5/16/2017

Excel。条件付き順位を算出するにはどうしたらいいの?【RANK】

Excel。条件付き順位を算出するにはどうしたらいいの?

<RANK.EQ関数・IF+COUNTIFS関数>


次のような表があります。

C列の数値に基づき、順位を算出するのですが、
D列の全体順位は、RANK.EQ関数で算出することが出来ますよね。

これは、定番の関数なので、難しくはないと思います。

ただ、今回厄介なのは、B列にある組を参照して、
E列F列にそれぞれの組ごとの順位を算出したいということなのです。
ようするに、【条件付き順位】を算出したいわけです。

RANK.EQ関数には、条件を加味して算出できるようになっていません。

では、復習を兼ねて、
D列の全体順位をRANK.EQ関数を使って算出してみましょう。

D4をクリックして、RANK.EQ関数ダイアログボックスを表示しましょう。

数値には、C4
参照には、$C$4:$C$10
オートフィルで数式をコピーしますので、
絶対参照の設定も忘れずに行っておきましょう。

順序には、ベストのランキングなので、0を設定します。

あとは、OKボタンをクリックして、オートフィルで数式をコピーしましょう。
D4の数式は、
=RANK.EQ(C4,$C$4:$C$10,0)
となっていますね。

さて、いよいよここからが本題。

1組に所属している人たちだけの順位を求めていきましょう。

本来なら、
組ごとに表を作ってもらえるとRANK.EQ関数で算出できるのですが、
今回はまとまってしまっています。

そして、RANK.EQ関数では、条件が付けられない。

そもそも、順位というのは、
その数値より大きい数値が何件あるのか?
ということで順位が算出できるわけです。

ということは、【件数】を求められる関数を使えば、
RANK.EQ関数の代用が出来そうですね。

そこで、COUNTIFS関数を使ってD列と同じように、
まずは全体順位を算出してみます。

数式を作る前に、この表の補足説明をしておきましょう。

E3とF4は、それぞれ1・2という数値が入力されていて、
表示形式を使って、1組順位としています。

では、E列にCOUNTIFS関数ダイアログボックスを表示しましょう。

検索条件範囲1には、$B$4:$B$10

B列の範囲ですね。
オートフィルで数式をコピーすることを考慮して、
絶対参照が設定されています。

検索条件1は、E$3。

これは、数値の1なので、1組かどうかを判定させています。

検索条件範囲2には、$C$4:$C$10
C列の範囲ですね。

検索条件2は、">"&$C4

C4よりも大きいものという意味になります。

なお、比較演算子とセル番地を合体させて使うときには、
””(ダブルコーテーション)と&を使ってセル番地を
結合させてあげる必要があります。

&を使わないと、">$C4"という文字を検索してしまいますので、
注意が必要です。

では、OKボタンをクリックして、
数式をオートフィルでコピーしてみましょう。

今は、1組と2組を「強引」に混ぜた状態ですので、
2位がおかしいとかありますが気にしないようにしましょう。

ただ、E7が0になってしまっています。

ここは1にしたいので、数式に、+1を加えます。
E4の数式は、
=COUNTIFS($B$4:$B$10,E$3,$C$4:$C$10,">"&$C4)+1
今はこのようになっています。

あとは、1組だけの順位に変更してあげます。

つまり、1組だったら、COUNTIFS関数、
そうでなければ空白という数式を作りますので、
先程作成したCOUNTIFS関数をIF関数でネストしていきます。

E4の数式を次のように修正します。
=IF($B4=E$3,COUNTIFS($B$4:$B$10,E$3,$C$4:$C$10,">"&$C4)+1,"")

あとは、1組・2組とも数式をオートフィルでコピーしてみましょう。

すると、『条件付き順位』を算出することができました。

このように、条件付き順位を算出する場合には、
IF+COUNTIFS関数で対応できます。

5/15/2017

今週のFacebookページの投稿 2017/05/08-2017/05/14

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Facebookページで【書いてみた】ワンポイントです。

5月08日
Wordショートカット。
Alt + Shift + C キーで開いている [変更履歴] ウィンドウを閉じます。

5月09日
Wordショートカット。
Alt + Shift + O キーで目次エントリを登録します。

5月10日
Wordショートカット。
Alt + Shift + I キーで引用文献一覧のエントリを登録します。

5月11日
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Alt + Shift + X キーで索引エントリを登録します。

5月12日
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Alt + Ctrl + F キーで脚注を挿入します。

5月13日
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Alt + Ctrl + D キーで文末脚注を挿入します。

5月14日
Wordショートカット。
Ctrl + F9 キーでフィールドを挿入できますね。

Excelテクニック and  MS-Office recommended by PC training
https://www.facebook.com/exceltechniqueandmsoffice/

Excelのショートカット一覧はこちらで書いております。
http://yandss.p2.weblife.me/shortcutkey.html

5/13/2017

Word。タブを右側で揃えるって何?リーダーって何?【TAB】

Word。タブを右側で揃えるって何?リーダーって何?

