6/10/2016

Excel。zip。郵便番号のハイフンを挿入したり、削除したりするにはどうしたいいの?その1


Excel。郵便番号のハイフンを挿入したり、削除したりするにはどうしたいいの?その1

<MID関数とSUBSTITUTE関数>


先日ちょっとしたご質問で、郵便番号が入っているリストがあるんだけど、
ハイフンをいれて表示したいというものでしたので、
今回は文字列の途中に文字を挿入する方法をご紹介するのと、
合わせて、その逆で、文字列から該当する文字を削除する方法をご紹介していきます。

まず、下記の表があります。

B列にハイフンが挿入された郵便番号をまずは、作っていきましょう。

やりたいことは、文字列の間に”-“(ハイフン)を入れたいだけですが、
問題はその場所を教えてあげる必要があります。今回は、4文字目に挿入したいわけですね。

文字列の間に文字を挿入するのには、
MID関数を使うと、比較的に簡単に挿入することができます。

なお、MID関数は、
元の文字列の指定した位置から指定された文字列を持ってくる動きをする関数です。

それでは、B2をクリックして、MID関数ダイアログボックスを表示しましょう。

文字列には、A2。
開始位置には、1。これは、A2の1文字目から という意味ですね。

文字数には、3。これは、開始位置から3文字ということで、
1文字目から3文字ということになります。

では、OKボタンをクリックしましょう。
数式は、

=MID(A2,1,3)

となっていて、760が算出されていますね。

この後に&をつかって”-“を接続します。
数式は、

=MID(A2,1,3)&"-"


このあとに、再び、MID関数を作成していきますが、
たぶん数式バーで直接数式を修正したほうが早いと思います。

よって、B2の数式は、

=MID(A2,1,3)&"-"&MID(A2,4,4)

これで完成しましたので、オートフィルで数式をコピーしましょう。

LEFT関数やRIGHT関数を使っても作ることは出来ますが、
現場レベルでは、簡単に作れるほうがいいように思われます。

では、この逆はどうやったらいいでしょうか?

次のような表があります。

今度は”-“(ハイフン)を削除したいので、””(文字無し)に置き換えればいい訳ですから、
指定の文字を置き換えることが出来る関数。SUBSTITUTE関数の登場になります。

B2をクリックして、SUBSTITUTE関数ダイアログボックスを表示しましょう。

文字列には、A2。
検索文字列には、”-“
置換文字列には、””
置換対象には、1。ここは省略ができますが、最初に来る文字を置換するという意味です。

あとは、OKボタンをクリックしましょう。

数式をオートフィルでコピーしましょう。

これで、完成しましたね。

今回は、文字列に文字を挿入したり、
逆に、文字列から該当する文字列を削除したりする方法をご紹介しました。

ほかにも色んなところで使えると思いますので、機会がありましたら、是非。

6/07/2016

Excel。quarter。日付から上期下期そして四半期も一気に入力できる方法


Excel。日付から上期下期そして四半期も一気に入力できる方法

<IF関数+AND関数+YEAR関数とCHOOSE関数>


少し前に、年表示ではなくて、年度表示をする方法をご紹介したのですが、

知人から、
「年度だけじゃなくて、ついでに、日付を入れたら、上期・下期。
さらには、どの四半期なのかも、表示してくれるようにしたらいいのに。」

と、いっておりましたので、じゃあ、やってみましょうか。
ということで、今回は下記のような表を作ってみたいと思います。

それでは、下記の表をご覧ください。

今回は、4月1日を年度初日として、翌年の3月31日までを一年度としております。

B列に日付を入力すると、
自動的にC列には、上期・下期が、D列には、第何四半期が算出されるようになっております。

では、まずは、C列から考えてみることにしましょう。

C列は、上期か下期かを判断することになりますから、
ここには、IF関数を使ってあげるといいように思えますね。

そして、条件ですが、4月1日~9月30日が上期にあたるわけですね。

けども、【月】が4月~9月だけでも上期か下期かの判断ができますから、
YEAR関数で算出することができます。

それでは、C2にIF関数ダイアログボックスを表示しましょう。

先に、真の場合と偽の場合を設定しておきます。
真の場合には、”上期”。
偽の場合には、”下期”

