Word。数字だけを半角・全角に統一するその方法 検索と置換とワイルドカード

Word。数字だけを半角・全角に統一するその方法

検索と置換とワイルドカード

企業研修や職業訓練で、最近ご質問があったもので、確かに現場レベルでは困るよねぇ～というものがあったので、今回は、その中で、算用数字だけを半角・全角で統一させたいというテクニックを紹介していきます。
全角・半角が結構あいまいで、バラバラになりがちですよね。校閲タブのスペルチェックと文章校正では、今回のリクエストには残念ながら対応していないんですよね。
あと、ホームタブの文字種の変換では、全部が、半角・全角になってしまいます。カタカナも数字も関係なし。これも使えませんね。

ではやっていきましょう。下記のような文章があります。

この文章内に、001と002という文字がありますが、ワザと全角と半角がミックスされています。見た目にもわかりませんよね。

では、どのようにやっていくといいのか、考えてみましょう。
先程、紹介した、ホームタブの文字種の変換には、半角・全角にする機能があります。ただ、【文章の全部】が置き換わってしまうので、使えない。
ならば、数字だけを選択できればいいわけですよね。数字を選択して全角でも半角でも変換することは容易になりますので、どうやったら、数字を検索することが出来るのか？がポイントになります。

それでは、数字だけを検索してみましょう。
ホームタブの検索の中にある【高度な検索】をクリックしましょう。
普通の検索だと、Word2010だと、ナビゲーションウインドウが表示されてしまうので、注意しましょう。まず、文頭にジャンプしましょう。Ctrl + Homeキーが便利ですね。

高度な検索をクリックすると、検索と置換ダイアログボックスが表示されてきます。

ワイルドカードを使用するにチェックを付けます。
検索する文字列に[0-9]と入力します。この[0-9]とは、ワイルドカードでして、0～9までという意味です。ちなみに今回は、半角を全角に置換させたいと思いますので、0-9は半角です。逆の場合は全角で[０-９]と数字は全角で入力します。
さらに、検索する場所ボタンをクリックして、【メイン文書】を選択しましょう。今回はメイン文書しか表示されていませんが、ヘッダーとフッターやテキストボックスの中など選択することが出来ます。
すると、今回は半角の数字が検索されました。

ここまでくれば、あと一息ですね。
ホームタブの文字種の変換の全角をクリックしましょう。

すると、検索された数字が全角になりましたね。

ちょっと、面倒くさいですが、知っておいて損はないWordテクニックの１つですね。

Excel。バブルチャートグラフをアレンジしてみよう

Excel。バブルチャートグラフをアレンジしてみよう

バブルチャート

Excelグラフの中で、作り方がよくわからないとのことで、前回ご紹介しました、バブルチャートグラフ。作っていただくと、ちょっとわかりにくいので、今回は、バブルチャートグラフをアレンジして、わかりやすいようにしていきましょう。

まず、前回作りました、バブルチャートグラフとその表を確認してみましょう。
表はこちらでしたね。

これから作成したバブルチェーとグラフです。

おさらいで、作り方も確認しておきましょう。
データのところだけを選択して作成する必要がありましたよね。
B3:D8を範囲選択して、
挿入のグラフにある、その他のグラフにある、バブルを選択しましょう。

そうしますと、バブルチャートグラフが出来ますので、凡例を削除しますと、上記のバブルチャートグラフが出来上がります。
 
さて、完成したバブルチャートグラフ。同じ色で、何がどのデータだか一目でわかりませんね。
そこで、色を替えたり、それそれの円に店名を表示したりしていきましょう。
まず、円グラフに店名を表示していきましょう。
グラフをクリックして、グラフツールのレイアウトタブをクリックしましょう。

データラベルの中央をクリックしましょう。すると、データの円の中央に数値が表示されてきます。

しかし、これでは数値のデータが表示されただけで、何がどれだかわかりませんので、この数値を店名に変えていきましょう。
今回は、420と表示されている一番右側のデータを替えていきます。
数値データの420の上をクリックすると、全部の数値データが、まず選択されます。

