タブのページレイアウトや改ページプレビューとも、ちょっと違う。

そこで、知っておくと便利なのが、
リボンに表示されていないもので、
便利なもの旧バージョンでお馴染みのものが結構あるのです。
それを、クイックアクセスツールバーに登録しちゃおうという訳です。
では、やり方をご紹介。

クイックアクセスツールバーの▼をクリックして、その他のコマンドをクリックします。
※ファイルタブ→Excelのオプションと同じです。

 クイックアクセスツールバーが選択されている状態で、
左側がコマンドの選択が、基本的なコマンドになっています。
ここの▼をクリックして、

リボンにないコマンド

を選択します。

これをクリックすると、リボンにない操作が表示されてきます。
この中から、【印刷プレビュー（全画面表示）】を選択して、
追加ボタンをクリックすると、
右側のクイックアクセスツールバーのユーザー設定に追加されます。

OKボタンをクリックして確定します。

クイックアクセスツールバーに、ボタンが追加されています。
では早速クリックしてみましょう。

ありゃま、懐かしい。

印刷プレビュー

ですね。
これならば、ズームで確認も出来ますね。
どうしても、バックステージビューになじめない方は、
この方法はいかがでしょうか？

Excel。Excel2007と2010で開発タブの表示の方法が違います。

Excel。Excel2007と2010で開発タブの表示の方法が違います。

先日、研修先の方々から、Excel2010でマクロを作りたいんだけど、見つからない！
と話があったので、ちょこっと、紹介。

Excel2003までは、メニューバーのツールからマクロを選んで作れたけども、Excel2007になったら、メニューバーでなくなりリボンになったので、
どこだ～と探した方も多いかと。

Excel2007は、officeボタンからExcelのオプションを選んで、基本設定の中にある、

[開発]タブをリボンに表示する　

にチェックをつけると開発タブが表示されますので、その中にマクロが入っています。

ところが、Excel2010はというと、

ファイルタブからExcelのオプションを選んで、基本設定を見ると、
なんと、Excel2007にあったものが、【ない】。
じゃ、どこにあるのかというと…

Excelのオプションの　リボンのユーザー設定　にある、　メインタブ（右側）にある、

開発にチェック

を付けると、開発タブが登場します。

このように、Excel2007とExcel2010だけでも、開発タブの出し方がちがっています。

マクロをはじめとする、開発ツールは、高度なExcel操作ですので、
一般の方は、このタブがなくてもいいのかもしれませんが、
マクロを使うぐらいにExcelを使いこんでいる人にとっては、
バージョンが変わるたびに、探す必要がありますね。