<タブ(右揃えタブ)とリーダー>


Wordを使っていて結構困る。よくわからないという機能の中に、
インデントとタブというのがあります。
前回は、タブ(左揃えタブ)。
をご紹介しましたので、今回は、右揃えタブをご紹介していきます。

まずは、右揃えタブを紹介する前に、
なぜ、右揃えタブが必要なのかというケースを考えて見ましょう。

次の2行は、左揃えタブでOKなケースです。

このケースは、タブ記号のあとの文字が左側で揃えても、
見栄えが綺麗な状態でわかりやすくなります。

仮に、左揃え14文字で揃えてみましょう。

10時台という同じ『桁数』だからいいのですが、
次のケースはどうでしょうか?

登戸は9:50発と9時台。

つまり一桁で、小田急多摩センターは10:08発なので10時台。
つまり二桁ですよね。

これを先ほどと同じ、左揃え14字で揃えてみるとどうなるのでしょうか?

9と1が揃っていますよね。これでは、読みにくいですよね。

目的は、見栄えもさることながら、
相手に伝わらなければ意味がありませんよね。

これではわかりにくい。

今回のようなケースは、”発”で揃えたほうが、わかりやすい。

発という文字は、タブ記号の次の文字の『右側』。
なので、右揃えタブを使って揃えてあげればいいのです。

では、
今回はタブとリーダーダイアログボックスを使って設定していきましょう。

最初は必ず設定したい段落(行)をまとめて選択します。

ここが一番大切でした。

ホームタブの段落にある、
段落の設定ボタンをクリックして、
段落ダイアログボックスを表示していきましょう。

段落ダイアログボックスが表示したら、
左下にある、タブ設定のボタンをクリックします。

すると、タブとリーダーダイアログボックスが表示されます。

タブ位置ですが、今回は20字の場所で揃えていきますので、20字

既定値は、触りません。
よく勘違いをして、既定値を変えてしまう人がいますので気をつけましょう。

配置は、右揃えを選択
設定ボタンを忘れずにクリックして、OKボタンをクリックしましょう。

タブ記号の右側で揃える事により、読みやすくなりましたね。

では、ついでなので、リーダーも設定してみましょう。

【リーダーを設定してみよう】

リーダーといってもわかりにくいので、
設定するとわかりますので、早速設定してみましょう。

改めて、この2行をまとめて選択して、
タブとリーダーダイアログボックスを表示するところまでいきましょう。

今回はリーダーの5番を選んでみます。

そして、必ず設定ボタンをクリックしてから、OKボタンをクリックしましょう。

タブ記号の上に、
リーダーと呼ばれるガイドラインが表示されましたね。

こうすることによって、説明文など距離が離れた場合など、読みやすくなります。

なお、印刷の時には、タブ記号は印刷されませんので、ご安心ください。

5/12/2017

Excelのセミナーを開催します 開催日2017/06/04 『Excel マクロVBAの基本の基本』

Excelのセミナーを開催します 開催日2017/06/04

<ご案内>

『Excel マクロVBAの基本の基本』


3月のセミナー開催に続き第2弾を開催します。

このセミナーのコンセプトは、少しExcelを使っているけど、
さらにテクニックを知ることで、
通常業務での【時短】や【改善】を促す・できるような
アイディアをご紹介するセミナーです。

詳細は、下記URLからご確認ください。
YandSシステムズ
http://yandss.p2.weblife.me/Works/works.html
また、主な情報は下記に記載しておきます。

▼開催日時
2017年6月4日 日曜日
13時00分~16時00分
(1時間程度で適時5分程度の休憩をいれます。)

▼会場
東京都新宿区歌舞伎町1-16-3 新宿スクエアビル 3階 107号室
新宿東口会議室

▼受講対象者(以下の条件すべてに該当する方)
・キーボードからアルファベットの入力が苦労なく行える方
・Excelのワークシート上でIF関数ぐらいの数式を作れる方
・Excel 2016, 2013, 2010, 2007
 いずれかのインストールされているWindowsパソコンをご持参いただける方