そして、もう一度、数値データの420の上をクリックすると、その数値データだけが選択されます。

ここがポイントですが、数式バーをクリックして、イコール（=）を入力して、420のデータの店名である、品川のA6をクリックしてEnterキーを押して確定させると、420のデータが店名の品川に替わったのが確認できますね。

数式バーには、
=バブルチャート!$A$6
となっていますね。この方法で面倒ですが、ひとつずつ、修正していくと、

すべての円の中が数値データから店名データに替わったのが確認できます。
そして、全部同じ色なので、ココだけは違う色にしたい場合もやってみましょう。
品川の円をクリックします。そうしますと、全部のデータが選択されますので、

そして、再度、品川のデータをクリックすると、そのデータだけが選択されました。

あとは、図形の色を変えていくだけですので、グラフツールの書式タブにある、

図形の塗りつぶしから、任意の色を選びましょう。これで完成ですね。

Excel。バブルチャートが作れないという声にこたえて。

Excel。バブルチャートが作れないという声にこたえて。

バブルチャート

企業研修とか、個人の方から、バブルチャートのグラフがうまく作れないんだけど…
という声がよくありまして、それを受けまして、
今回は、バブルチャートをご紹介しようと思います。

バブルチャートは、関連する要素の大小を円の大きさで表現するグラフですね。
グラフ全体的にいえる事なのですが、グラフを作るためのデータ。

表がバブルチャートを作るためのデータになっているのか？というのがポイントですね。

さて、下記の表があります。

この表を、バブルチャートで表現していくことにします。
まず、最初の最初がポイントなのですが、データ・表の作り方が重要になります。
今回は、売場面積・売上・アイテム数の順番になっておりますが、データの左側から、
X軸のデータ・Y軸のデータ・バブルの大きさという意味になりますので、
このデータの並び方を間違えてしまいますと、
全く意味の異なるバブルチャートが完成してしまいます。

今回は、売場面積がX軸で、売上がY軸で、アイテム数がバブルの大きさに該当します。

続いて、ポイントが登場します。
それは、範囲選択。ご存知のようにグラフは範囲選択。
棒グラフを作るように、A2:D8までを範囲選択してしまうとどうなるか、やってみましょう。
A2:D8を範囲選択して、挿入のグラフにある、その他のグラフにある、
バブルグラフを選択すると、バブルチャートのグラフができるはずなのですが…

なんだこれ？
とんでもないグラフが出来ちゃいましたね。

この２つのポイントによって、うまくできないという声があるのだと思います。
バブルチャートを作るには、データだけを範囲選択して、作る必要があるのです。

今回は、B3:D8を範囲選択するのが正解なのですね。
では、先程と同じように、挿入のグラフにある、その他のグラフにある、
バブルグラフを選択しましょう。

今度は、バブルチャートグラフが綺麗に出来ましたね。

あとは、凡例の系列1は不要ですので、この凡例を消す作業をしていきましょう。
バブルチャートグラフをクリックして、グラフツールのレイアウトタブをクリックして、
凡例のボタンをクリックして、その中にあります、なしを選びましょう。

そうすると、凡例が非表示になりましたね。

そして、バブルチャートグラフが完成しましたね。

改めて、ポイントをまとめてみたいと思いますが、

・表は左から、X軸・Y軸・バルブの大きさ
・範囲選択は、データのところを範囲選択。

この２点を抑えておきましょう。次回は、このバブルチャートでは、
どれが、どのデータかわかりにくいので、アレンジをしていきたいと思います。

Excel。DGET関数のほうが、VLOOKUP関数よりもわかりやすいかも。

Excel。DGET関数のほうが、
VLOOKUP関数よりもわかりやすいかも。

DGET関数

Excelの講座の中で、DSUMなどのデータベース系関数を紹介することがあるのですが、その中で最後にご紹介している、DGET関数というのがあるのですが、コレ。VLOOKUP関数と似たことが出来るのですが、教えていると、こっちのほうが、わかりやすいかなぁ～と感じることがありますので、今回は、DGET関数をご紹介いたします。