そして、論理式を作っていきます。
まず、AND関数ダイアログボックスを表示しましょう。

4月以上、9月以下ですので、

MONTH(B2)>=4 とMONTH(B2)<=9

と設定します。あとは、OKボタンをクリックして、オートフィルでコピーしましょう。

なお、数式は、

=IF(AND(MONTH(B2)>=4,MONTH(B2)<=9),"上期","下期")

となっております。これで、上期と下期を判断することが出来ました。

そして、次の四半期。これが面倒なんですよね。
上期と下期のように判断しようとすると、分岐が多くなって煩雑になってしまいます。
そこで、法則を考えてみましょう。

第と四半期の文字は、&を使って文字連結すればいいとすると、
1~4の数字をどうしたらいいのか?ということになります。

また、1~3が第4四半期。4~6が第1四半期ということになります。

こうなってくると、アレコレするよりも、
CHOOSE関数を使って算出するのが効率的なように感じます。

では、D2をクリックして、CHOOSE関数ダイアログボックスを表示しましょう。

インデックスには、MONTH(B2)と入力します。
そして、値1~順々に4⇒1⇒2⇒3という順番に設定していきます。

なお、数式は、

=CHOOSE(MONTH(B2),4,4,4,1,1,1,2,2,2,3,3,3)

数式だけを見るとわかりにくそうですが、やっていることは単純な関数ですよね。

あとは、第と四半期を付けますので、最終的な数式は、

="第" & CHOOSE(MONTH(B2),4,4,4,1,1,1,2,2,2,3,3,3) & "四半期"

あとは、オートフィルでコピーしてみましょう。

このような関数を作ってあげると、上期と下期。そして四半期を作ることもできますよ。

ただ、4月-3月の場合ですので、ほかの場合は、
修正する必要がありますので、お気を付けくださいませ。

6/06/2016

今週のFacebookページの投稿 2016/5/30-2016/6/5

今週のFacebookページの投稿 2016/5/30-2016/6/5

<Facebookページ>


Facebookページで【書いてみた】ワンポイントです。

5月30日
Excel。絶対参照を設定するときには、
F4キーを1回クリックする$列$行で表示されて、絶対参照の設定できますね。。

5月31日
Excel。絶対参照を設定するときには、
F4キーを2回クリックする列$行で表示されて、列が相対で、
行が絶対の複合参照の設定できますね。

6月1日
Excel。絶対参照を設定するときには、
F4キーを3回クリックする$列行で表示されて、列が絶対で、
行が相対の複合参照の設定できますね。

6月2日
Excel。絶対参照を設定するときには、
F4キーを4回クリックすると一巡して、通常の相対参照に戻りますね。

6月3日
Excel。複合参照は、
絶対参照を理解してから使うほうがいいですね。混乱の基ですね。

6月4日
Excel。関数で、よく聞く、"引数"って、計算結果を求めるために必要な値のことですが、
なかなかわかりにくいので、カッコの中身という感覚でいいと思いますね。

6月5日
Excel。If関数でよく使う、比較演算子。=は、等しいという意味ですね。

Excelテクニック and  MS-Office recommended by PC training

https://www.facebook.com/exceltechniqueandmsoffice/

6/04/2016

Excel。Graph。グラフで困る代表的なパターン2つの対処法をご紹介


Excel。グラフで困る代表的なパターン2つの対処法をご紹介

<グラフ>


Excelでグラフの作成自体は、バージョンが上がること後に、簡単になっていくのですが、
作ってみたグラフの一部がおかしいので、どうしたらいいの?
とご質問を聞くことがありますので、

今回は、グラフで困る代表的なパターンをまとめてご紹介しちゃいます。

下記の表とグラフがあります。

この表やグラフは困った点はないのですが、
例えば、渋谷店の6月が改装で売上がないとします。

E6が空白にしてみると、グラフはどうなるのでしょうか?

