Access。レポートには郵便番号のハイフンがあるのに、ラベルにはハイフンがない？
＜Access：レポート：Left・Right関数＞
Accessのレポートは、細かい修正をしないといけないなどあって、結構面倒なのですが、それ以外にも、ちょっとした違いを知らないと、
印刷が終わったあとに、「なんで？」ということが発生しますので、
確認しておきましょう。
次のテーブルがあります。
注目するのは、郵便番号のハイフンです。
3件ともハイフンがありますよね。
では、このテーブルを使ってレポートを作っていきます。
作成タブの「レポートウィザード」をクリックしましょう。
レポートウィザードが表示されますので、テーブルを選択して、
使用したフィールドを、選択するフィールドに移動します。
並び替えとかしませんので、今回は完了ボタンをクリックしましょう。
レポートが作成できました。確認するのは、郵便番号なのですが、
テーブル同様に、3件とも、ハイフンが表示されていますね。
では、同じレポートはレポートですが、
「宛名ラベル」を作ってみましょう。
まず、テーブルを選択しておきます。
この作業を忘れると失敗しちゃいますので、注意が必要です。
作成タブの「宛名ラベル」をクリックすると、
宛名ラベルウィザードが表示されます。
ラベルの種類を選択して、次へボタンをクリックします。
フォント関係はそのままスルーしますので、次へボタンをクリックします。
ラベルのレイアウトを設定します。
〒マークは、あってもなくてもいいそうですが、
わかりやすくするために、入力してあります。
レイアウトの設定が終わったら、次へボタンをクリックします。
並び替えは設定しませんので、次へボタンをクリックします。
あとは、名前を付けて完了ですので、完了ボタンをクリックします。
これで、ラベルが完成しましたが、問題なのは、郵便番号です。
1件目は、ハイフンがありますが、2件目以降は、ハイフンがありません。
なんで、こんなことが起こってしまったのかというと、
1件目と2件目以降はデータの入力方法が違うのです。
1件目は、ハイフンを付けて入力しましたが、
1件目入力後に、住所入力支援を設定してから、データを入力しました。
住所入力支援を設定すると、見た目は、ハイフンがありますが、
データとしては保存されないように、定型入力が設定されています。
最初から設定してからデータを入力すればいいのですが、
途中から設定したりすると、ハイフンが入っているデータと、
入っていないデータが混在していて統一されていないことがあります。
郵便物は、このラベルでも十分届くので問題はないのですが、
ハイフンありで表示したい場合は、どのようにしたらいいのでしょうか？
細かいことを設定するには、デザインビューで設定します。
郵便番号のテキストボックスをクリックします。
="〒" & [郵便番号]
と表示していますが、これを修正していきます。
="〒" & Left([郵便番号],3) & "-" & Right([郵便番号],4)
郵便番号フィールドの左から3ケタと右から4ケタを抽出して、
ハイフンで挟む形ですね。
なので、ExcelでもおなじみのLeft関数とRight関数を使うこと
で、問題を解決することができます。
では、印刷プレビューで確認してみましょう。
すべての郵便番号にハイフンが表示することができましたね。
クエリだけではなく、レポートなどのテキストボックスにも、
関数を使うことができますので、
色々と設定してみるとAccessのテクニックの幅が
広がっていきますので、
少しずつプラスしていくといいかもしれませんね。