▼定員
8名様

▼受講料
5,000円
お支払いは、当日会場でお願いいたします。

▼講座の主な内容
~Excel マクロVBAの基本から改めて押さえましょう~
マクロVBAを勉強しても、「うまく作れない・よくわかっていない」という人が多いようです。
さらにうまくなる、定着させるためのポイントをご紹介するのと同時にExcelマクロVBAの基本を確認して実務実践で使うようにする3時間のセミナーです。
・範囲選択の様々な方法
・空白セルを範囲選択
・合計行を除いて範囲選択
・コピーとカットとペーストの違い
・可視セルのコピー
・形式を選んでのコピー
・ファイル名に日付をいれたPDFファイルを作成する
などを予定しております。

▼講座当日にご持参いただくもの
・Excel 2016・2013・2010・2007
 いずれかのインストールされているWindowsパソコン
・パソコンの電源アダプター
・筆記用具

▼講師
矢光 利幸(やこう としゆき)
このBLOGの著者です。

▼注意点
・Excel 2016・2013・2010・2007
 いずれかのインストールされているWindowsパソコンを、必ずご持参ください。

・この講座は、全くの初心者の方を対象としておりません。
 限られた時間での講座となっておりますので、
 誠に勝手ではありますが、
 『アルファベットの入力に苦労する方』
 『ExcelのIF関数を使えないレベル方』
 の参加は、ご遠慮願えれば幸いです。
 後日開催予定のExcel入門セミナーにご参加して頂いてからご参加願えると幸いです。

・Excel マクロVBAの初心者の方を対象としておりますので、詳しい方は『物足りない』内容となっていますので、ご注意ください。

・授業の妨げになる行為を行う場合は、即時退出していただきます。

▼キャンセルについて
 キャンセルされる場合は、お問い合わせ後に届きます、メールアドレスに
 キャンセルのご一報をお願いいたします。

▼お申込みの流れ
1.お問い合わせのフォームに必要事項を入力後、送信してください。(仮申込です)
2.ご予約が取れたというメールを返信させていただきます。(正式申込完了)
 こちらからのメールはgmail.comドメインからお送りします。
 迷惑メールのフィルタリングを行っている方は事前に解除をお願いします。
 基本、24時間を越えても返信がない場合は、再度ご連絡ください。
3.当日会場にお越しください。

お申込みやご質問などは
下記URL先の「お問い合わせ」のフォームからお願いいたします。
YandSシステムズのお問い合わせページ
http://yandss.p2.weblife.me/contact_us.html

5/10/2017

Excel。積み上げ縦棒グラフに合計値を表示させる方法。Excel2013版 【Column chart】

Excel。積み上げ縦棒グラフに合計値を表示させる方法。Excel2013版

<積み上げ縦棒グラフと合計値>


今回は、次のようなグラフを作成して行きます。

単なる、『積み上げ縦棒グラフ』でしょう?と思いますが、
一つ厄介なポイントがあるのです。

それは、積み上げ縦棒グラフの上に表示されている。
合計値】を表示させることなのです。

では、次の表を使って、確認してみましょう。

A2:D5を範囲選択して『積み上げ縦棒グラフ』を挿入していきます。

挿入タブの2-D縦棒から、『積み上げ縦棒』をクリックします。

グラフが挿入されたら、
緑色の+マークのグラフ要素をクリックして、
「データラベル」にチェックマークをつけると、
各データに数値が表示されますが、合計値は表示されません。

この合計値を表示するにはどうしたらいいのか?

というのが今回のテーマなのです。

3つぐらいのデータなので、テキストボックスとか使って、
合計値のデータをコピーして表示する方法も悪いわけではないのですが、
データの件数が多くなると、もう少し効率化したいところです。