なんと、折れ線グラフが、【断線】してしまうのです。
データが空なだけなので線をつなげてもらえればなんら問題はないのですが、
セルが空白になってしまうと、グラフは断線してしまうのです。

そこで、まずは、
【断線】のリカバリー方法
をご紹介します。

グラフをアクティブにして、デザインタブのデータの選択をクリックします。

すると、データソースの選択ダイアログボックスが表示されます。

非表示および空白のセルボタンをクリックします。

空白セルの表示方法を、
データ要素を線で結ぶにチェックマークをオンにしてOKボタンをクリックします。

データソースの選択ダイアログボックスに戻りますので、ここもOKボタンをクリックすると、
断線から回復されましたね。

まずは、

断線からのリカバリー

でした。


同じような空白のケースなのですが、次の場合の対処方法も確認しておきましょう。

今度は、先ほどの表の構成比を下に求めてマーカー付き折れ線グラフを作成してみました。

すると、6月の渋谷の数値がないことにより、構成比が0.0%と算出されております。

そのために、グラフは、0を結ぶように線を描いてしまいます。
先ほどの空白のセルを結ぶを選んだところでも、空白ではないので、変わりません。

そこで、このような場合には、ワザとエラーを表示させることによって回避する方法があります。

C10の数式を修正していきます。

論理式には、C4=””
真の場合には、NA() これは、N/Aエラーを表示させるためのものです。
偽の場合には、C4/C$7
OKボタンをクリックして、数式をオートフィルでコピーしましょう。

こうすることで、

線が0を通過しないで

繋いでくれましたね。

ただ、グラフはいいのですが、この#N/Aというエラーが表示したままだと、
表としては美しくないので、条件付き書式を使って文字を見えなくさせましょう。

条件付き書式で指定の値を含むセルだけを書式設定から、
エラーを選択して文字の色を白に設定します。

これで、エラーも見えなくなりましたね。

今回は、グラフで困るケースの代表格の2つを紹介いたしました。

6/03/2016

2016年05月の閲覧数TOP10をご紹介


2016年05月の閲覧数TOP10をご紹介

<TOP10>

2016年05月。
皆様に閲覧していただいた項目のTOP10をご紹介させていただきます。


1位
Excel。Graph。縦棒グラフに自動的に平均値の線を引くにはどうしたらいい?
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2015/03/excelgraph.html

2位
Excel。アンケート結果を年代別で集計する方法
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2013/12/excel-rounddowncountif.html

3位
Excel。折れ線グラフを交点0からスタートさせるには?
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2013/07/excel0.html

4位
Excel。B/S(貸借対照表)をグラフで作ってみよう!
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2013/07/excelbs.html

5位
Excel。出勤時間を自動で塗りつぶす日勤シフト表を作ってみる。
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2015/05/excelroster.html

6位
Excel。マイナスデータの棒グラフを作ると綺麗にできないのでアレンジしてみる
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2015/05/excelgraph.html

7位
Excel。バブルチャートが作れないという声にこたえて。
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2014/09/excel_20.html

8位
Excel。アンケートの複数回答の集計を効率よく算出する方法 COUNTIF編
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2015/05/excelquestionnairecountif.html

9位
Excel。積み上げ縦棒グラフの合計値を表示する方法
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2014/05/excel_14.html

10位
Excel。y=2x。一次元方程式のグラフの作り方。
https://infoyandssblog.blogspot.jp/2014/02/excely2x.html

6/01/2016

Excel。TIMEVALUE。IF関数で時間内かどうかの判断をしたら、おかしな結果になるのでどうしよう。


Excel。IF関数で時間内かどうかの判断をしたら、おかしな結果になるのでどうしよう。

<IF+TIMEVALUE関数>


MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)の試験を受けるときには、
その模擬問題をやってから挑戦していただくのですが、
その模擬試験の管理する表を作成していて、
模擬試験時間内に終わったのかどうかの判断をしようとしたら、ちょっと苦労するのと、
さらに判断がおかしいし…