下記のシートがあります。

A2:C9までに従業員名簿があります。E3に社員番号を入力すると、E6に氏名が、F6に所属が、表示されるというものです。

やる前の準備段階ですが、E2:E3は、縦でないといけません。横で並べると出来ませんので注意が必要です。
そして、わかりやすいように、E3には、A001とサンプルデータをいれておきます。
では、早速作っていきましょう。
E6をクリックして、DGET関数のダイアログボックスを表示していきましょう。

データベースですが、これは、リストやデータベース。つまり、今回は社員名簿にあたりますので、A2:C9になります。必ず見出し行はいれましょう。VLOOKUP関数の範囲では入れなくてもいいのですが、今回は必要ですのでご注意ください。

次に、フィールドですが、これは、先程範囲選択したデータベースの中から、どのフィールドのデータを持ってきたらいいのかを教えてあげます。つまり、今回は氏名を検索したいわけですから、フィールド名が氏名のB2を入力します。
ちなみに、VLOOKUP関数の列番号と同じように、データベースの左端から何列目のデータを検索したらいいのかを教えてあげることもできますので、今回は2でも大丈夫です。

最後の条件ですが、これは社員番号がA001を検索したいわけですから、E2:E3を入力しましょう。

再度、確認をしてみます。
データベース　は、　A2:C9
フィールド　は、B2　または2
条件　は、E2:E3
確認して、OKボタンをクリックすると、

E6には、品川と表示されましたね。DGET関数を作っていくと、

F6のDGET関数は、
データベース　は、　A2:C9
フィールド　は、C2　または3
条件　は、E2:E3
確認して、OKボタンをクリックすると、営業と表示されましたね。
では、A001をA003に変更してみましょう。

当然ですが、氏名には、大森。所属は、経理と表示されましたね。
これが、DGET関数の基本的な使い方です。
このDGET関数がVLOOKUP関数より使いやすい点は、VLOOKUP関数は、範囲の左側のデータは検索できない、つまり、列番号1やそれよりも前は出来ませんが、このDGET関数は、組み合わせ次第で、検索することが出来ます。
たとえば、E2を氏名にして、E5を社員番号にすると、

E3に品川と入力すると、社員番号にはA001と表示されました。
E6のDGET関数は、このようになっております。

データベース　は、　A2:C9
フィールド　は、A2　または1
条件　は、E2:E3

このように、DGET関数を使うと、VLOOKUP関数と同じように検索することが出来ます。

Excel。棒グラフの範囲選択ミスで、凡例が系列1・系列2になっちゃった時の修正法

Excel。棒グラフの範囲選択ミスで、
凡例が系列1・系列2になっちゃった時の修正法

グラフの凡例

職業訓練とか企業研修とか新人研修などで、Excelの講義で必ずご紹介しているのですが、
グラフ作成。

特に棒グラフ系列で、作成する前に、データの範囲選択を間違えないようにしましょう。
と、お話はするのですが、うっかりデータの範囲選択を間違えてしまい、
その結果、凡例が系列1・系列2…というように表示されてしまって、どうしたらいいですか？
という質問をいただくことがあります。

講義では、ワザとグラフの練習をかねて、またデータの範囲選択を大切にしてほしいので、
一から作ってみましょうと促すのですが、
実は、前回ご紹介した方法を使うと、簡単に、凡例を修正することができますので、
今回は、その方法を、ご紹介していきましょう。

下記のような表があります。

集合縦棒グラフをこれから作成していくとします。
本来は、データの範囲選択をA3:D6までを選択して、集合縦棒グラフを挿入していくのですが、
今回は、ワザと、データの範囲選択をB3:D6として、
まずは集合縦棒グラフを作成していきましょう。