【第2軸を使おう】

そこで、第2軸を使った方法が、
いいのではということで、作成していきましょう。

A2:E5を範囲選択して、挿入タブの「複合グラフの挿入」にある、
組み合わせから「集合縦棒-第2軸の折れ線」をクリックします。

グラフが挿入されましたが、行と列が逆になっています。

デザインタブの「行/列の切り替え」をクリックします。

ついでに、グラフタイトルも入力しておきます。

しかしこれでは、『積み上げ縦棒グラフ』ではありませんし、
6月も折れ線グラフになってしまっていますので、アレンジしていきます。

デザインタブの「グラフの種類の変更」をクリックします。

グラフの種類の変更ダイアログボックスが表示されますので、
次のように変更していきます。

4月~6月のグラフの種類を『積み上げ縦棒』にして、
第2軸のチェックマークをはずしてOFFにします。

OKボタンをクリックします。

すると、グラフはこのように変更されました。

ここまで、出来上がれば、あと一息ですね。

データラベルを表示させますので、
グラフの要素のデータラベルにチェックマークをつけてONにします。

合計のデータラベルを上に移動させますので、
合計のデータラベルをクリックして、
グラフ要素のデータラベルから上をクリックします。

合計の折れ線グラフを見えなくさせる作業をしますので、
合計の折れ線グラフをクリックして、書式タブの図形の枠線から、
「線なし」をクリックします。

そして、凡例の合計という文字が残っていますので、削除します。

あとは、第2軸の縦軸を非表示にします。

グラフ要素の軸にある第2縦軸のチェックマークをはずしOFFにします。

これで完成しましたね。

このように、第2軸をうまく使うことによって、
色々なグラフを表現出来ますので、第2軸を使ってみてください。

5/08/2017

今週のFacebookページの投稿 2017/05/01-2017/05/07

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Facebookページで【書いてみた】ワンポイントです。

5月01日
Wordショートカット。
Alt + Ctrl + I キーで印刷プレビューに切り替えます。

5月02日
Wordショートカット。
方向キーで拡大表示されているときに、プレビュー ページ内を移動します。

5月03日
Wordショートカット。
PageUp キーまたは PageDown キーで縮小表示されているときに、
プレビュー ページを 1 ページずつ移動します。

5月04日
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Ctrl + Home キーで縮小表示されているときに、
先頭のプレビュー ページに移動します。

5月05日
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Ctrl + End キーで縮小表示されているときに、
最後のプレビュー ページに移動します。

5月06日
Wordショートカット。
Alt + Ctrl + M キーでコメントを挿入します。

5月07日
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Ctrl + Shift + E キーで変更履歴のオンとオフを切り替えます。

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5/07/2017

Access。クエリでTOP5を抽出するにはどうしたらいいの?【TOP値】

Access。クエリでTOP5を抽出するにはどうしたらいいの?

<Access  TOP値>


次のクエリがあります。

『金額の合計』が100,000以上のデータを抽出したいという条件ならば、
>=100000ということで、
何の問題もなくデータを抽出することが可能ですよね。

【TOP5を抽出したいけど…】

しかしながら、このようなデータの中から、
TOP5のデータを抽出したい」という場合はどうしたらいいのか?
というケースに関してご紹介していきます。

抽出条件にどのように記載するのかを考えるところですよね。

まさか、目視で、TOP5になる数値を見つけて、
その数値を使って抽出するなんてことは基本的にデータが多すぎて、
出来ません。

Excelだったら、RANK.EQ関数を使ってみるとか、
LARGE関数を使ってみるなど色々なアプローチがあるのですが、
ランキングを算出するのもAccessではどうしたらいいのか?

ということもありますよね。

なかなか、Accessだと、Excelのようには出来ないケースも多いようです。

なお、Accessでのランキングを算出する方法は、後日紹介する予定です。

実は、それほど難しくなく、TOP5を抽出することが出来るのです。

では、デザインビューにして、
『金額の合計』のフィールドをクリックしておきます。

最初に、並び替えを『降順』にします。

これを忘れてしまうと、単純に上から、5件のデータを抽出してしまいます。

それと、今回はベスト5ですが、
ワースト5にしたい場合や、徒競走やゴルフなど数値が低いほうが、
”成績がいい”場合などは、『昇順』にしておく必要があります。

念のため確認ですが、データはこのようになっています。

デザインビューに戻しておきます。

TOP5を抽出するには、デザインタブのクエリ設定にある、
トップ値を設定していきます。

今回は、TOP5なので、「5」にします。

それでは、データシートビューにして抽出されている結果を見てみましょう。

このように『金額の合計』のTOP5を抽出することが出来ましたね。

もし、15とかのケースならば、
15とボックス内で入力すればTOP15を抽出することが出来ます。

リボンにトップ値が用意されていますが、
プロパティーシートにも、トップ値の欄がありますので、
そこで設定をしても同じ結果になりますので、
プロパティーシートにもあることを知っておくといいかもしれませんね。

今回は、データの中から、TOP5のデータを抽出する場合には、
『トップ値』を使う事で求めることが出来る事をご紹介しました。

AccessはExcelと異なった方法で算出・抽出するケースがありますので、
ExcelもAccessもより現場で使えるようになるといいですよね。