ということで、

今回は、時間内なのか?
それとも、タイムオーバーなのか?を判断する表を作るときの注意点を書いていきます。

では、下記の表があります。

このように作りたいわけですね。

F列は、E列の所要時間と比べて、50分以内なら、時間内。
そうでなかったら、タイムオーバーと表示する数式をF列に作っております。

では、F5をクリックして、IF関数ダイアログボックスを表示しましょう。

論理式には、50分以内なので、E5<=0:50 なんか、正しくありません。と表示されていますが、
先へいきましょう。
真の場合には、”時間内”
儀の場合には、”タイムオーバー”
として、OKボタンを押してみると…

エラーとなりましたね。

数式には、直接時刻を入力することが出来ないので、正しくないとExcelがいってきた訳ですね。

では、どうしたらいいのか?というと、
”0:50”とダブルコーテーションで囲んであげる必要があります。

そうすることで、文字型になるので、数式で使うことが出来るのです。

ですので、論理式を、E5<=”0:50”と修正してみましょう。

数式は、
=IF(E5<="0:50","時間内","タイムオーバー")
となりますので、オートフィルを使って数式をコピーします。

これで完成。と思ったら…。

なんと、全部判断が時間内になっているではありませんか!
50分以内なはずなのに?

この原因は、先ほどのダブルコーテーション。
これを付けたら文字になったわけですよね。

E列の数値よりも当然大きいわけですね。

E5は、0:49と49分に見えますが、実際のデータとしては、0.0340278 ですから。

つまり1以下。

当然文字よりも小さい数値なので、”時間内”という結果が算出されるというわけです。

では、どうしたらいいのでしょうか?
そこで登場するのが、救世主。

TIMEVALUE関数

なのです。

この関数は、文字列になっている時刻を、本来の時刻に変換してくれる関数なのです、
しかも表示は時刻表示形式にしてくれるのです。

つまり、時間どうし比較できるようになるのです。

では、数式を修正していきましょう
F5の数式

=IF(E5<="0:50","時間内","タイムオーバー")

=IF(E5<=TIMEVALUE("0:50"),"時間内","タイムオーバー")

と修正して、オートフィルで数式をコピーしてみましょう。

今度は、ちゃんと、判断されて、タイムオーバーが表示されましたね。

このように、時間をつかった比較判断の場合には、
TIMEVALUE関数を使ってあげるといいかもしれませんね。

5/31/2016

今週のFacebookページの投稿 2016/5/23-2016/5/29

今週のFacebookページの投稿 2016/5/23-2016/5/29

<Facebookページ>

Facebookページで【書いてみた】ワンポイントです。

5月23日
Excel。グラフ。軸の表示単位を変更したい時には、
軸の書式設定ダイアログボックスの表示単位を変更するといいですよね。

5月24日
Excel。グラフ。グラフ同士で比べるときには、必ず、最小位と最大値は同じ数字にしないと、
グラフの雰囲気が変わってしますので、注意しないといけないですね。

5月25日
Excel。ショートカット。F4キーで、直前の作業を繰り返して、実行することができますね。

5月26日
Excel。グラフ。横軸の文字がナナメとか見えない時は、グラフサイズを大きくすると、
修正することができますし、フォントサイズを小さくするといいですね。

5月27日
Excel。シェアとか構成比を算出するときに、
絶対参照・相対参照・複合参照という考えが必要になりますね。

5月28日
Excel。セルを固定したい時には、絶対参照という考え方が必要になりますね。

5月29日
Excel。絶対参照を設定するときには、F4キーを1回クリックすると設定できますね。

Excelテクニック and  MS-Office recommended by PC training

https://www.facebook.com/exceltechniqueandmsoffice/