範囲選択をしましたら、挿入タブのグラフの縦棒から、集合縦棒を選んでクリックします。

そうしますと、集合縦棒グラフが挿入されましたね。

これで、めでたし・めでたし…とはならないですね。

凡例。よくみると、系列1～3と、何を言っているのか、グラフを見る人全員が、困ってしまいますね。青は何を指しているのか？全くわかりません。

原因は、データの範囲選択を間違えて、集合縦棒グラフを挿入してしまったからですね。
先程も書きましたが、本来なら、一から作り直したほうが、早いですし、
データの範囲選択の重要性も理解できるので、そちらをお勧めしますが、
今回は、この凡例を修正していく方法をご紹介します。

グラフツールのデザインタブのデータの選択をクリックします。

データソースの選択ダイアログボックスが表示されますので、凡例項目の系列1を選択して、

編集ボタンをクリックしましょう。

系列の編集ダイアログボックスが表示されますので、
系列名に凡例にしたいセルを参照させればOKなわけですから、A4をクリックしましょう。

系列名には、=Sheet2!$A$4と表示されますので、あとはOKボタンをクリックしましょう。

データソースの選択ダイアログボックスに戻りましたので、先程系列1だったのが、
A4を参照して、「Wordを学んでハガキを作ろう」に変わっていることが確認できました。

あとは、系列2と系列3も同じように処理をしましょう。
グラフの凡例が修正されたことが確認できました。

凡例が長くて、替えたいなぁ～と思った方は、前回をご参考にしていただければと思います。

Excel。グラフの凡例の項目を替えることを知っていますか？

Excel。グラフの凡例の項目を替えることを知っていますか？

グラフの凡例

Excelがまだ詳しくないですよ。という方よりも、Excelを結構使っている人のほうが、
驚くテクニックというのが結構ありまして、企業研修やら、マンツーマン研修でも、
「できるんですねぇ～」と言ってもらえれるテクニックに、グラフの凡例があります。

このグラフの凡例を今回は、替えることが出来ますよ。ということを紹介していきましょう。
まずは、下記のような表があります。

今回は、この【親子で学ぶコース】を積み上げ縦棒グラフにしていきます。
範囲は、A3:D6を選択します。
挿入タブの、グラフにある、縦棒の中の、積み上げ縦棒グラフを今回は選択します。

選択してクリックしますと、簡単にグラフが作成できましたね。

ここで、右に表示された凡例が講座名をそのまま持ってきているので、長くて、
しかも、折れ曲がっているので、凡例を下に移動してみましょう。

グラフを選択して、グラフツールのレイアウトにある、凡例の凡例を右に配置をクリックしましょう。

そうすると、凡例は下に移動しましたね。

しかし、凡例を下に移動したとしても、結局講座名をそのまま、凡例として使っているので、
長いまま。この凡例をわかりやすく、たとえば、

Wordを学んでハガキを作ろうをWord
Excelを学んでお小遣い帳を作ろうをExcel
PowerPointを学んで紙芝居を作ろうをPowerPoint
というように、替えることが出来ないかなぁ～というのが今回も目的です。

それでは、修正していきましょう。
まずは、グラフをクリックしてアクティブにしておきます。
グラフツールのデザインタブにある、

データの選択をクリックすると、データソースの選択ダイアログボックスが表示されます。

凡例項目の中の、Wordを学んでハガキを作ろうを選択して、編集ボタンをクリックしましょう。

系列の編集ダイアログボックス

系列名が、=Sheet2!$A$4となっていますね。これは、シート2のA4を参照しているよ。
という事ですね。

つまり、「Wordを学んでハガキを作ろう」を指しています。

これを修正すればいいわけです。

系列名を、Wordに修正してOKボタンをクリックしましょう。
「Wordを学んでハガキを作ろう」が【Word】に替わった事が確認できます。
これと同様に、
Excelを学んでお小遣い帳を作ろうをExcel
PowerPointを学んで紙芝居を作ろうをPowerPoint
に修正していきましょう。

修正が終わりましたら、OKボタンをクリックすると、グラフの凡例が替わった事が確認できます。

替えることがことを知っているだけで、アピールできるグラフが作成できる一つの
テクニックですので、覚えておくといいでしょう。